Dokument an mehrere Teilnehmer zum digitalen Signieren versenden

Dokument an mehrere Teilnehmer zum digitalen Signieren versenden

In zvoove können Sie Dokumente an mehrere Personen zur digitalen Signatur versenden. Dies ist besonders praktisch, wenn beispielsweise Arbeitsverträge, Einsatzvereinbarungen oder andere Dokumente von mehreren Parteien unterzeichnet werden müssen – etwa von Arbeitnehmern, Disponenten oder Kundenansprechpartnern.

Voraussetzungen

• Das Modul für die digitale Signatur (elektronische Unterschrift) muss in Ihrem zvoove-System aktiviert und konfiguriert sein.

• Die E-Mail-Adressen aller Unterzeichner müssen im System hinterlegt sein.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Dokument erstellen:

   Navigieren Sie zum gewünschten Datensatz (z. B. Mitarbeiter, Auftrag oder Kunde). Öffnen Sie dort den Bereich Kontakt oder – bei einem Auftrag – den Vorgangsdruck. Erstellen Sie das Dokument, das signiert werden soll.

2. Dokument in PDF umwandeln:

   Klicken Sie auf das PDF-Symbol, um das Dokument in eine PDF-Datei umzuwandeln.

   

3. Dateinamen anpassen (optional):

   Im folgenden Dialog können Sie der PDF-Datei bei Bedarf einen anderen Namen vergeben.

   

4. Signaturvorgang starten:

   Wechseln Sie im unteren Menü zum Reiter Dateien. Wählen Sie dort den Punkt Signieren und anschließend zvoove Signatur aus.

   

5. Teilnehmer hinzufügen:

   Im sich öffnenden Dialog können Sie mehrere Unterzeichner hinzufügen:

6. Signaturtyp wählen

   Wählen Sie vorab den passenden Signaturtyp für Ihr Dokument. zvoove unterscheidet zwischen zwei Signaturtypen:

   Signaturtyp

   Beschreibung

   Empfohlen für

   Benötigte Daten

   Einfache Signatur

   Dient zur Bestätigung, dass der Empfänger das Dokument gelesen hat. Es ist keine zusätzliche Identitätsprüfung erforderlich.

   Dokumente, die lediglich gegengelesen bzw. bestätigt werden sollen

   E-Mail-Adresse

   Erweiterte Signatur (fortgeschrittene elektronische Signatur)

   Rechtssichere digitale Unterschrift mit erhöhter Sicherheit. Der Unterzeichner muss seine Identität bei jedem Vorgang bestätigen, indem er einen per SMS erhaltenen Code in das Signaturfeld eingibt.

   Arbeitsverträge, Arbeitnehmerüberlassungsverträge (AÜV) und andere rechtlich relevante Dokumente

   E-Mail-Adresse und Mobilrufnummer

   

   • Als erster Unterzeichner wird automatisch der Ansprechpartner angezeigt, den Sie zuvor im Bereich Kontakt ausgewählt haben.

   • Klicken Sie auf Neu, um weitere Teilnehmer hinzuzufügen.

   • Geben Sie jeweils Name und E-Mail-Adresse ein. Bei einer erweiterten Signatur (einer höheren Sicherheitsstufe mit zusätzlicher Identitätsprüfung) ist zusätzlich die Mobilrufnummer erforderlich.

   • Wiederholen Sie diesen Schritt für jeden weiteren Unterzeichner.

7. Reihenfolge beachten:

   Die Teilnehmer erhalten das Dokument nacheinander in der festgelegten Reihenfolge. Erst wenn der aktuelle Teilnehmer signiert hat, erhält der nächste Teilnehmer die Aufforderung zur Unterschrift.

8. Versenden:

   Überprüfen Sie alle Angaben und klicken Sie auf OK. Alle hinzugefügten Teilnehmer erhalten daraufhin – in der festgelegten Reihenfolge – eine E-Mail mit einem Link zum Signieren.

Status der Signaturen verfolgen

Nachdem Sie das Dokument versendet haben, können Sie den Fortschritt der Signierung jederzeit überwachen:

1. Öffnen Sie den Menüreiter Auswertungen.

2. Wählen Sie den Punkt Dokumenten-Rücklauf, um eine Übersicht über alle versendeten Dokumente zu erhalten.

   

3. Über den Punkt Signaturstatus setzen können Sie den aktuellen Signaturstatus abrufen bzw. aktualisieren

Die folgende Tabelle zeigt die möglichen Statuswerte und ihre Bedeutung:

Sobald alle Teilnehmer signiert haben, wird das vollständig unterzeichnete Dokument automatisch im System abgelegt.

Tipps und Hinweise

• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen aller Teilnehmer korrekt hinterlegt sind, damit die Signaturanforderung zuverlässig zugestellt werden kann.

• Bei Fragen zur Einrichtung oder Konfiguration des Signaturmoduls wenden Sie sich an Ihren zvoove-Administrator oder den zvoove-Support.