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title: Dokument an mehrere Teilnehmer zum digitalen Signieren versenden
description: Erklärt, wie Sie ein Dokument gleichzeitig an mehrere Unterzeichner wie Mitarbeiter, Disponenten oder Kunden zur digitalen Signatur senden.
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# Dokument an mehrere Teilnehmer zum digitalen Signieren versenden
## Dokument an mehrere Teilnehmer zum digitalen Signieren versenden
In zvoove können Sie Dokumente an mehrere Personen zur digitalen Signatur versenden. Dies ist besonders praktisch, wenn beispielsweise Arbeitsverträge, Einsatzvereinbarungen oder andere Dokumente von mehreren Parteien unterzeichnet werden müssen – etwa von Arbeitnehmern, Disponenten oder Kundenansprechpartnern.
### Voraussetzungen
- Das Modul für die **digitale Signatur** (elektronische Unterschrift) muss in Ihrem zvoove-System aktiviert und konfiguriert sein.
- Die **E-Mail-Adressen** aller Unterzeichner müssen im System hinterlegt sein.
### Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. **Dokument erstellen:**
Navigieren Sie zum gewünschten Datensatz (z. B. Mitarbeiter, Auftrag oder Kunde). Öffnen Sie dort den Bereich **Kontakt** oder – bei einem Auftrag – den **Vorgangsdruck**. Erstellen Sie das Dokument, das signiert werden soll.
2. **Dokument in PDF umwandeln:**
Klicken Sie auf das **PDF-Symbol**, um das Dokument in eine PDF-Datei umzuwandeln.
3. **Dateinamen anpassen (optional):**
Im folgenden Dialog können Sie der PDF-Datei bei Bedarf einen anderen Namen vergeben.
4. **Signaturvorgang starten:**
Wechseln Sie im unteren Menü zum Reiter **Dateien**. Wählen Sie dort den Punkt **Signieren** und anschließend **zvoove Signatur** aus.
5. **Teilnehmer hinzufügen:**
Im sich öffnenden Dialog können Sie mehrere Unterzeichner hinzufügen:
6. **Signaturtyp wählen**
Wählen Sie vorab den passenden Signaturtyp für Ihr Dokument. zvoove unterscheidet zwischen zwei Signaturtypen:
Signaturtyp
Beschreibung
Empfohlen für
Benötigte Daten
**Einfache Signatur**
Dient zur Bestätigung, dass der Empfänger das Dokument gelesen hat. Es ist keine zusätzliche Identitätsprüfung erforderlich.
Dokumente, die lediglich gegengelesen bzw. bestätigt werden sollen
E-Mail-Adresse
**Erweiterte Signatur** (fortgeschrittene elektronische Signatur)
Rechtssichere digitale Unterschrift mit erhöhter Sicherheit. Der Unterzeichner muss seine Identität bei jedem Vorgang bestätigen, indem er einen per SMS erhaltenen Code in das Signaturfeld eingibt.
Arbeitsverträge, Arbeitnehmerüberlassungsverträge (AÜV) und andere rechtlich relevante Dokumente
E-Mail-Adresse und Mobilrufnummer
- Als erster Unterzeichner wird automatisch der Ansprechpartner angezeigt, den Sie zuvor im Bereich **Kontakt** ausgewählt haben.
- Klicken Sie auf **Neu**, um weitere Teilnehmer hinzuzufügen.
- Geben Sie jeweils **Name** und **E-Mail-Adresse** ein. Bei einer **erweiterten Signatur** (einer höheren Sicherheitsstufe mit zusätzlicher Identitätsprüfung) ist zusätzlich die **Mobilrufnummer** erforderlich.
- Wiederholen Sie diesen Schritt für jeden weiteren Unterzeichner.
7. **Reihenfolge beachten:**
Die Teilnehmer erhalten das Dokument **nacheinander** in der festgelegten Reihenfolge. Erst wenn der aktuelle Teilnehmer signiert hat, erhält der nächste Teilnehmer die Aufforderung zur Unterschrift.
8. **Versenden:**
Überprüfen Sie alle Angaben und klicken Sie auf **OK**. Alle hinzugefügten Teilnehmer erhalten daraufhin – in der festgelegten Reihenfolge – eine E-Mail mit einem Link zum Signieren.
### Status der Signaturen verfolgen
Nachdem Sie das Dokument versendet haben, können Sie den Fortschritt der Signierung jederzeit überwachen:
1. Öffnen Sie den Menüreiter **Auswertungen**.
2. Wählen Sie den Punkt **Dokumenten-Rücklauf**, um eine Übersicht über alle versendeten Dokumente zu erhalten.
3. Über den Punkt **Signaturstatus setzen** können Sie den aktuellen Signaturstatus abrufen bzw. aktualisieren
Die folgende Tabelle zeigt die möglichen Statuswerte und ihre Bedeutung:
Status
Bedeutung
**INVITED**
Der Teilnehmer wurde eingeladen, hat das Dokument aber noch nicht signiert.
**CONFIRMED**
Der Teilnehmer hat das Dokument als gelesen gekennzeichnet.
**SIGNED**
Der Teilnehmer hat seine Unterschrift erfolgreich geleistet.
**REJECTED**
Der Teilnehmer hat die Signatur abgelehnt bzw. verweigert.
**EXPIRED**
Das Ablaufdatum der Signaturanforderung wurde erreicht, ohne dass der Teilnehmer unterzeichnet, bestätigt oder abgelehnt hat.
Sobald **alle Teilnehmer** signiert haben, wird das vollständig unterzeichnete Dokument automatisch im System abgelegt.
### Tipps und Hinweise
- Stellen Sie sicher, dass die **E-Mail-Adressen** aller Teilnehmer korrekt hinterlegt sind, damit die Signaturanforderung zuverlässig zugestellt werden kann.
- Bei Fragen zur Einrichtung oder Konfiguration des Signaturmoduls wenden Sie sich an Ihren **zvoove-Administrator** oder den **zvoove-Support**.
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