Dokument zum digitalen Signieren versenden in zvoove

Dokument zum digitalen Signieren versenden in zvoove

In zvoove können Sie Dokumente zur digitalen Signatur (elektronischen Unterschrift) versenden. Das ist besonders praktisch, wenn beispielsweise Arbeitsverträge, Einsatzvereinbarungen oder andere Dokumente zeitnah unterzeichnet werden müssen – etwa von Arbeitnehmern oder Kundenansprechpartnern. So sparen Sie Zeit und vermeiden den Umweg über den Postversand.

Voraussetzungen

• Das Modul für die digitale Signatur muss in Ihrem zvoove-System aktiviert und konfiguriert sein.

• Das zu signierende Dokument muss bereits im System vorliegen oder hochgeladen werden.

• Beim Empfänger (z. B. Mitarbeiter oder Kunde) muss eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

• Für eine erweiterte Signatur (eine höhere Sicherheitsstufe mit zusätzlicher Identitätsprüfung per SMS) wird außerdem die Mobilrufnummer des Empfängers benötigt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Dokument erstellen und vorbereiten

1. Dokument erstellen

   Navigieren Sie zum gewünschten Datensatz (z. B. Mitarbeiter, Auftrag oder Kunde). Öffnen Sie dort den Bereich Kontakt oder – bei einem Auftrag – den Vorgangsdruck. Erstellen Sie das Dokument, das signiert werden soll.

2. Dokument in PDF umwandeln

   Klicken Sie auf das PDF-Symbol, um das Dokument in eine PDF-Datei umzuwandeln.

   

3. Dateinamen anpassen (optional)

   

   In dem sich öffnenden Fenster können Sie der PDF-Datei bei Bedarf einen anderen Namen vergeben.

2. Signaturvorgang starten und versenden

1. Signaturvorgang starten

   Wechseln Sie im unteren Menü zum Reiter Dateien. Wählen Sie dort den Punkt Signieren und anschließend zvoove Signatur aus.

   

2. Empfänger festlegen

   Die E-Mail-Adresse wird in der Regel automatisch aus den Stammdaten übernommen. Prüfen Sie, ob die Adresse korrekt ist, und passen Sie sie bei Bedarf an.

3. Signaturtyp wählen

   Wählen Sie den passenden Signaturtyp für Ihr Dokument. zvoove unterscheidet zwischen zwei Signaturtypen:

   Signaturtyp

   Beschreibung

   Empfohlen für

   Benötigte Daten

   Einfache Signatur

   Dient zur Bestätigung, dass der Empfänger das Dokument gelesen hat. Es ist keine zusätzliche Identitätsprüfung erforderlich.

   Dokumente, die lediglich gegengelesen bzw. bestätigt werden sollen

   E-Mail-Adresse

   Erweiterte Signatur (fortgeschrittene elektronische Signatur)

   Rechtssichere digitale Unterschrift mit erhöhter Sicherheit. Der Unterzeichner muss seine Identität bei jedem Vorgang bestätigen, indem er einen per SMS erhaltenen Code in das Signaturfeld eingibt.

   Arbeitsverträge, Arbeitnehmerüberlassungsverträge (AÜV) und andere rechtlich relevante Dokumente

   E-Mail-Adresse und Mobilrufnummer

   

4. Dokument versenden

   Überprüfen Sie alle Angaben und klicken Sie auf OK. Der Empfänger erhält daraufhin eine E-Mail mit einem Link zum Signieren des Dokuments.

Was passiert nach dem Versand?

• Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link zum Dokument.

• Über den Link kann das Dokument eingesehen und digital signiert werden – ohne dass eine eigene Software installiert werden muss.

• Bei der erweiterten Signatur erhält der Empfänger zusätzlich eine SMS mit einem Bestätigungscode, nachdem er auf den Link geklickt hat. Dieser Code muss eingegeben werden, um die Identität zu bestätigen.

Signaturstatus prüfen

Den aktuellen Status der Signatur können Sie jederzeit wie folgt einsehen:

1. Öffnen Sie den Menüreiter Auswertungen.

2. Wählen Sie den Punkt Dokumenten-Rücklauf, um eine Übersicht über alle versendeten Dokumente zu erhalten.

   

3. Klicken Sie auf Signaturstatus setzen, um den aktuellen Signaturstatus abzurufen bzw. zu aktualisieren.

Übersicht der Statuswerte

Die folgende Tabelle zeigt die möglichen Statuswerte und ihre Bedeutung:

Tipps und Hinweise

• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen aller Empfänger korrekt hinterlegt sind, damit die Signaturanforderung zuverlässig zugestellt werden kann.

• Prüfen Sie bei einer erweiterten Signatur zusätzlich, ob die Mobilrufnummer des Empfängers korrekt im System hinterlegt ist.

• Bei Fragen zur Einrichtung oder Konfiguration des Signaturmoduls wenden Sie sich an Ihren zvoove-Administrator oder den zvoove-Support.