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title: Dokument zum digitalen Signieren versenden in zvoove
description: Beschreibt, wie Sie ein Dokument in zvoove als PDF umwandeln und zur digitalen Signatur an einen Empfänger versenden.
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# Dokument zum digitalen Signieren versenden in zvoove
## Dokument zum digitalen Signieren versenden in zvoove
In zvoove können Sie Dokumente zur digitalen Signatur (elektronischen Unterschrift) versenden. Das ist besonders praktisch, wenn beispielsweise Arbeitsverträge, Einsatzvereinbarungen oder andere Dokumente zeitnah unterzeichnet werden müssen – etwa von Arbeitnehmern oder Kundenansprechpartnern. So sparen Sie Zeit und vermeiden den Umweg über den Postversand.
## Voraussetzungen
- Das Modul für die **digitale Signatur** muss in Ihrem zvoove-System aktiviert und konfiguriert sein.
- Das zu signierende Dokument muss bereits im System vorliegen oder hochgeladen werden.
- Beim Empfänger (z. B. Mitarbeiter oder Kunde) muss eine **gültige E-Mail-Adresse** hinterlegt sein.
- Für eine **erweiterte Signatur** (eine höhere Sicherheitsstufe mit zusätzlicher Identitätsprüfung per SMS) wird außerdem die **Mobilrufnummer** des Empfängers benötigt.
## Schritt-für-Schritt-Anleitung
### 1. Dokument erstellen und vorbereiten
1. **Dokument erstellen**
Navigieren Sie zum gewünschten Datensatz (z. B. Mitarbeiter, Auftrag oder Kunde). Öffnen Sie dort den Bereich **Kontakt** oder – bei einem Auftrag – den **Vorgangsdruck**. Erstellen Sie das Dokument, das signiert werden soll.
2. **Dokument in PDF umwandeln**
Klicken Sie auf das **PDF-Symbol**, um das Dokument in eine PDF-Datei umzuwandeln.
3. **Dateinamen anpassen (optional)**
In dem sich öffnenden Fenster können Sie der PDF-Datei bei Bedarf einen anderen Namen vergeben.
### 2. Signaturvorgang starten und versenden
1. **Signaturvorgang starten**
Wechseln Sie im unteren Menü zum Reiter **Dateien**. Wählen Sie dort den Punkt **Signieren** und anschließend **zvoove Signatur** aus.
2. **Empfänger festlegen**
Die E-Mail-Adresse wird in der Regel automatisch aus den Stammdaten übernommen. Prüfen Sie, ob die Adresse korrekt ist, und passen Sie sie bei Bedarf an.
3. **Signaturtyp wählen**
Wählen Sie den passenden Signaturtyp für Ihr Dokument. zvoove unterscheidet zwischen zwei Signaturtypen:
Signaturtyp
Beschreibung
Empfohlen für
Benötigte Daten
**Einfache Signatur**
Dient zur Bestätigung, dass der Empfänger das Dokument gelesen hat. Es ist keine zusätzliche Identitätsprüfung erforderlich.
Dokumente, die lediglich gegengelesen bzw. bestätigt werden sollen
E-Mail-Adresse
**Erweiterte Signatur** (fortgeschrittene elektronische Signatur)
Rechtssichere digitale Unterschrift mit erhöhter Sicherheit. Der Unterzeichner muss seine Identität bei jedem Vorgang bestätigen, indem er einen per SMS erhaltenen Code in das Signaturfeld eingibt.
Arbeitsverträge, Arbeitnehmerüberlassungsverträge (AÜV) und andere rechtlich relevante Dokumente
E-Mail-Adresse und Mobilrufnummer
4. **Dokument versenden**
Überprüfen Sie alle Angaben und klicken Sie auf **OK**. Der Empfänger erhält daraufhin eine E-Mail mit einem Link zum Signieren des Dokuments.
## Was passiert nach dem Versand?
- Der Empfänger erhält eine **E-Mail mit einem Link** zum Dokument.
- Über den Link kann das Dokument eingesehen und digital signiert werden – ohne dass eine eigene Software installiert werden muss.
- Bei der **erweiterten Signatur** erhält der Empfänger zusätzlich eine SMS mit einem Bestätigungscode, nachdem er auf den Link geklickt hat. Dieser Code muss eingegeben werden, um die Identität zu bestätigen.
## Signaturstatus prüfen
Den aktuellen Status der Signatur können Sie jederzeit wie folgt einsehen:
1. Öffnen Sie den Menüreiter **Auswertungen**.
2. Wählen Sie den Punkt **Dokumenten-Rücklauf**, um eine Übersicht über alle versendeten Dokumente zu erhalten.
3. Klicken Sie auf **Signaturstatus setzen**, um den aktuellen Signaturstatus abzurufen bzw. zu aktualisieren.
### Übersicht der Statuswerte
Die folgende Tabelle zeigt die möglichen Statuswerte und ihre Bedeutung:
Status
Bedeutung
**INVITED**
Der Empfänger wurde eingeladen, hat das Dokument aber noch nicht signiert.
**CONFIRMED**
Der Empfänger hat das Dokument als gelesen gekennzeichnet.
**SIGNED**
Der Empfänger hat seine Unterschrift erfolgreich geleistet.
**REJECTED**
Der Empfänger hat die Signatur abgelehnt bzw. verweigert.
**EXPIRED**
Das Ablaufdatum der Signaturanforderung wurde erreicht, ohne dass der Empfänger unterzeichnet, bestätigt oder abgelehnt hat.
## Tipps und Hinweise
- Stellen Sie sicher, dass die **E-Mail-Adressen** aller Empfänger korrekt hinterlegt sind, damit die Signaturanforderung zuverlässig zugestellt werden kann.
- Prüfen Sie bei einer erweiterten Signatur zusätzlich, ob die **Mobilrufnummer** des Empfängers korrekt im System hinterlegt ist.
- Bei Fragen zur Einrichtung oder Konfiguration des Signaturmoduls wenden Sie sich an Ihren **zvoove-Administrator** oder den **zvoove-Support**.
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