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title: Erste Schritte als Administrator in zvoove Documents
description: Nachdem Ihr Administratorkonto eingerichtet wurde und Sie Zugriff erhalten haben, führen Sie die folgenden Schritte in dieser Reihenfolge aus. Verarbeitungsvorlagen, Kategorien, Dokumenttypen, Niederlassungen und Rollen müssen eingerichtet sein, bevor sinnvoll konfiguriert oder getestet werden kann. Ein Funktionstest vor dem Einladen weiterer Benutzer bestätigt, dass alles funktioniert — und wenn Benutzer zuletzt eingeladen werden, starten diese direkt mit einem vollständig eingerichteten Produkt.
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# Erste Schritte als Administrator in zvoove Documents
Nachdem Ihr Administratorkonto eingerichtet wurde und Sie Zugriff erhalten haben, führen Sie die folgenden Schritte **in dieser Reihenfolge** aus. Verarbeitungsvorlagen, Kategorien, Dokumenttypen, Niederlassungen und Rollen müssen eingerichtet sein, bevor sinnvoll konfiguriert oder getestet werden kann. Ein Funktionstest vor dem Einladen weiterer Benutzer bestätigt, dass alles funktioniert — und wenn Benutzer zuletzt eingeladen werden, starten diese direkt mit einem vollständig eingerichteten Produkt.
#### **Schritt 1: Verarbeitungsvorlagen prüfen**
Empfohlen werden drei Standard-Verarbeitungsvorlagen:
- **Standard-KI** — durchgängige KI-Verarbeitung (Klassifizierung plus Mitarbeiter Matching).
- **Manuell** — durchgängige manuelle Verarbeitung, ohne KI.
- **Hybrid** — KI-Klassifizierung mit manueller Mitarbeiter Zuordnung
Weitere benutzerdefinierte Vorlagen sind möglich, sollten jedoch die Ausnahme bleiben.
KI-basierte Vorlagen sind nur im Full-Tarif verfügbar. Weitere Informationen finden Sie im Artikel [Tarife und enthaltene Funktionen](https://go.zvoove.com/knowledge/welche-tarife-und-enthaltenen-funktionen-gibt-es?hsLang=de).
**Tipps für zuverlässige KI-Klassifizierung:**
- Teilen Sie Dokumenttypen mit überschneidenden Inhalten in separate, spezifischere Typen auf, statt einen breiten Typ zu verwenden — zum Beispiel „Jahresurlaub“, „Freizeitausgleich“ und „Unbezahlter Urlaub“ statt eines einzelnen Typs „Urlaub“. Die KI kann klar getrennte Typen deutlich zuverlässiger unterscheiden als ähnliche, sich überschneidende Typen.
- Stellen Sie mindestens 5 Beispieldokumente pro Dokumenttyp für zuverlässiges Training bereit.
- Wenn ein Typ schwer von anderen zu unterscheiden ist, kann die KI-Klassifizierung dafür deaktiviert und der Typ stattdessen manuell verarbeitet werden.
- Wenn Sie unsicher sind, können Sie für die Verarbeitungsvorlage auch „immer validieren“ einstellen, sodass alle Dokumente einen Human-in-the-loop-Prozess durchlaufen.
#### **Schritt 2: Kategorien und Dokumenttypen prüfen**
Kategorien sind Gruppierungsbezeichnungen für die Ordnerstruktur des Archivs (zum Beispiel „Personal“ oder „Kunden“). Sie haben keinen Einfluss auf die Verarbeitung, sondern nur darauf, wie Dokumente zum Durchsuchen organisiert werden. Prüfen und bearbeiten Sie sie unter **Konfiguration → Dokumentverarbeitung**.
Ihr Konto enthält außerdem bereits eine Reihe standardmäßig konfigurierter KI-Dokumenttypen, sodass Sie nicht bei null anfangen müssen:
| **Kategorie** | **Standard-Dokumenttypen** |
| --- | --- |
| Mitarbeiter | Stundenzettel, Dienstvertrag, Lohnabrechnung, Einsatzschreiben, Krankmeldung, Urlaubsantrag |
| Kunde | Dienstvertrag, Stundenzettel, Ausgangsrechnung, Angebot |
Gehen Sie zu **Konfiguration → Dokumentverarbeitung** und prüfen Sie diese: Entfernen Sie alles, was für Ihre Organisation nicht relevant ist, benennen Sie sie um, wenn Sie andere Bezeichnungen wünschen, und fügen Sie benötigte Dokumenttypen hinzu.
#### **Schritt 3: Niederlassungen einrichten**
Ihre Mandanten sind bereits für Sie angelegt. Erstellen Sie die Niederlassungen innerhalb jedes Mandanten. Weitere Informationen finden Sie unter [Mandanten und Standorte](https://go.zvoove.com/knowledge/mandanten-und-standorte?hsLang=de). Die Zuordnung zu Niederlassungen steuert später, welche Dokumente ein Benutzer sehen kann.
#### **Schritt 4: Upload Agent und E-Mail-Postfach einrichten**
Unter [Dokumente hochladen und importieren](https://go.zvoove.com/knowledge/manueller-upload?hsLang=de) erfahren Sie, was die einzelnen Optionen tun, und unter [Konfiguration](https://go.zvoove.com/knowledge/dokumentverarbeitung-und-eingangskan%C3%A4le-f%C3%BCr-dokumente), wie sie eingerichtet werden.
#### **Schritt 5: Funktionstest durchführen**
Bestätigen Sie vor dem Einladen weiterer Personen, dass alles durchgängig funktioniert:
1. Laden Sie ein Testdokument hoch.
2. Validieren Sie es in der Validierungswarteschlange.
3. Prüfen Sie, ob es korrekt im Archiv erscheint.
Wenn alle drei Schritte erfolgreich sind, ist Ihre Einrichtung für die tägliche Nutzung bereit.
#### **Schritt 6: Rollen und Berechtigungen einrichten**
Jedem Benutzer werden eine oder mehrere Rollen zugewiesen. Diese bestimmen sowohl, was der Benutzer tun kann, als auch welche Dokumente von Mandanten/Niederlassungen er sehen kann. Details finden Sie unter [Rollen und Berechtigungen](https://go.zvoove.com/knowledge/rollen-und-berechtigungen?hsLang=de).
#### **Schritt 7: Benutzer einladen**
Nachdem Kategorien, Dokumenttypen, Verarbeitungsvorlagen, Niederlassungen, Rollen und Eingangswege eingerichtet und getestet sind, laden Sie Ihr Team ein. Details finden Sie unter [Benutzerverwaltung](https://go.zvoove.com/knowledge/benutzerverwaltung?hsLang=de). Die Benutzer landen ab ihrer ersten Anmeldung in einem vollständig funktionierenden Produkt.
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- [Lohnsteuerbescheinigung](https://go.zvoove.com/knowledge/zvoove-payroll?hsLang=de#lohnsteuerbescheinigung)
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