Fakturierung in zvoove – Überblick
Die Fakturierung (Rechnungsstellung) ist ein zentraler Prozess in zvoove für Personaldienstleister. Dabei werden die erfassten Stunden Ihrer Zeitarbeitnehmer an Ihre Kundenunternehmen in Rechnung gestellt. Dieser Artikel erklärt Ihnen die wesentlichen Schritte zur erfolgreichen Fakturierung.
Voraussetzungen vor der Fakturierung
Bevor Sie fakturieren können, stellen Sie sicher, dass folgende Punkte erledigt sind:
Auftragsdaten gepflegt: Für den jeweiligen Kunden muss ein gültiger Auftrag mit den vereinbarten Verrechnungssätzen und Konditionen (Stundenpreise, Zuschläge etc.) hinterlegt sein.
Zeiterfassung abgeschlossen: Die Arbeitszeiten der eingesetzten Mitarbeiter müssen vollständig erfasst und ausgewiesen worden sein (z. B. über Stundenzettel oder digitale Zeiterfassung).
Lohnabrechnung durchgeführt: In der Regel sollte die Lohnabrechnung vor oder parallel zur Fakturierung erfolgt sein, damit alle abrechnungsrelevanten Daten konsistent sind.
⚠️ Hinweis
Die fakturierten Stunden werden durch die Rechnung automatisch in der Stundenerfassung gesperrt und können nicht mehr geändert werden.
Schritt-für-Schritt: So erstellen Sie eine Rechnung für Ihren Kunden
Navigieren Sie über den Bereich Abrechnung - Fakturieren in die Fakturmaske von zvoove PDL.
Definieren Sie den gewünschten Abrechnungszeitraum.
Zusätzlich können Sie auch die Kunden, Aufträge oder Mitarbeiter selektieren. Wenn der Filter leer bleibt werden Ihnen alle offenen, noch nicht fakturierten Einsätze aufbereitet.
Über den Button Vorschau, können Sie sich die zu fakturierenden Lohnarten überprüfen und sich über den Button Rechnungsvorschau PDF eine PDF-Vorschau der Rechnung aufrufen.
Überprüfen Sie die angezeigte Vorschau sorgfältig:
Rechnungsnummer und -datum
Korrekte Empfängeradresse
Einzelpositionen (Arbeitsstunden, Zuschläge und Sonderleistungen) und Gesamtbetrag
Umsatzsteuer-Ausweis
Sollten Sie Abweichungen feststellen, korrigieren Sie diese in den Konditionen des Auftrags und der Stundenerfassung des entsprechenden Mitarbeiters.
Wenn die Daten korrekt angezeigt werden, können Sie die Rechnung über den Button Fakturieren erzeugen.
Ergebnis
Die Rechnung wird als PDF erzeugt, ggf. direkt gedruckt und ist im Rechnungsausgangsbuch (Abrechnung - Rechnungsausgang) hinterlegt.
Rechnungsversand
Sollte der Kunde die Rechnungen per E-Mail (als PDF-Anhang) erhalten sollen, können Sie diese direkt aus zvoove heraus über Abrechnung - Rechnungsausgang - Versand (F12) versenden. Je nach Konfiguration unterstützt zvoove auch den elektronischen Rechnungsversand (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD).
Gutschriften und Stornos
Falls eine Rechnung korrigiert werden muss:
Nutzen Sie die Funktion Storno, um eine bereits erstellte Rechnung zu stornieren. Nur durch einen Storno werden die Sperrungen in der Stundenerfassung wieder entfernt, so dass die Stunden angepasst werden können.
Für einen Storno wählen Sie die entsprechende Rechnung im Rechnungsausgangsbuch aus und stornieren diese über den Button Storno.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit eine Gutschrift zu erstellen, wenn an den erfassten Stunden keine Änderungen vorgenommen werden müssen.
Auch für die Gutschrift wählen Sie im Rechnungsausgangsbuch die betroffene Rechnung und wählen Gutschrift - Gutschrift aus Rechnungsdaten.
Alternativ kann auch eine freie Gutschrift ohne Rechnungsbezug über Gutschrift - freie Gutschrift erzeugt werden, wenn lediglich ein bestimmter Betrag unabhängig von einer Rechnung gut geschrieben werden soll.
Falls Sie weitergehende Unterstützung benötigen oder spezifische Einstellungen für Ihre Fakturierung vornehmen möchten, wenden Sie sich an den zvoove-Support oder Ihren zuständigen Berater.