Mitarbeiterüberlassung in zvoove durchführen

Mitarbeiterüberlassung in zvoove durchführen

Die Mitarbeiterüberlassung (auch Arbeitnehmerüberlassung genannt) ist ein Kernprozess für Personaldienstleister. Dabei werden eigene Mitarbeiter einem Kundenunternehmen (dem sogenannten Entleiher) zeitweise zur Verfügung gestellt. In zvoove bilden Sie diesen Vorgang strukturiert ab – von der Disposition über die Zeiterfassung bis zur Abrechnung.

Voraussetzungen

Bevor Sie eine Mitarbeiterüberlassung anlegen können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Der Mitarbeiter muss in zvoove als interner Mitarbeiter angelegt und aktiv sein.

• Der Kunde (Entleiher) muss als Kundenunternehmen im System erfasst sein.

• Ein gültiger Rahmenvertrag oder Kundenvertrag sollte hinterlegt sein.

• Die relevanten Tarifverträge und Branchenzuschläge sollten im System konfiguriert sein.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Auftrag öffnen

1. Wählen Sie den Kunden (Entleiher) aus, bei dem der Mitarbeiter eingesetzt werden soll.

2. Navigieren Sie auf der rechten Seite des Kunden zum gewünschten Auftrag und klicken Sie auf Öffnen.

   

3. Wählen Sie im Auftrag die Ebene Einsatz/Positionsdetails aus.

   

2. Einsatz anlegen und Mitarbeiter zuordnen

1. Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Einsatz anzulegen.

2. Geben Sie die Einsatzdetails ein:

   • Einsatzbeginn – das Datum, an dem der Einsatz startet.

   • Geplantes Einsatzende (optional) – wenn Sie kein Enddatum angeben, errechnet zvoove automatisch das Ende anhand der gesetzlichen Höchstüberlassungsdauer.

3. Klicken Sie auf das Auswahlfeld, um die Mitarbeiterliste zu öffnen, und wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter anhand seiner Personalnummer aus.

   

4. Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter für den Einsatzzeitraum verfügbar ist. Achten Sie darauf, dass keine Überschneidungen mit anderen Einsätzen oder Abwesenheiten bestehen.

5. Bestätigen Sie die Zuordnung.

3. Konditionen festlegen

1. Prüfen und pflegen Sie die Lohnkonditionen des Mitarbeiters für diesen Einsatz:

   • Grundlohn / Stundenlohn

   • Zuschläge für vom Tarifvertrag abweichende Konditionen

2. Navigieren Sie dazu im Einsatzdatensatz zu Abrechnung → Konditionen und hinterlegen Sie dort die entsprechenden Werte.

   

4. Dokumente erstellen

Aus dem Einsatzdatensatz heraus können Sie die notwendigen Dokumente erzeugen:

• Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜV) – der Vertrag zwischen Ihnen und dem Kunden.

• Einsatzmitteilung – die Information an den Mitarbeiter über seinen Einsatz.

Nutzen Sie dafür die Funktion Vorgangsdruck innerhalb des Einsatzdatensatzes.

5. Einsatz aktivieren

Nach Abschluss aller Eingaben erscheint der Mitarbeiter in der Disposition als überlassen und ist dem Kunden zugeordnet. Der Einsatz ist damit aktiv.

Zeiterfassung und Abrechnung

Während der laufenden Überlassung erfassen und verarbeiten Sie die Arbeitszeiten wie folgt:

1. Erfassen Sie die Arbeitszeiten des Mitarbeiters über die Stundenerfassung in zvoove – entweder manuell oder per Import von Stundenzetteln.

2. Die erfassten Zeiten fließen automatisch in zwei Abrechnungsprozesse ein:

   • Lohnabrechnung – die Gehaltsabrechnung für den Mitarbeiter.

   • Kundenabrechnung – die Rechnungsstellung an den Entleiher.

Einsatz beenden

1. Tragen Sie das tatsächliche Einsatzende im Einsatzdatensatz ein.

2. Stellen Sie sicher, dass alle Stunden vollständig erfasst und abgerechnet sind.

3. Der Mitarbeiter steht anschließend wieder für neue Einsätze zur Verfügung.

Wichtige gesetzliche Hinweise

Praktische Tipps

• Nutzen Sie die Dispositionsübersicht in zvoove, um alle laufenden Einsätze auf einen Blick zu sehen.

• Richten Sie Erinnerungen oder Wiedervorlagen ein, um rechtzeitig über auslaufende Einsätze, die Höchstüberlassungsdauer oder Equal-Pay-Fristen informiert zu werden.

• Bei Fragen zu spezifischen Menüpunkten oder Funktionen in Ihrer zvoove-Version wenden Sie sich an den zvoove-Support oder nutzen Sie die integrierte Hilfe.