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title: Was ist der Import aus zvoove One/PDL?
description: Dokumente aus zvoove One/PDL werden automatisch importiert, wodurch doppelte Uploads vermieden werden und Dokumente mit den richtigen Datensätzen verknüpft bleiben. Importierte Dokumente und Rechnungen erscheinen in Ihrem normalen zvoove Documents-Archiv, abgelegt unter dem passenden Mitarbeiter oder Kunden — genau wie Dokumente, die Sie direkt in zvoove Documents archiviert haben.
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# Was ist der Import aus zvoove One/PDL?
Dokumente aus zvoove One/PDL werden automatisch importiert, wodurch doppelte Uploads vermieden werden und Dokumente mit den richtigen Datensätzen verknüpft bleiben. Importierte Dokumente und Rechnungen erscheinen in Ihrem normalen zvoove Documents-Archiv, abgelegt unter dem passenden Mitarbeiter oder Kunden — genau wie Dokumente, die Sie direkt in zvoove Documents archiviert haben.
Sie sind vollständig durchsuchbar und einsehbar, sobald sie importiert und verarbeitet wurden.
#### **Welche Mitarbeiterdokumente werden automatisch aus zvoove One/PDL importiert?**
Mitarbeiterdokumente, die im DMS gespeichert sind, einem Ordner zugewiesen sind (z. B. Gehaltsabrechnungen) und einen Dateinamen haben. E-Mails sind ausgeschlossen.
Alle Dokumente im Ordner **Nicht zugewiesen** werden nicht in zvoove Documents importiert.
Alle Dokumente an anderen Stellen in zvoove One/PDL sind vom Import ausgeschlossen.
#### **Welche Unternehmensdokumente werden automatisch aus zvoove One/PDL importiert?**
Bei Unternehmen werden nur Rechnungen automatisch importiert, einschließlich der an jede Rechnung angehängten Dateien (das Rechnungsdokument und eventuelle Stundenzettel).
#### **Wie funktioniert der Import?**
Der Import läuft unauffällig im Hintergrund, ohne dass Sie etwas tun müssen. Etwa alle 15 Minuten zwischen 5:00 Uhr und Mitternacht deutscher Zeit prüft zvoove Documents zvoove PDL auf zu übernehmende Dokumente und verarbeitet jeweils eine kleine Charge — derzeit bis zu 10 Dateien pro Lauf. Wenn ein Kunde also eine große Dokumentenhistorie in zvoove PDL hat, erscheinen diese Dokumente nicht alle auf einmal, sondern schrittweise von Lauf zu Lauf. Das ist beabsichtigt: Der Import in kleinen, stetigen Chargen schützt das gemeinsam genutzte zvoove API Gateway vor Überlastung durch Anfragen.
Wenn ein Mandant zum ersten Mal verbunden wird, beginnt der Import damit, die gesamte Dokumentenhistorie dieses Mandanten in zvoove PDL abzuarbeiten. Sobald er aufgeholt hat, wechselt er dazu, künftig einfach neue Dokumente zu übernehmen, sobald sie erscheinen.
Gelegentlich kann der Import einer einzelnen Datei fehlschlagen — zum Beispiel wegen einer kurzen Netzwerkstörung. In diesem Fall blockiert sie den Rest der Charge nicht; die fehlgeschlagene Datei wird beim nächsten Lauf automatisch erneut aufgenommen und versucht.
#### **Dokumente Mitarbeitern, Unternehmen und Dokumenttypen zuordnen**
Jedes importierte Dokument wird automatisch dem richtigen Mitarbeiter oder Unternehmen zugeordnet — zvoove Documents gleicht es anhand der bereits synchronisierten Mitarbeiter- oder Unternehmensstammdaten ab (über Niederlassung, Personalnummer oder Unternehmensnummer), sodass Dokumente ohne manuelle Verknüpfung am richtigen Ort landen. Wenn noch keine Zuordnung möglich ist — zum Beispiel, weil der Mitarbeiter oder das Unternehmen noch nicht in zvoove Documents synchronisiert wurde — wird das Dokument einfach zurückgehalten und in einem späteren Lauf automatisch erneut versucht, sobald die fehlenden Stammdaten aufgeholt haben.
Der Dokumenttyp wird nach einem ähnlichen Prinzip abgeglichen. Bei Mitarbeiterdokumenten betrachtet zvoove Documents den aus zvoove One/PDL kommenden Dokumenttypnamen und versucht, ihn namentlich einem Ihrer aktiven Dokumenttypen zuzuordnen. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, wird das Dokument unter diesem Typ abgelegt, genau wie ein direkt in zvoove Documents archiviertes Dokument. Rechnungen landen immer direkt im dedizierten Typ „Rechnung“. Wenn der Dokumenttyp aus zvoove One/PDL keinem aktiven Typ entspricht, den Sie eingerichtet haben, wird das Dokument nicht verworfen oder blockiert — es wird trotzdem importiert, nur unter einer Fallback-Kategorie namens „PDL Import“ abgelegt, wobei der ursprüngliche zvoove One/PDL-Typname als Unterkategorie erhalten bleibt, damit Sie weiterhin erkennen können, um welche Art von Dokument es sich handelt. Wenn Sie möchten, dass diese Dokumente korrekt klassifiziert werden, können Sie einen passenden Dokumenttyp mit demselben Namen erstellen, damit zukünftige Importe dieses Typs richtig abgelegt werden.
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