Wie führe ich den Monatsabschluss in Payroll durch?
Wie führe ich den Monatsabschluss in Payroll durch?
Der Monatsabschluss in Payroll erfolgt in mehreren aufeinanderfolgenden Schritten. Alle Pflichtschritte müssen mit einem grünen Haken markiert sein, bevor der Monatsabschluss freigegeben wird. Die folgende Anleitung führt Sie durch den gesamten Ablauf.
Schritt 1: Abrechnungen und Rückrechnungen erstellen (Reiter „Lohn")
Bevor Sie den Monatsabschluss starten können, müssen alle Abrechnungen (Gehaltsabrechnungen des aktuellen Monats) und Rückrechnungen (Korrekturen aus Vormonaten) gedruckt bzw. erstellt sein.
Öffnen Sie den Reiter Lohn.
Prüfen Sie, ob alle Abrechnungen und Rückrechnungen vollständig erstellt und gedruckt sind.
Schritt 2: Zahlungswesen – SEPA-Datei erstellen (Reiter „Zahlungswesen")
Nach dem Erstellen der Abrechnungen können Sie im Reiter Zahlungswesen eine SEPA-Datei (elektronischer Zahlungsauftrag für die Bank) erzeugen.
Hinweis: Die Erstellung der SEPA-Datei ist keine Pflicht. Wenn Sie keine SEPA-Datei erstellen, müssen die Zahlungen jedoch manuell überwiesen werden.
Schritt 3: Monatsende-Aufgaben abarbeiten (Reiter „Monatsenden")
Im Reiter Monatsenden finden Sie alle Aufgaben, die vor dem Monatsabschluss erledigt werden müssen. Die folgende Übersicht zeigt, welche Schritte Pflicht sind und was jeweils zu beachten ist:
Aufgabe
Pflicht
Beschreibung und Hinweise
Krankenkassenlisten drucken
Ja
Enthält die tatsächlich abgerechneten Beiträge zur Sozialversicherung. Listen müssen gedruckt werden.
Lohnsteueranmeldung
Ja (Vortragen)
Die Lohnsteueranmeldung muss vorgetragen werden. Der elektronische Export ist keine Pflicht, jedoch muss die Lohnsteueranmeldung bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt eingegangen sein.
EEL-Meldungen (Entgeltersatzleistungen)
Ja (Vortragen)
Die Meldungen müssen vorgetragen werden. Die weitere Bearbeitung kann auch nach dem Monatsabschluss erfolgen.
UV-Jahresmeldung (Unfallversicherung)
Ja
Pflichtfeld im Monatsabschluss. In der Regel wird die Meldung jedoch nur einmal jährlich nach der Dezemberabrechnung erzeugt.
UV-Lohnnachweis vortragen/exportieren
Ja
Der Button muss jeden Monat gedrückt werden. Der eigentliche Nachweis wird nach der Dezember- oder Januar-Abrechnung erstellt (abhängig von Ihrer Einstellung in den Optionen).
Lohnsteuerbescheinigung
Nein
Kein Pflichtfeld. Es wird jedoch empfohlen, Lohnsteuerbescheinigungen für ausgetretene Mitarbeiter zeitnah zu versenden, da diese bei den Jahresbescheinigungen nicht erneut aufbereitet werden.
SV-Meldungen exportieren (Sozialversicherung)
Ja
Der Button muss gedrückt werden. Hinweis: Auch bei fehlerhaften SV-Meldungen erhalten Sie einen grünen Haken. Prüfen Sie daher die Meldungen sorgfältig auf Fehler.
DSAK-Meldungen (Datensatz Arbeitgeberkonto)
Nein
Kein Pflichtfeld. Hier werden Änderungen zu Ihrem Arbeitgeberkonto an die Krankenkasse übermittelt.
Schritt 4: Buchungsbelege erstellen
Im Bereich Buchungsbeleg müssen Sie folgende Belege erstellen:
Belegart
Pflicht
Beschreibung
Abrechnungen
Ja
Buchungsbelege für die Abrechnungen aus dem aktuellen (offenen) Monat.
Rückrechnungen
Ja
Buchungsbelege für Rückrechnungen aus Vormonaten.
Kumuliert
Ja
Zusammenfassung aus Abrechnungen und Rückrechnungen in einem Beleg. Kann in den Optionen aktiviert werden.
Anschließend erfolgt die Übergabe der Belege an die Finanzbuchhaltung (FiBu).
Schritt 5: Monatsabschluss durchführen
Wichtig: Der Button für den Monatsabschluss wird erst anwählbar, wenn alle Pflichtaufgaben einen grünen Haken erhalten haben. Ohne die Erledigung aller Pflichtpunkte kann der Monat nicht abgeschlossen werden.
Prüfen Sie, ob alle Pflichtschritte mit einem grünen Haken versehen sind.
Klicken Sie auf Monatsabschluss, um den Monat endgültig abzuschließen.