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title: Wie kann ich zvoove für Personaldienstleister mit Outlook verknüpfen?
description: Erläutert die Voraussetzungen für das Zusatzmodul zur Verknüpfung von zvoove PDL mit Microsoft Outlook für den E-Mail-Versand.
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# Wie kann ich zvoove für Personaldienstleister mit Outlook verknüpfen?
## **Allgemein**
„ZVOOVE E-Mail für Microsoft® Outlook®" ist ein Zusatzmodul zum Programmpaket **ZVOOVE PDL**, das nur nach entsprechender Freischaltung genutzt werden kann.
Über dieses Modul können E-Mails per Microsoft Outlook versendet und daraus importiert werden.
## **Voraussetzungen**
Um das Modul nutzen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
- Es muss mindestens die Version 18.04.10 von **ZVOOVE PDL** installiert sein
Für den Einsatz muss zudem das **ZVOOVE DMS** (Dokumentenmanagementsystem) in der Datenbank freigeschaltet und eingerichtet sein.
Um dieses zu prüfen, schauen Sie nach der entsprechenden Freischaltung, die Sie unter *Datei / Einstellungen / Weitere / Freischaltungen finden.* Geben Sie in der Suchzeile einfach *dms* ein.
Der Eintrag „ZVOOVE DMS“ muss aktiviert sein.
- Die Nutzung ist derzeit in Verbindung mit **Microsoft Outlook 2016, 2019 und 365** möglich.
- ZVOOVE PDL und Microsoft Outlook müssen in derselben Microsoft Windows-Umgebung laufen.
- Das .NET-Framework 4.6.2 muss auf dem/den Rechner(n) installiert sein, auf dem/denen MS-Outlook angesprochen wird. Andernfalls kann es z. B. vorkommen, dass das Add-In-Set-up nicht gestartet werden kann. Ob diese Voraussetzung erfüllt ist, sollte Ihr Administrator prüfen.
- Für die Einrichtung von Microsoft Outlook und der E‑Mail-Konten ist der Nutzer zuständig.
- **Wurde bisher der ZVOOVE‑E-Mail-Dienst genutzt, so muss dieser zuvor gestoppt und deinstalliert werden. Evtl. noch nicht verarbeitete E-Mails bzw. E-Mailentwürfe sollten vorher versendet worden sein. Diese können nach der Umstellung auf Outlook nicht mehr verarbeitet werden.** Diese Dienste laufen üblicherweise auf dem Datenbankserver, auf dem auch die ZVOOVE‑PDL-Datenbanken liegen. Die Dienste heißen „ZVOOVE **E-Mail Receive“ und „ZVOOVE E‑Mail Send“. Die** Deinstallation der Dienste sollte ebenfalls Ihr Administrator vornehmen.
Für den Import von E-Mails aus Outlook wird das ZVOOVE Outlook Add-In-Tool benötigt. Dies ist eine ZVOOVE‑spezifische Zusatzfunktion, die in Outlook implementiert wird. Das Add-In wird durch ein Set-up installiert, das im Kundenbereich der ZVOOVE‑Homepage unter ZVOOVE PDL / Downloads */ Tools heruntergeladen* werden kann. **Vor der Installation des Add-Ins muss MS-Outlook geschlossen werden und bis nach erfolgter Installation geschlossen bleiben**.
Um das Set-up auszuführen, werden **Administrationsrechte** unter Windows benötigt. Daher ist die Installation ggf. von einem Systemadministrator durchzuführen. Zur Installation muss mit der rechten Maustaste die Datei „**Set-up.exe“ angeklickt** und dann der Punkt „Als *Administrator ausführen“ gewählt* werden:
Im Set-up erfolgt nach der Begrüßungsmaske (weiter klicken) die Prüfung der Voraussetzungen:
Sind die Voraussetzungen alle mit einem grünen Haken versehen, kann mit der Installation fortgefahren werden. Klicken Sie dazu auf„Installieren“. Gibt es Punkte, die nicht ok sind, werden diese entsprechend kenntlich gemacht und müssen vor einer Inbetriebnahme behoben werden.
## **Funktionen**
### **E‑Mail- undOutlook-Konten**
Generell erfolgt die Einrichtung der E-Mail-Konten nicht innerhalb der ZVOOVE Programme, sondern in Microsoft Outlook. In ZVOOVE PDL muss je Bediener die Verknüpfung mit seinem oder seinen E-Mail-Konten in Outlook hergestellt werden. Des Weiteren können programmspezifische Optionen hinterlegt werden. Die Eingabe ist als Bediener unter Datei \> Stammdaten \> Firmenstruktur \> E‑Mail \> E‑Mail-Outlookkonten zu finden. Es gibt immer einen Standarddatensatz, der dann verwendet wird, wenn keine Konten hier hinterlegt werden. Dieser Eintrag kann **nicht** mit einer E-Mail-Adresse verknüpft werden. Es ist also nicht zwingend erforderlich, hier etwas einzutragen.
Die Zuordnung von E-Mail-Konten aus Outlook erfolgt über den Button *Neu*:
Nun wird unter „Allgemein“ ein E‑Mail-Konto ausgewählt. Dabei werden die Konten, die in Outlook hinterlegt sind, ausgelesen:
Im Bereich darunter können dann weitere Optionen zu diesem Konto gesetzt werden:
Links wird der Standardversand aktiviert, damit dieses Konto als das für diesen Bediener gültige Standard-Konto bestimmt wird. Dasselbe ist bei Rechnungsversand, Mahnungen und *Personalaustritt* der Fall. Werden z. B. Rechnungen per E-Mail versendet, wird dieses Konto als Absender verwendet.
Im rechten Bereich geht es um die *Zuordnung* (Kunden, Mitarbeiter etc.) und die Erstellung des Kontaktes beim Importieren einer E-Mail aus Outlook.
Bei *Verhalten* kann zwischen den drei Varianten „Nicht zuordnen“,Vorschlagen und Zuordnen gewählt „Vorschlagen“ und „Zuordnen“ gewählt werden.
Bei *Vorschlagen* und Zuordnen wird beim Import geprüft, ob die E‑Mail-Adresse der E-Mail in den Adressdaten von ZVOOVE PDL gefunden wird, und die E-Mail wird dem entsprechenden Datensatz dann zugeordnet. Genauer gesagt: Dies wird in der Importmaske vorgeschlagen und muss durch den Bediener noch bestätigt werden. Wird eine E-Mail zugeordnet, wird automatisch ein Kontakt erzeugt. Die Felder *Kontakt-Art,* *Komm.-Art* und *Anlagebediener* werden dabei mit den hier hinterlegten Daten gefüllt. **Bitte schreiben Sie hier nicht einfach die Daten aus dem Beispiel ab, sondern wählen die Kontakt- und Kommunikationsart aus, die Sie in Ihrem Datenbestand dafür vorgesehen haben**.
Der Punkt „Import-Einstellungen“ betrifft den Import von E-Mails aus Outlook. Hier wird eingestellt, ob E-Mails aus Outlook importiert werden dürfen. Gibt es z. B. mehr als einen Mandanten und der Import soll nur für einen davon möglich sein , wird dies hier eingetragen. Wird hier nichts eingetragen, greift der Standard:
In dieser Maske können ebenfalls wieder einige Optionen gesetzt werden, wobei es auch hier wiederholt einen Standard gibt, sodass es nicht zwingend erforderlich ist, dass hier etwas hinterlegt wird.
Wird ein neuer Satz angelegt, sind automatisch einige der Details vorbelegt:
Die Daten „Mandant“ und „Produkt“ können in der Regel so, wie sie sind, bestehen bleiben. Bei *Verhalten* geht es um den eigentlichen Import. Abhängig davon, was hier hinterlegt wurde, wird beim Import aus Outlook die E-Mail importiert (*Zulassen*) oder abgelehnt (*Blockieren*).
Beim Import der E-Mails sollte generell darauf geachtet werden, dass nur Mails importiert werden, die auch zu dem angemeldeten Mandanten gehören.
Werden in ZVOOVE PDL keine Konten hinterlegt, erscheint bei der Übergabe jeder E-Mail an Outlook die Abfrage, welches Konto verwendet werden soll.
Jedoch empfiehlt es sich, gerade wenn mehrere Konten im Outlook eingerichtet sind, diese auch in ZVOOVE PDL zu hinterlegen.
## **Versenden von E-Mails**
In den Kontakten kann über den Button „E‑Mail gesendet“ der Versand angestoßen werden:
Es öffnet sich dann der E-Mail-Versanddialog und zudem wird Outlook automatisch geöffnet (sofern dieses noch nicht der Fall ist):
Hier werden nun der Absender (entweder das hinterlegte Standard-Konto oder andernfalls das erste Konto aus Outlook) sowie der Empfänger (E-Mail aus den Stammdaten) vorbelegt. Zusätzlich können nun *CC*, *BCC* sowie *Anhänge* hinzugefügt werden.
Zusätzlich kann über die Option „Kontaktinhalt übernehmen“ der Text aus dem Kontakt in die Mail übernommen werden. Diese Option ist nur dann aktiv, wenn dort Text erfasst wurde.
Mit OK wird dann die Übergabe an Outlook vorgenommen:
**Hinweis**: Die Signatur stammt hierbei nicht aus ZVOOVE PDL, sondern aus Outlook direkt.
Entscheidend für das Layout von Schrift, Absatz und weiteren Formatierungen sind die Einstellungen in Outlook.
Es besteht jetzt die Möglichkeit, die E-Mail anzupassen und direkt zu versenden, oder diesen Entwurf zu speichern.
In diesem Fall wird nach dem Schließen der Outlook-Maske der Kontakt wieder aufgerufen und der Button „E‑Mail-Ausgang“ wurde ersetzt durch „E‑Mail-Entwurf“. Die Mail ist dann im ZVOOVE PDL und in Outlook als Entwurf vorhanden:
Die Mail kann jetzt jederzeit wieder aufgerufen werden. Dazu erscheint zunächst wieder die Auswahlmaske, in der z. B. noch weitere Anhänge hinzugefügt werden können.
Mit „OK“ wird dann wieder die Mail in Outlook gestartet und kann dann endgültig versendet werden.
Sobald dies geschehen ist, ändert sich der Button im Kontakt wieder auf „E‑Mail Ausgang“ und mit einem Klick darauf wird die versendete Mail als Menüpunkt angezeigt:
Über E‑Mail-Entwurf kann die Mail dann nochmals versendet werden.
## **Import von E-Mails**
Um E-Mails aus Outlook in ZVOOVE PDL importieren zu können, muss im Outlook ein Add-In installiert sein, das von ZVOOVE zur Verfügung gestellt wird:
Über diesen Button können alle zuvor markierten E-Mails an ein ZVOOVE‑Produkt übertragen werden.
Hier können inzwischen die Mails zugeordnet werden, genauer gesagt können die Zuordnungen bestätigt werden.
Sofern es mehrere Importmöglichkeiten (z. B. bei Nutzung mehrerer Programminstanzen) gibt, erscheint eine Auswahl vor dem eigentlichen Import:
Importierte Mails werden im Outlook auch entsprechend gekennzeichnet:
Unter Umständen kann es vorkommen, dass bei der Auswahl von bestimmten E-Mails, wie Mails, die aus einem Outlook-Termin als Einladung verschickt worden sind, der Import-Button ausgegraut ist:
Diese werden durch das Add-In nicht unterstützt und können daher nicht ins ZVOOVE‑Programm übernommen werden.
## **Add-In ist trotz Installation nicht sichtbar/deaktiviert**
Da das ZVOOVE‑Outlook-AddIn von Microsoft Outlook als fremde Komponente angesehen wird, kann es vorkommen, dass Outlook das Add-In selbstständig deaktiviert.
Sollte das Add-in-Icon in Outlook also einmal nicht angezeigt sein, sollte geprüft werden, ob Outlook es deaktiviert hat:
Klicken Sie in Outlook auf
Und hier auf
Sollte hier das ZVOOVE‑E-Mail Outlook Add-In gelistet sein, so können Sie das Add-In hier zum einen wieder aktivieren und zum anderen über das erneute Deaktivieren verhindern:
Aktivieren Sie die Option „Dieses Add‑In die nächsten 30 Tage nicht überwachen\>.
## **Serien E-Mails**
Die Serienbrief-Funktion (siehe z. B. Handbuch Fach 4, Punkt 1.10.7) für die Akquisition und Personalübersicht kann auch in Verbindung mit Outlook verwendet werden. Dazu wird in diesem Bereich einfach der Punkt „Serien-E‑Mails“ verwendet:
Der Versand erfolgt dann über Microsoft Outlook.
## **E-Mail bei Personalaustritt**
Weiterhin kann auch die automatische E-Mail bei Personalaustritt (für Details siehe Handbuch Fach 5, Punkt 1.8) mit Outlook verwendet werden. Die Einstellungen werden einmalig in den Optionen unter dem Punkt „Kommunikation \> E‑Mail“ vorgenommen:
## **Rechnungen per E-Mail**
Auch die Funktion *Rechnungen per E-Mail* (Handbuch Fach 9 Punkt 5) können mit E-Mail Outlook genutzt werden:
Es können die Funktionen wie im Handbuch beschrieben genutzt werden. Der Versand erfolgt dann über Microsoft Outlook.
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