E-Mail-Signaturen und E-Mail-Vorlagen hinterlegen
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Vorlagen für den Versand von Rechnungen und Mahnungen einrichten. Diese Vorlagen werden automatisch verwendet, wenn Sie Dokumente per E-Mail aus der Software versenden.
Voraussetzungen
Sie sind als Benutzer SYS (Systemadministrator) angemeldet.
Ihr Bediener-Konto verfügt über Administrator-Berechtigungen.
E-Mail-Vorlagen aufrufen und bearbeiten
Um eine E-Mail-Signatur oder -Vorlage für ein bestimmtes E-Mail-Konto zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Navigieren Sie zu Datei → Stammdaten → Firmenstruktur → Mandant.
Klicken Sie im unteren Bereich auf Formulare.
Wechseln Sie zum Reiter E-Mail.
Hier können Sie den Betreff, den E-Mail-Text sowie Ihre Signatur für den automatisierten E-Mail-Versand hinterlegen.
Textmarken für den E-Mail-Versand verwenden
Im Mandantenstamm unter Formulare → E-Mail steht Ihnen eine vorgefertigte Auswahl an Textmarken (Platzhalter, die beim Versand automatisch durch die tatsächlichen Daten ersetzt werden) zur Verfügung. Über den Button ab| Textmarke einfügen können Sie diese in Ihre E-Mail-Vorlage einsetzen.
Verfügbare Textmarken
Beispiel für eine E-Mail-Vorlage mit Textmarken
Wichtige Hinweise zu Textmarken
Beachten Sie beim Einsatz von Textmarken unbedingt folgende Regeln, da die Platzhalter sonst nicht korrekt ersetzt werden:
Textmarken dürfen nicht abgewandelt werden – verwenden Sie immer die exakte Schreibweise.
Textmarken müssen zwingend in Großbuchstaben geschrieben werden (z. B.
ANREDE, nichtanrede).Textmarken müssen in eckigen Klammern stehen (z. B.
[ANREDE]).
Tipp: Nutzen Sie bevorzugt den Button ab| Textmarke einfügen, um Tippfehler zu vermeiden. Die Textmarken werden dann automatisch im korrekten Format eingefügt.