Wo lege ich die Kassen und Konten für das Kassenbuch an?

Kassenbuch: Kassen und Konten anlegen

Das Kassenbuch ist ein Zusatzmodul in zvoove (für Personaldienstleister), das erst nach Freischaltung zur Verfügung steht. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die erforderlichen Berechtigungen aktivieren und anschließend Konten sowie Kassen für das Kassenbuch anlegen.

Berechtigungen für das Kassenbuch

Für das Kassenbuch stehen mehrere Berechtigungen zur Verfügung, die standardmäßig nicht aktiv sind. Aktivieren Sie die benötigten Berechtigungen, bevor Sie mit der Einrichtung beginnen:

Berechtigung

Beschreibung

30.00 – Kassenbuch

Ermöglicht den Zugriff auf den Menüpunkt Kassenbuch unter Abrechnung.

30.01 – Buchungen löschen

Erlaubt das Löschen von Buchungen im Kassenbuch.

30.02 – FIBU-Export

Ermöglicht die Übergabe an die Finanzbuchhaltung (FIBU) über Abrechnung > Kassenbuch > Kassenbuch.

30.03 – Kassenabschluss

Erlaubt das Durchführen eines Kassenabschlusses über Abrechnung > Kassenbuch > Kassenbuch.

Schritt 1: Konten anlegen

Wichtig: Legen Sie zuerst die Konten an, bevor Sie die Kassen einrichten. Bei der Kassenanlage muss ein bereits vorhandenes Konto zugeordnet werden.

Navigation

Navigieren Sie zu: Datei → Stammdaten → Stammdatentabellen → Kassenbuch → Konten

Einstellungen für Konten

Einstellung

Beschreibung

Kontonummer und Bezeichnung

Pflichtangaben – müssen für jedes Konto angegeben werden.

Vorbelegung

Optional können Sie Standardwerte für die spätere Verbuchung hinterlegen, z. B. Steuerschlüssel oder Kostenstelle. Diese Werte werden bei neuen Buchungen automatisch vorgeschlagen.

Eingabesteuerung

Die Felder Steuerschlüssel und Kostenstelle können wahlweise gesperrt oder als Pflichtfeld definiert werden.

Sichtbarkeit

Konten sind standardmäßig in allen Geschäftsstellen sichtbar. Über den Button Sichtbarkeit können Sie die Anzeige gezielt für einzelne Geschäftsstellen aktivieren oder deaktivieren.

So legen Sie ein Konto an

Navigieren Sie zu Datei → Stammdaten → Stammdatentabellen → Kassenbuch → Konten.
Geben Sie eine Kontonummer und eine Bezeichnung ein (beides Pflichtfelder).
Hinterlegen Sie bei Bedarf Standardwerte für Steuerschlüssel und Kostenstelle im Bereich Vorbelegung.
Legen Sie im Bereich Eingabesteuerung fest, ob die Felder Steuerschlüssel und Kostenstelle gesperrt oder als Pflichtfeld definiert werden sollen.
Passen Sie bei Bedarf über den Button Sichtbarkeit an, in welchen Geschäftsstellen das Konto angezeigt werden soll.
Speichern Sie das Konto.

Schritt 2: Kassen anlegen

Navigation

Navigieren Sie zu: Datei → Stammdaten → Stammdatentabellen → Kassenbuch → Kassen

Grundlegende Einstellungen

Einstellung

Beschreibung

Konto (Pflicht)

Jeder Kasse muss ein zuvor angelegtes Konto zugeordnet werden.

Geschäftsstelle (optional)

Eine Kasse kann optional einer bestimmten Geschäftsstelle zugeordnet werden.

Startdatum und Anfangsbestand

Diese Werte können so lange geändert werden, bis die erste Buchung (abgesehen von der automatischen Anfangsbestands-Buchung) erfasst wurde.

Belegnummern-Vergabe

Die Belegnummer wird bei jeder Buchung automatisch vorgeschlagen. Sie können zwischen drei Modi wählen, die bestimmen, wie die Belegnummer generiert wird:

Modus

Beschreibung

Beispiel

Einmalig

Die Belegnummer wird jahresübergreifend fortlaufend hochgezählt. Der Startwert kann nach Anlage der Kasse nicht mehr geändert werden, wenn ein reiner fester Nummernwert verwendet wird.

Startwert 50001 → 50001, 50002, 50003, …

Pro Monat

Die Belegnummer beginnt jeden Buchungsmonat neu. Im Startwert sollten Platzhalter für Jahr und Monat verwendet werden: JJJJ oder JJ und MM.

Startwert JJJJMM001 → Aug. 2025: 202508001, 202508002, … / Sep. 2025: 202509001, 202509002, …

Pro Jahr

Die Belegnummer beginnt jedes Buchungsjahr neu. Im Startwert müssen Jahres-Platzhalter (automatisch durch die aktuelle Jahreszahl ersetzte Zeichen) verwendet werden: JJJJ (4-stellig) oder JJ (2-stellig).

Startwert 50JJJJ001 → 2025: 502025001, 502025002, … / 2026: 502026001, 502026002, …

Hinweis zur Platzierung der Platzhalter: Der fortlaufende Nummernanteil muss immer am Ende des Startwerts stehen. Ein Startwert wie z. B. 800JJJJ würde lediglich die Jahreszahl anhängen (8002025, 8002026, …), aber keine fortlaufende Nummer innerhalb des Jahres erzeugen.

Option: Eingabe sperren

Wenn die Option Eingabe sperren aktiviert ist, kann die automatisch vergebene Belegnummer bei der Erfassung einer Buchung nicht mehr manuell geändert werden. Dies stellt eine lückenlose und konsistente Belegnummern-Vergabe sicher.

So legen Sie eine Kasse an

Navigieren Sie zu Datei → Stammdaten → Stammdatentabellen → Kassenbuch → Kassen.
Ordnen Sie der Kasse ein zuvor angelegtes Konto zu (Pflichtfeld).
Weisen Sie bei Bedarf eine Geschäftsstelle zu.
Legen Sie das Startdatum und den Anfangsbestand fest.
Wählen Sie den gewünschten Modus für die Belegnummern-Vergabe (Einmalig, Pro Jahr oder Pro Monat) und geben Sie einen passenden Startwert ein.
Aktivieren Sie bei Bedarf die Option Eingabe sperren, um manuelle Änderungen an der Belegnummer zu verhindern.
Speichern Sie die Kasse.