Zahlungserinnerung erstellen in zvoove

Wenn Kunden offene Rechnungen nicht fristgerecht begleichen, können Sie in zvoove eine Zahlungserinnerung (auch Mahnung genannt) erstellen und versenden. Dieser Artikel erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie dabei vorgehen.

Voraussetzungen

Die betreffende Rechnung muss in zvoove bereits erstellt und verbucht sein.
Das Zahlungsziel der Rechnung muss überschritten sein (es liegt ein offener Posten vor – also eine noch nicht bezahlte Forderung).
Sie benötigen die entsprechenden Benutzerrechte für das Mahnwesen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Mahnungsfunktion aufrufen

Navigieren Sie im Hauptmenü zum Bereich Abrechnung.
Öffnen Sie die Offene-Posten-Liste.
Klicken Sie unten rechts auf Mahnung erstellen.

2. Grundeinstellungen vornehmen

Bevor Sie die Mahnung erstellen, nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

Stichtag: Geben Sie den Stichtag ein, bis wann Zahlungseingänge berücksichtigt werden sollen.
Zahlbar in Tagen: Legen Sie fest, in welchem Turnus die zu mahnenden Rechnungen erneut angemahnt werden sollen, falls sie bis dahin nicht bezahlt sind. Dieses Feld steht auch als Platzhalter im Mahnungsformular zur Verfügung und kann bei Bedarf auf der Mahnung angedruckt werden.
Kundenkreis eingrenzen: In den Feldern von Kunde und bis Kunde können Sie den Kundenkreis für die Mahnungserstellung einschränken. Alternativ nutzen Sie die kundenabhängige Selektion:
- Aktiv: Die Mahnung wird nur für den aktuell ausgewählten Kunden erstellt.
- Nicht aktiv: Mahnungen werden für alle Kunden erstellt.

ℹ️ Hinweis zu Kulanztagen: Die Kulanztage können Sie als Systemadministrator (SYS) unter Datei → Einstellungen → Optionen → Mahnungen vorkonfigurieren. Dort legen Sie fest, mit welcher Anzahl an Kulanztagen generell im Bereich OP-Liste/Mahnungen gearbeitet werden soll. Die Kulanztage können auch manuell eingegeben werden. Sie werden zum Fällig-am-Datum hinzuaddiert und mit dem Stichtag abgeglichen.

3. Weitere Optionen konfigurieren

Option

Beschreibung

Nur Mahnstufe

Wählen Sie eine bestimmte Mahnstufe (1, 2 usw.), um nur Mahnungen dieser Stufe zu drucken. Lassen Sie das Feld leer, um alle Mahnstufen zu drucken.

Formular

Standardmäßig werden die Druckdateien Mahn0.dat bis Mahn8.dat verwendet.

Absender drucken

Aktivieren Sie diese Option, wenn die Firmenanschrift auf der Mahnung erscheinen soll.

Ungeklärte OP's (Mahnstufe 9) drucken

Offene Posten, die unklar sind oder bereits beim Anwalt liegen, können über den Rechnungsvortrag mit der Mahnstufe 9 versehen werden. Aktivieren Sie diese Option, wenn diese Posten ebenfalls ausgedruckt werden sollen.

Nur fällige OP's drucken

Wenn aktiviert, erscheinen auf der Mahnung nur bereits überfällige offene Posten. Andernfalls werden zusätzlich auch noch nicht fällige Rechnungen informativ angezeigt (als eine Art Kontoauszug).

Verzugszinsen berechnen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Verzugszinsen gemäß den Stammdaten (Datei → Stammdaten → Stammdatentabellen → Kontakte → Formulare → Mahntexte) berechnet und auf der Mahnung ausgewiesen werden sollen.
Berechnungsbeispiel: Fälligkeitsbetrag 9.658,60 €, Fälligkeitstage 56, Verzugszinsen 10 % → 9.658,60 × 56 × 10 / 36.000 = 150,24 €

Je offene Rechnung eine Mahnung

Aktivieren Sie diese Option, wenn für jede offene Rechnung eine separate Mahnung erstellt werden soll.

Mahnung je Mahnstufe

Hat ein Kunde offene Posten mit unterschiedlichen Mahnstufen (z. B. Mahnstufe 1, 2 und noch nicht gemahnt), können Sie hier festlegen:
Aktiviert: Der Kunde erhält pro Mahnstufe eine separate Mahnung.
Nicht aktiviert: Der Kunde erhält eine einzige Mahnung, auf der alle Posten mit der jeweiligen Mahnstufe aufgeführt sind (als Kontoauszug).

Sortiert nach Fälligkeit

Wenn aktiviert, werden die Mahnungen nach Fälligkeitsdatum sortiert.

4. Vorschau prüfen und Mahnung drucken

Vorschau anzeigen: Klicken Sie auf den Button Vorschau, um die Mahnung vorab unverbindlich zu prüfen. Dazu benötigen Sie einen PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).
Mahnung drucken: Starten Sie den Mahnungsdruck über den Button Drucken.
Wichtig: Nach dem Ausdruck wird die Mahnstufe automatisch um 1 hochgesetzt. Ein offener Posten, der vorher beispielsweise Mahnstufe 1 hatte, erhält danach Mahnstufe 2.
Vorgang beenden: Über den Button Schließen verlassen Sie den Mahnungsdruck.