zvoove Safety Manager: FAQ

1. Allgemeines

F: Was ist der zvoove Safety Manager?
A: Der zvoove Safety Manager ist ein Modul, mit dem Unternehmen alle Arbeitsplatzbegehungen und Sicherheitsunterweisungen zentral und sicher verwalten können. Es ist browserbasiert, Inhalte sind also jederzeit über das Internet erreichbar. Der Safety Manager ist für on-prem und Cloud Kunden nutzbar und tauscht Daten mit Ihrem ERP aus.

F: Für wen ist der Safety Manager gedacht?
A: Der Safety Manager ist für On-prem sowie Cloud Kunden nutzbar. Zielgruppe ist jeder, der seine Arbeitssicherheitsprozesse digitalisieren möchte und sich einen zentralen Ort wünscht, wo alle wichtigen Unterlagen zur Sicherheitsunterweisung und Arbeitsplatzbegehung abliegen.

F: Welche Probleme löst der Safety Manager?
A: Er reduziert manuelle Listen (Excel/Papier), minimiert Compliance‑Lücken, standardisiert Sicherheitsprozesse und stellt die notwendige Dokumentation für Behördenprüfungen bereit.

F: Welche Voraussetzungen brauche ich, um den Safety Manager zu nutzen?
A: Sie müssen ein zvoove ERP System nutzen (zvoove One PDL, EM, Next oder zvoove PDL) und brauchen einen Internetverbindung. Der Zugriff erfolgt über einen SSO (Single-Sign-On), dieser kann bei der ersten Nutzung des Safety Managers je Mitarbeiter eingerichtet werden.

F: Welche Kosten fallen an?
A: Der Safety Manager ist für Sie kostenfrei.

2. Zugriff & Berechtigungen

F: Wer kann auf den Safety Manager zugreifen?
A: Der Zugriff auf den Safety Manager ist nicht an eine Rolle gebunden. Ist der Safety Manager einmal aktiviert, kann grundsätzlich jeder Mitarbeiter auf den Safety Manager zugreifen und dort Begehungen sowie Unterweisungen durchführen. Dabei sehen Mitarbeiter ausschließlich Informationen aus den Geschäftsstellen, für die sie eine Zugriffsberechtigung besitzen.

3. Einrichtung & Konfiguration

F: Was muss ich vor der ersten Nutzung des Safety Managers tun?
A:

On-prem

Fragen Sie über die Produkt Website die Freischaltung an.
Je nach System-Setup werden Sie von einem zvoove Mitarbeiter durch einen individuellen Onboarding Prozess geführt. Die Aktivierung dauert wenige Tage.
Öffnen Sie den Safety Manager über das Helm Icon im Kundenstamm unterhalb des Firmenlogos oder im Personalstamm unterhalb des Mitarbeiter Profilbildes.
Wählen Sie einen Mandanten und Geschäftsstelle aus.
Starten Sie ein erste Begehung oder Unterweisung (blauer Button: “Begehung/Unterweisung starten”).
Laden Sie im unteren Bereich unter “Alle Bögen” über den Button “Vorlage hinzufügen” Ihre individuellen Unterlagen hoch → Wichtig: Für Beste Ergebnisse empfehlen wir die Verwendung von AcroForm (editierbare PDFs) Vorlagen. Alternativ können Sie mit den von uns gestellten Unterlagen starten.
Unterweisungen: Erstellen Sie nach dem Hochladen Ihrer Vorlagen individuelle Bögen-Sets.
Führen Sie Ihre erste Unterweisung oder Begehung wie im Schulungsvideo erklärt durch.

Cloud

Fragen Sie über die Produkt Website die Freischaltung an.
Warten Sie auf die Bestätigungs-Email, dass die Freischaltung erfolgreich war. Die Freischaltung erfolgt innerhalb von 2 Arbeitstagen.
Öffnen Sie den Safety Manager über das Helm Icon in der Next Navigation oder aus dem Launch Pad.
Wählen Sie einen Mandanten und Geschäftsstelle aus.
Starten Sie ein erste Begehung oder Unterweisung (blauer Button: “Begehung/Unterweisung starten”).
Laden Sie im unteren Bereich unter “Alle Bögen” über den Button “Vorlage hinzufügen” Ihre individuellen Unterlagen hoch → Wichtig: Für Beste Ergebnisse empfehlen wir die Verwendung von AcroForm (editierbare PDFs) Vorlagen. Alternativ können Sie mit den von uns gestellten Unterlagen starten.
Unterweisungen: Erstellen Sie nach dem Hochladen Ihrer Vorlagen individuelle Bögen-Sets.
Führen Sie Ihre erste Unterweisung oder Begehung wie im Schulungsvideo erklärt durch.

F: Kann ich das System an unsere Prozesse anpassen?
A: Durch das Hochladen Ihrer individuellen Unterlagen können Sie die Inhalte an Ihre existierenden Beghungs- und Unterweisungs-Inhalte angleichen. Wichtig: Die VBG-Förderung aus dem Prämienkatalog 2026 kann nur abgerufen werden, wenn Sie die Inhalte nach Vorgaben der VBG erfassen. Der bereitgestellte Begehungsbogen unterstützt bei der korrekten Erfassung der Inhalte.

4. Tägliche Nutzung & Prozesse

F: Welche typischen Tagesaufgaben gibt es im Safety Manager?
A: Zum Beispiel:

Unterweisungen und Begehungen durchführen
Auslaufende Unterweisungen und Begehungen im Blick behalten
Vorlagen managen

F: Welch Dokumententypen kann ich verwenden?

A: Für Beste Ergebnisse empfehlen wir die Verwendung von AcroForm PDFs. Aus einem PDF lässt sich über verschiedene Tools eine AcroForm Datei erstellen, eine genau Beschreibung finden Sie hier: LINK

F: Stellt zvoove Standard‑Vorlagen bereit?

A: Zvoove stelle eine Standardvorlage für die Begehung bereit. Außerdem bietet zvoove Links zu den Online-Fragebögen der VBG an. Diese werden nach Aktivierung des Safety Managers im System und “Vorlagen” angezeigt.

F: Wie kann ich eine Folgebegehung/-Unterweisung durchführen?

A: Über das Drei-Punkte Menü bei allen Einträgen mit dem Status “Aktuell”, “Läuft bald ab” und “Abgelaufen” finden Sie die Option “Archivieren und Folgebegehung/Unterweisung starten. Die bestehende Begehung/Unterweisung wird archiviert, Unterlagen können jederzeit heruntergeladen werden. Es öffnet sich eine neue Begehung/Unterweisung mit der ausgewählten Unterlagen der Erstbegehung/-unterweisung. Die Folgebegehung/-unterweisung baut inhaltlich auf der Erstbegehung/-unterweisung auf.

5. Erinnerungen über ablaufende Unterweisungen und Begehungen

F: Woran erkenne ich, dass Unterweisungen und Begehung ablaufen?
A: Im Dashboard finden Sie die Informations-Kachel “Läuft bald ab”. Hier wird die Anzahl der Unterweisungen/Begehungen angezeigt, die in den kommenden 30 Tagen ablaufen. Die Informations-Kachel “Abgelaufen” zeigt alle Unterweisungen/Begehungen, deren Ablaufdatum in der Vergangenheit liegt. Sie können die Unterweisungen/Begehungen entweder archivieren (Daten gehen hierbei nicht verloren) oder eine Folge-Unterweisung/Begehung starten.

F: Wie kann ich definieren, wann eine Unterweisungen/Begehung abläuft?
A: Das Ablaufdaten/Erinnerungsintervall können Sie individuell je Unterweisung/Begehung definieren. Hierfür können Sie aus einem Drop-down von 1-12 Monaten wählen.

6. Integrationen & Abhängigkeiten

F: Ist der Safety Manager mit anderen zvoove‑Modulen integriert?
A: Ja. Er nutzt gemeinsame Stammdaten (Personen, Organisationseinheiten, Kunden) und schreibt Inhalte der Unterweisung zurück ins ERP-System. Eine genaue Liste des Datenaustauschs finden Sie hier:

7. Fehlerbehebung & Support

F: Eine Mitarbeiterin / ein Mitarbeiter sieht keine Unterweisungen – was kann ich prüfen?
A: Prüfen Sie:

Ist die Person der richtigen Rolle/Organisationseinheit zugeordnet?
Greifen auf diese Rolle/Einheit passende Unterweisungsregeln?
Sind Gültigkeiten und Startdaten korrekt?
Hat die Person die Berechtigung, den Self‑Service zu nutzen?

F: Benachrichtigungen kommen nicht an – woran kann das liegen?
A: Mögliche Ursachen:

Falsche oder fehlende E‑Mail‑Adresse
E‑Mails werden durch Spam‑Filter blockiert
Der entsprechende Benachrichtigungstyp ist deaktiviert
Die Rolle des/der Nutzenden hat keine Berechtigung für diese Benachrichtigung

F: Warum wird eine Unterweisung nicht als abgeschlossen angezeigt?
A: Prüfen Sie:

Wurden alle erforderlichen Schritte durchgeführt (E‑Learning, Test, Bestätigung)?
Wurde eine Präsenzschulung im System als „durchgeführt/abgeschlossen“ markiert?
Ist die richtige Person dem Schulungsereignis zugeordnet?

F: Wie melde ich einen Fehler oder wünsche mir eine neue Funktion?
A: Nutzen Sie Ihren üblichen zvoove‑Supportkanal (z. B. Ticketsystem, Partner, Key User) und beschreiben Sie den Fall inklusive Screenshots, betroffenen Nutzern/Kunden und einer genauen Problembeschreibung.

8. Roadmap & Feedback

F: Welche Erweiterungen sind für den Safety Manager geplant?
A: Die Roadmap umfasst typischerweise Verbesserungen bei Nutzerfreundlichkeit, Automatisierung und Datenaustausch. In Q2 arbeiten wir daran, dass Unterweisungen in der Revisionsliste angezeigt werden.

F: Wie kann ich Produktfeedback oder Ideen einreichen?
A: Wenden Sie sich gerne wie gewohnt an den Customer Success. Wir freuen uns über Ihr Feedback!