Der AZK-Stand eines Mitarbeiters weist in PDL und Payroll unterschiedliche Werte aus. Woran kann das liegen und wie können diese Werte korrigiert werden?

Unterschiedliche AZK-Werte in PDL und Payroll – Ursachen und Korrektur

Das AZK (Arbeitszeitkonto) ist ein Stundenkonto, das die geleisteten Mehr- oder Minderstunden eines Mitarbeiters erfasst. Es kann vorkommen, dass das AZK in PDL (Personaldisposition/Personaldienstleistung) und Payroll (Lohnabrechnung) voneinander abweichende Werte anzeigt.

Warum kommt es zu Abweichungen?

Payroll berechnet das AZK auf Basis des Übertrags aus dem Vorprogramm (PDL). Wenn die Ausgangswerte in beiden Systemen nicht übereinstimmen, schleppen sich die Differenzen von Monat zu Monat fort und vergrößern sich möglicherweise weiter. Um dies zu beheben, stehen Ihnen zwei Korrekturmöglichkeiten zur Verfügung.

Übersicht der Korrekturmöglichkeiten

Variante 1: Manuelle Korrektur per Lohnart in Payroll

Bei dieser Variante legen Sie eine eigene Lohnart (ein Abrechnungsbaustein, der bestimmte Gehaltsbestandteile oder Stundenverrechnungen abbildet) an, die ausschließlich dazu dient, das AZK in Payroll manuell zu korrigieren – z. B. auf null zu setzen oder an den PDL-Wert anzupassen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Neue Lohnart erstellen: Navigieren Sie zu Allgemein > Abrechnung > Lohnarten und erstellen Sie eine neue Lohnart speziell für die AZK-Korrektur.

2. AZK-Zuordnung festlegen: Stellen Sie sicher, dass im Feld „Code für AZK-Stunden" einer der folgenden Werte eingetragen ist:

   • (1) Stunden der Lohnart in AZK-Stunden addieren – wenn Sie Stunden zum AZK hinzufügen möchten
   • (2) Stunden der Lohnart von AZK-Stunden subtrahieren – wenn Sie Stunden vom AZK abziehen möchten

   Nur mit dieser Einstellung wird die Lohnart bei der AZK-Berechnung berücksichtigt.

3. Druckoptionen konfigurieren: Wechseln Sie in der Lohnart auf den Reiter Lohn und aktivieren Sie die Option „Lohn nicht drucken bei Euro-Betrag = 0". Dadurch erscheint die Korrekturlohnart nicht auf der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters, sofern der Euro-Betrag 0 beträgt.

4. Korrektur beim Mitarbeiter erfassen: Öffnen Sie die Abrechnung oder Rückrechnung des betroffenen Mitarbeiters und fügen Sie die Korrekturlohnart über den Button „Neu" hinzu. Tragen Sie die entsprechenden Stundenwerte ein, um das AZK auf den korrekten Stand zu bringen.

Wichtiger Hinweis: Diese Variante passt das AZK ausschließlich in Payroll an. Die Werte in PDL bleiben unverändert. Ob eine solche manuelle Korrektur in Ihrem Fall rechtlich zulässig ist, klären Sie bitte vorab mit Ihrem Steuerberater.

Variante 2: Rückrechnung über PDL

Bei dieser Variante werden die Daten in PDL zurückgesetzt und erneut an Payroll übergeben. Dies stellt sicher, dass beide Systeme wieder übereinstimmende Werte enthalten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Abweichungszeitpunkt ermitteln: Prüfen Sie, seit wann die AZK-Werte in PDL und Payroll voneinander abweichen. Vergleichen Sie dazu die monatlichen AZK-Stände in beiden Systemen.

2. Stundenerfassung zurücksetzen: Setzen Sie die Stundenerfassung in PDL für alle betroffenen Monate (ab dem Zeitpunkt der ersten Abweichung) zurück.

3. Stunden neu ausweisen lassen: Lassen Sie die Stunden in PDL neu berechnen und ausweisen.

4. Daten erneut an Payroll übergeben: Übergeben Sie die korrigierten Daten erneut an Payroll, damit die Lohnabrechnung mit den aktualisierten Werten neu berechnet wird.

Nach der Neuübergabe sollten die AZK-Konten in beiden Programmen wieder identische Werte enthalten.

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