Informationen zu ZUGFeRD und XRechnung
ZUGFeRD und XRechnung sind standardisierte Formate für den elektronischen Rechnungsaustausch. Sie ermöglichen es, Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format zu erstellen und zu versenden, sodass diese automatisiert verarbeitet werden können.
Voraussetzungen
Stammdatenpflege: Stellen Sie sicher, dass Ihre Firmen- und Geschäftsstellenstammdaten (Name, Adresse, Bankverbindung sowie Informationen ZUGFeRD/XRechnung) in zvoove vollständig und korrekt hinterlegt sind.
Kundenstammdaten: Beim jeweiligen Kundenstammsatz müssen die Angaben zum Auftraggeber korrekt gepflegt sein..
Beim Format XRechnung: Leitweg-ID - Ihr Auftraggeber stellt Ihnen eine sogenannte Leitweg-ID zur Verfügung. Diese ID ist zwingend erforderlich und dient der eindeutigen Adressierung des Rechnungsempfängers.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Format beim Kunden hinterlegen
Navigieren Sie in zvoove zu Stammdaten > Kunden.
Öffnen Sie den gewünschten Kundenstammsatz.
Rufen Sie im Bereich Rechnungen und den Punkt E-Rechnung auf.
Wählen Sie das gewünschte Rechnungsformat z.B. X-Rechnung für diesen Kunden.
Beim Format XRechnung tragen Sie die vom Auftraggeber mitgeteilte Leitweg-ID in das entsprechende Feld ein.
Speichern Sie die Änderungen.
2. Rechnung generieren
Erstellen Sie wie gewohnt eine Rechnung über den Bereich Abrechnung > Faktur.
Wählen Sie den Zeitraum, für den die Rechnung erstellt werden soll.
Zusätzlich können Sie Ihre weiteren gewünschten Filter hinterlegen.
Prüfen Sie über den Button Vorschau, ob alle Daten korrekt ausgewiesen wurden.
Erstellen Sie über den Button Fakturieren die Rechnung.
Die Rechnung wird im hinterlegten E-Rechnungsformat erzeugt und im Versandbereich für den E-Mailversand vorbereitet.
3. Rechnung versenden
Im Anschluss können Sie die Rechnung über den Reiter Abrechnung > Rechnungsausgang > Versand per E-Mail versenden.
Wählen Sie hierfür die gewünschte Rechnung und versenden diese über den Button Versenden.
Ergebnis
Die Rechnung wird im gewünschten Format per Mail an den Kunden versendet.
ZUGFeRD: Die PDF-Rechnung wird inkl. der integrierten XML Datei per Mail versendet.
XRechnung: Die XML Datei wird einzeln per Mail versendet.