Abfindung an bereits ausgeschiedene Mitarbeiter auszahlen
Es kann vorkommen, dass Sie einem ehemaligen Mitarbeiter nachträglich eine Abfindung zahlen müssen – beispielsweise aufgrund eines Gerichtsurteils oder einer nachträglichen Vereinbarung. In diesem Fall müssen Sie den bereits ausgeschiedenen Mitarbeiter nicht erneut im Personalstamm anlegen. Stattdessen nutzen Sie die Funktion „Vortrag MA mit EGA nach Austritt".
EGA steht für Einmal gezahltes Arbeitsentgelt und bezeichnet einmalige Zahlungen wie Abfindungen, die nicht zum laufenden Gehalt gehören. Mit dieser Funktion wird der ehemalige Mitarbeiter temporär für den aktuellen Abrechnungsmonat vorgetragen, sodass die Abfindung korrekt abgerechnet werden kann.
Voraussetzungen
Bevor Sie die Abfindung abrechnen können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Sozialversicherungsdaten (SV-Daten): Die SV-Daten des Mitarbeiters müssen für das Abgeltungsjahr angelegt sein – also für das Jahr, in dem die Abfindung tatsächlich ausgezahlt wird. Es reicht nicht aus, wenn nur die Daten aus dem ursprünglichen Beschäftigungsjahr vorhanden sind.
- Lohnart korrekt konfiguriert: Die verwendete Lohnart muss unter „Code für Steuer" als „Einmalbezug Günstigerprüfung" eingestellt sein. Diese Einstellung ist erforderlich, damit die Abfindung korrekt in Zeile 10 der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen wird.
Hinweis: Die Günstigerprüfung selbst wird im Payroll-System nicht mehr durchgeführt. Die Konfiguration muss dennoch hinterlegt werden, da sie für die korrekte Zuordnung auf der Lohnsteuerbescheinigung notwendig ist.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Mitarbeiter für die Abrechnung vortragen
- Navigieren Sie zu Lohn → Abrechnung → Vortrag MA mit EGA nach Austritt.
- Klicken Sie auf den Button „Mitarbeiter hinzufügen".
- Es öffnet sich ein Fenster mit einer Liste aller ausgeschiedenen Mitarbeiter der vergangenen Jahre. Wählen Sie den betroffenen Mitarbeiter aus und bestätigen Sie die Auswahl mit „OK".
- Klicken Sie auf den Button „Vortrag starten", um den Mitarbeiter in den aktuellen Abrechnungsmonat zu übernehmen.
Wichtig: Sollten Fehlermeldungen erscheinen (z. B. wegen fehlender Sozialversicherungsdaten für das Abgeltungsjahr), beheben Sie diese zuerst und starten Sie den Vortrag anschließend erneut.
Schritt 2: Abfindung in die Abrechnung eintragen
- Navigieren Sie zu Lohn → Abrechnung → Bearbeiten.
- Wählen Sie den betroffenen Mitarbeiter aus der Liste aus.
- Klicken Sie in der Mitte des Fensters auf den Button „Neu" und wählen Sie die passende Lohnart für die Abfindung aus.
- Geben Sie den Abfindungsbetrag in das Feld „Betrag" ein.
- Führen Sie anschließend die Abrechnung wie gewohnt durch.
Wichtige Hinweise
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