Um in das Urlaubskonto des Mitarbeiters zu gelangen, öffnen Sie in zvoove für (Personaldienstleister) den jeweiligen Personalstamm und wechseln dann in "Lohn → Lohn/Gehalt → Urlaub".
Beachten Sie bitte, dass sich die nachstehende Beschreibung auf Mitarbeiter ohne Zuordnung eines Tarifvertrages (z. B. interne Mitarbeiter) bezieht. Setzen Sie den Tarifvertrag ein, wird der Urlaubsanspruch vom Tarifvertragsmodul automatisch errechnet. Einige Felder sind daher aufgrund des Automatismus bei Einsatz des Tarifvertragsmoduls nicht für Eingaben freigegeben.
Die Ansicht des Urlaubskontos ist in drei Bereiche unterteilt. Im oberen Teil geben Sie manuell den gesamten Jahresanspruch in Tagen ein (zwei Nachkommastellen). Dieser Wert wird von zvoove (für Personaldienstleister) automatisch im Feld Anspruch pro Monat durch 12 geteilt, so dass sich ein Monatsanspruch ergibt.
Unter den „Details“ wählen Sie dann aus, wie Sie während der Probezeit die Urlaubsgewährung halten wollen. Wenn in dem Feld „während Probezeit“ eingestellt wurde, das kein Anspruch bestehen soll, wird das Datum für den „Urlaub lfd. Jahr“ nicht mit dem Eintrittsdatum (z.B. 17.1.2024) bis zum aktuellen Tagesdatum dargestellt, sondern mit dem Datum, an dem die Probezeit ausläuft, z.B. der 16.4.2024 (Probezeitdauer 3 Monate). Die Probezeit können Sie zum einen als SYS im Firmenstamm unter „Zusätze → Lohn/Personal → Probezeit Personal“ festlegen, oder aber im Personalstamm selbst im Karteireiter „Kündigung“ hinterlegen.
Bitte beachten Sie, dass dies jedoch keinen Einfluss auf die Errechnung des Anspruches als solches hat!
zvoove (für Personaldienstleister) zeigt als Nächstes den Jahresanspruch vom 01.01. bzw. dem Eintrittsdatum bis zum aktuellen Tagesdatum, abhängig von der als Systemverwalter unter „Datei → Einstellungen → Optionen → Stundenerfassung/Abrechnung → Urlaub/Fehlzeiten“ gewählten Art (nach Urlaubsgesetz oder monatsgenau) an. Im nächsten Feld können Sie ggf. „Resturlaub aus Vorjahr“ eingeben (wird ab dem ersten automatischen Jahreswechsel errechnet). Unter „geplant“ werden zukünftige Urlaubstage aus der Vorplanung unten angezeigt. Unter „verbraucht“ werden die Tage, die mit einer entsprechend gekennzeichneten Lohnart bzw. Fehlzeit belegt sind, kumuliert. Die Abtragung des verbrauchten Urlaubs erfolgt nicht hier durch manuelle Eingabe, sondern durch Erfassung einer Fehlzeit für Urlaub, die wiederum mit einer entsprechenden Lohnart verknüpft sein muss.
Die eingetragenen Tage beim „Urlaub wegen Schwerbehinderung“ werden auf das Urlaubskonto addiert. Es erfolgt keine Prüfung auf eine vorliegende Behinderung. Des Weiteren wird dieser Wert bei dem Jahreswechsel entsprechend berücksichtigt, beim Vortrag Rest aus Vorjahr, sowie in dem entsprechenden Feld Urlaub bei Schwerbehinderung wieder eingetragen. In den Statistiken wird das Feld ebenfalls berücksichtigt. Im Folgenden werden nun „Fiktiver Resturlaub“ per aktuellem Tagesdatum sowie „Rest-Urlaub“ bis zum Jahresende angezeigt. Diese beiden Werte werden entsprechend dem verbrauchten Urlaub verändert bzw. errechnet. Der „fiktive Resturlaub“ und der „Resturlaub“ werden bis Jahresende um die Anzahl Tage automatisch gekürzt, wenn bei „Urlaub genommen bei Vorarbeitgeber“ ein entsprechender Wert eingetragen ist.
Feld „Urlaub genommen bei Vorarbeitgeber“: Wenn ein Mitarbeiter z.B. im Laufe des Jahres 2023 bei Ihnen angefangen hat, tragen Sie hier die Urlaubstage ein, die er von Ihnen nicht mehr zu bekommen hat, also durch Vorarbeitgeber oder anderweitig verbraucht sind. zvoove (für Personaldienstleister) nimmt dann beim Jahreswechsel 2024 folgende Berechnung für das Feld „Rest aus Vorjahr“ vor: Feld Anspruch pro Jahr (gesamt pro Jahr) – verbraucht – Urlaub genommen bei Vorarbeitgeber + Rest aus Vorjahr. Somit ergibt sich auf jeden Fall der richtige Anspruch aus dem Vorjahr. Anschließend wird „Urlaub genommen bei Vorarbeitgeber“ auf 0 gesetzt, da im Jahr 2023 derartiges ja nicht angefallen sein kann.
In der Vorplanung unter „Beantragt“ können Sie gleichzeitig bis zu 3 Zeiträume eingeben, für die der Mitarbeiter Urlaub beantragt hat. Die Option „genehmigt“ im Bereich „Beantragt“ bewirkt, wenn aktiviert, dass in der Fehlzeiterfassung und in der Stundenerfassung diese entsprechenden Tage reserviert werden. Jedoch ist diese Fehlzeit nicht mit einer erforderlichen Lohnart verknüpft, so dass hier durch den Bediener eingegriffen werden muss. Je nachdem, ob Sie unter „Datei → Einstellungen → Optionen → Stundenerfassung/Abrechnung → Urlaub/Fehlzeiten“ die Berechnung des verbrauchten Urlaubs aus der Stundenerfassung oder aus den Fehlzeiten eingestellt haben, müssen Sie entweder in der Fehlzeitenerfassung die Fehlzeit anpassen, oder aber in der Stundenerfassung an den entsprechenden Tagen manuell die passende Lohnart einfügen. In der Urlaubsmaske ist im Bereich „Beantragt“ eine Änderung des „Von“ und „Bis“- Datums nicht möglich, wenn die Option „genehmigt“ gesetzt wurde. Das Setzen bzw. Entfernen der Option „genehmigt“ erzeugt bzw. entfernt auch gleichzeitig den Eintrag der Fehlzeit U-.
Bei ausgeschiedenen Mitarbeitern wird in der Datumsanzeige „von-bis“ das Austrittsdatum angezeigt. Des Weiteren kann zur Ermittlung des Anspruchs bei Austritt ein alternatives Austrittsdatum eingetragen werden.
Wenn das Feld „Austritt am“ entsprechend gefüllt und mit „OK“ bestätigt wird, so öffnet sich eine Anzeige analog zur Urlaubsmaske, welche den Urlaub zum angegebenen alternativen Austritt berechnet. Durch diese Anzeige werden keinerlei Daten verändert, und die Ermittlung wird gemäß den Grundlagen der Urlaubsberechnung vorgenommen. Des Weiteren kann man sich in der Maske die Kündigungsfrist anzeigen lassen mit dem Button „Kündigungsfrist“. Nach Bestätigung mit „OK“ wird der Urlaubsanspruch zum ermittelten alternativen Austritt gemäß Kündigungsfrist angezeigt.
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