Stempelzeiten in zvoove PDL importieren

Elektronischen Zeiterfassung

Grundsätzlich ist es möglich erfasste Arbeitszeiten bzw. Stempelzeiten, aus einem externen elektronischen Zeiterfassungssystem zu importieren.

Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. den Abruf der Arbeitszeiten direkt vom Zeiterfassungsterminal, das beim Kunden genutzt wird (unterstützt werden die Terminals Timeboy und DataFox)

   • Terminals können auch von Ihnen bei uns erworben und im Kundenbetrieb installiert werden

2. den Import über verschiedene Dateiformate wie *.csv, *.txt oder *.xml

   • ist die gängigste Art des Stundenimports und wird hier detailliert beschrieben

3. der Import über unser zvoove Connect

   • setzen Sie sich dafür gerne mit Ihrem Sales Ansprechpartner in Verbindung

4. der Import über die zvoove WorkApp

   • setzen Sie sich dafür gerne mit Ihrem Sales Ansprechpartner in Verbindung
     

Import über Dateiformat

Die unter Möglichkeit 2 beschriebene Importmöglichkeit wollen wir hier nun genauer beschreiben, da Sie in der Praxis am häufigsten vorkommt.

Voraussetzung für eine Importmöglichkeit:

1. die Datei muss als *.csv, *.txt oder *.xml Datei vorliegen (ansonsten muss diese vor dem Import ggf. manuell angepasst werden)

2. die Datei muss einen klaren strukturierten Aufbau haben (entweder entspricht die Datei schon dem Aufbau unserer Standardformate oder Sie ist variabel aufgebaut)

3. die Datei darf Überschriften haben, aber keine abweichenden Informationen in den Zeilen der Arbeitszeiten. (Diese würden als Fehler ausgeworfen und ignoriert)

4. auf keinen Fall sollte es sich um ein umgewandeltes Lohnjournal oder Stundenbericht handeln, das z. B. von *.pdf zu *.csv konvertiert wurde. Hierbei kommt kein lesbares Format zustande.

Aufbau der Datei nach Standardformat:
Hier gibt es eine klare Datensatzbeschreibung für die Felder und Informationen, die wir dann genau in der Form benötigen. Eine entsprechende Beschreibung der möglichen Formate können Sie jederzeit bei uns anfordern.

Aufbau der Datei im variablen Format:
Hier ist es grundsätzlich egal, wie die Datei von den Feldern her aufgebaut ist, d. h. die Reihenfolge in der die Informationen geliefert werden ist variabel. Die Felder sollten nur durch ein eindeutiges Zeichen voneinander getrennt werden und das entsprechende Datenformat haben.

Grundsätzliche Informationen für den Import:

Für den Import brauchen wir mindestens folgende Informationen:

1. Personal- /Transpondernummer für die Zuordnung der Arbeitszeit zum Mitarbeiter

2. Datum

3. Kommen-Zeit

4. Gehen-Zeit
   

Dies könnte als Datei dann so aussehen:

• 123456;16.04.2026;08:05;16:45

• Trennzeichen der Felder ist hier das Semikolon, Datum und Uhrzeit wird im entsprechenden Format angegeben. Beim Datum wären neben den Punkt auch andere Trenner zwischen dd/mm/jjjj möglich. Bei der Uhrzeit jedoch muss hh zwingend mit einem Doppelpunkt von mm getrennt werden (auch wenn z. B. noch ss angegeben werden)

Optionale Angaben beim Import:

zusätzlich könnten noch folgende Informationen mit importiert werden, sofern diese über die Importdatei mitgeliefert würden

• Pause-Kommen

• Pause-Gehen

• Netto-Stunden (Angabe, wenn die Pausen nicht als Zeiten geliefert werden. Das System würde dann die Nettostunden mit der Stempelzeit vergleichen und automatisch eine Pause einfügen)

• Projektnummer
  
  

Vorgehensweise:

1. Senden Sie uns die Zeiterfassungsdatei zur Analyse an pdl@zvoove.com.

2. Teilen Sie uns ebenfalls mit, ob Sie Firebird, PostGres oder zvooveOne nutzen.

3. Teilen Sie uns mit, ob Sie die elektronische Zeiterfassung bereits nutzen und ob die aktuelle Version des zvooveTime-Dienstes installiert ist. (Diese muss auf dem Server installiert sein, wo auch alle anderen zvoove-Dienste laufen).

4. Wir analysieren und testen die Datei auf Richtigkeit und Importmöglichkeit.

5. Wir informieren Sie über das Analyseergebnis.

6. Wir vereinbaren einen Termin für die Einrichtung und Schulung der Vorgehensweise.

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