Damit das Programm im späteren Verlauf den Lohn für die Mitarbeiter korrekt ermitteln kann, müssen die Lohnarten entsprechend eingestellt werden. Die Einstellungsmöglichkeiten finden Sie unter "Datei/Stammdaten/Abrechnung/Lohnarten" und werden Ihnen nachfolgend erläutert:
Lohnart:
Lohnarten-Nummer, kann nicht verändert werden
Lohnart-Kürzel:
Lohnarten-Kürzel dienen der bessern Übersicht in den späteren Programmmodulen.
Bezeichnung :
Die Bezeichnung wird später ebenfalls in den weiteren Programmmodulen ausgegeben, so
dass Sie die Lohnart besser zuordnen können.
Fremdlohnart-Nummer:
Wenn Sie das Lohnprogramm eines Drittanbieters einsetzen, können die Lohnarten-Nummern in diesem anderen sein als im zvoove (für Gebäudedienstleister). Ist dies der Fall, sollten Sie diese Nummer in diesem Feld eintragen
Code für Berechnung:
In diesem Feld geben Sie die Berechnungsgrundlage der Lohnart an. Auf die zwei gängigsten
Berechnungsarten wird weiter unten noch detaillierter eingegangen.
Code für durschschn. Speicherung SP1/SP2:
In diesen Feldern entscheiden Sie, ob diese Lohnart zur Lohndurchschnittsbildung beiträgt oder nicht, wobei unter SP1 diese Lohnart für die Lohndurchschnittsbildung der Krankheit bzw. SP2 die des Urlaubs beiträgt.
Code für Sozialversicherung:
Dieses Feld hat für den Ablauf von zvoove (für Gebäudedienstleister) keine Bedeutung, beachten Sie aber die Bedeutung bei Einsatz unserer Lohnsoftware zvoove Payroll. Dann wird dieses Feld zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge herangezogen. In diesem Schlüssel ist die Beitragspflicht, die Beitragsfreiheit etc. angegeben. Für eine Lohnart, die als beitragsfrei gekennzeichnet ist werden keine Beiträge an die Sozialversicherung berechnet und abgeführt.
Auch dieses Feld ist enorm wichtig, denn es ist schon ein Unterschied, ob eine Lohnart sozialversicherungsfrei oder – pflichtig ist. Eine Besonderheit ist der „Geldwertvorteil", der z.B. bei privater Nutzung eines Firmen-PKW zum Tragen kommt. Hier wird die ausgewiesene Lohnart nicht geldmäßig bezahlt, sondern dient nur der Berechnung der Sozialversicherungsanteile darauf. Die eigentliche Bezahlung liegt ja bereits in der privaten Nutzung des Firmenwagens.
Code für Steuerung/Speicherung:
Dieses Feld hat für den Ablauf von zvoove (für Gebäudedienstleister) keine Bedeutung, beachten Sie aber die Bedeutung bei Einsatz unserer Lohnsoftware zvoove (Payroll). Dann werden in diesem Feld einige interne Steuerungsfunktionen vorgenommen.
0: Stundensummen speichern in Stunden.
Für Lohnarten, die auch mit ihrem Zeitanteil berücksichtigt werden sollen:
Die Summe aller Stunden aus dieser Lohnart wird im Lohnkonto unter „Stunden" aufgeführt.
1: Freiwillig PV AG-Anteilzuschuss
Zuschuss zur Pflegeversicherung, wenn der Mitarbeiter seine Beiträge privat bezahlt. (hier sind nicht Firmenzahler gemeint).
2: Lohnfortzahlung für bezahlte Fehlzeiten (zvoove)
Diese Schlüsselung hat im zvoove (für Gebäudedienstleister) keine Bedeutung.
3: Kurzarbeitergeld / Winterausfallgeld
Winterausfallgeld gibt es im zvoove Payroll nicht, aber die Speicherung heißt so. Gespeichert wird hier Kurzarbeitergeld.
4: Stunden nicht speicherbar
Alle Lohnarten, die nicht unter die anderen Regelungen fallen, werden mit diesem Code gespeichert, z.B. Zuschlagslohnarten wie Überstundenzuschläge.
5: Steuerfreie AG-Leistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln fallen hierunter, der Euro-Wert muss bescheinigt werden.
6: steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit
Steuerfrei gewährte VMA sind hier zu bescheinigen.
7: Fehltage
Bei Lohnarten zu bezahlten, unproduktiven Zeiten (Fehlzeiten), die im weiteren Sinne Lohn- bzw. Entgeltfortzahlung darstellen (nur bei Einsatz von zvoove (für Personaldienstleister) hat diese Schlüsselung eine Bedeutung).
8: Urlaubstage
Bei Lohnarten zu bezahlten, unproduktiven Zeiten (Fehlzeiten), die im weiteren Sinne Lohn- bzw. Entgeltfortzahlung darstellen (nur bei Einsatz von zvoove (für Personaldienstleister) hat diese Schlüsselung eine Bedeutung).
9: AG-Anteil VWL
Speicherung zur Bescheinigung auf der Abrechnung und im Lohnkonto, auf der Lohnsteuerbescheinigung gibt es kein eigenes Feld dazu.
10: Freiw. KV AG-Anteilzuschuss
Zuschuss zur Krankenversicherung, wenn der Mitarbeiter seine Beiträge privat bezahlt. (hier sind nicht Firmenzahler gemeint).
11: Weihnachtsgeld
keine gesonderte Speicherung auf der Lohnsteuerbescheinigung oder im Lohnkonto.
12: Pauschalbesteuerte AG-Leistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
Zuschuss des AG bei Fahrten mit dem eigenen PKW können mit 15% pauschal versteuert werden und müssen dann entsprechend bescheinigt werden.
13: Steuerfreie AG-Leistungen bei doppelter Haushaltsführung
Werden entsprechende Zuschüsse gewährt, müssen diese bescheinigt werden.
14: AG-Zuschuss z. Mutterschaftsgeld (Erstattung U2)
Nur bei Umlagepflicht darf dieser Eintrag erfolgen, anderenfalls muss Code 2 verwendet werden.
15: Aufstockungsbetrag (Altersteilzeit)
Der Aufstockungsbetrag muss bescheinigt werden.
16: Lohnfortzahlung (Erstattung U1)
Ist Ihr Betrieb umlagepflichtig, muss für die Lohnart „Krankheit Lohnfortzahlung" diese Schlüsselung vorgenommen werden, wenn auf der Krankenkassenliste die Erstattungen aus der Umlagekasse (U1) automatisch errechnet und in Abzug gebracht werden sollen.
Wichtig: Die Schlüsselungen 14 und 16 dürfen nicht verwendet werden, wenn Ihr Betrieb nicht umlagepflichtig ist!
17: Zukunftssicherung
z.B. Direktversicherung.
18: Urlaubstage für Abgeltung
Wird Urlaub abgegolten, muss dieses über eine eigene Lohnart erfolgen. Diese Lohnart muss mit dem Code 18 an dieser Stelle geschlüsselt sein, da sonst die abgegoltenen Urlaubstage nicht abgezogen werden und ein Rest auf der Abrechnung stehen bleiben würde.
19: Zusätzl. Aufstockungsbetrag (Altersteilzeit)
Der Aufstockungsbetrag muss bescheinigt werden.
20: Steuerfreie Beiträge AG an eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds
Steuerfreie Beträge des Arbeitgebers an eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds müssen wie folgt gehandhabt werden:
Damit die Beträge auf der Lohnsteuerkarte ausgewiesen werden, müssen Sie eine steuerfreie und sozialversicherungsfreie Lohnart anlegen, die Sie dem Mitarbeiter in der Abrechnung zuweisen. Ferner muss mit dem gleichen Betrag eine Abzugsart in der Abrechnung in Abzug gebracht werden, damit die Lohnart nicht versehentlich zur Auszahlung kommt. Hier ist also auch in den Stammdaten unter „Abzugsarten" eine neue Abzugsart zu definieren. Sind die Beträge monatlich gleich, bietet es sich an, die Lohnart und die Abzugsart im Personalstamm fest zu hinterlegen, damit sie beim Lohnvortrag automatisch berücksichtigt werden.
Die Lohnart, die dem Mitarbeiter gewährt wird, muss im Feld „Code für Steuerung/Speicherung ZWINGEND den Code 20 = Steuerfreie Beträge AG an eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds erhalten!
21: Urlaubsgeld
Kennzeichnen Sie die Lohnart Urlaubsgeld mit „21", so steht Ihnen der Betrag dieser Lohnart auf dem Ausdruck „Arbeitsbescheinigung" (zu finden über Kontakte aus der Personalübersicht, als Vorlage) für das Arbeitsamt zur Verfügung.
22: Doppelbesteuerungsabkommen
Für die Bescheinigung der Beträge wurde in den Lohnarten dieses Feld integriert. Ab wann der Mitarbeiter diese Lohnart erhält, müssen Sie manuell im Lohnprogramm selbst entscheiden. Ist diese Lohnart mit dem o. g. Kennzeichen geschlüsselt, dann wird der entsprechende Wert auf der Lohnsteuerbescheinigung gedruckt.
23: Urlaubstage für Abgeltung aus Tarif/zvoove (für Personaldienstleister)
Diese Schlüsselung hat im zvoove (für Gebäudedienstleister) keine Bedeutung, sondern nur beim Einsatz unserer Zeitarbeits-Software zvoove (für Personaldienstleister).
28:. Lohnfortzahlung Beschäftigungsverbot (Erstattung U2)
Diese Auswahl gibt es in Vorbereitung auf die elektronischen Meldungen der Erstattungsanträge.
29: Mahlzeit nach Sachbezugswert während berufl. Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellt
Wenn Sie die entsprechende Lohnart mit diesem Code versehen, wird der Buchstabe M auf der Lohnsteuerbescheinigung (Erstellung über zvoove Payroll) berücksichtigt. Auf den Lohnsteuerbescheinigungen mit Gültigkeit ab dem 01.01.2014 ist unter Nummer 2 "Großbuchstaben" zusätzlich folgendes zu bescheinigen: „M" ist grundsätzlich einzutragen, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer beruflichen Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer beruflichen doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine nach § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde. Die Eintragung hat unabhängig davon zu erfolgen, ob die Besteuerung der Mahlzeit nach § 8 Absatz 2 Satz 9 EStG unterbleibt, der Arbeitgeber die Mahlzeit individuell oder nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG pauschal besteuert hat. Im Übrigen sind für die Bescheinigung des Großbuchstaben „M" auch die Ausführungen des Einführungsschreibens zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1. Januar 2014 zu beachten.
30: Arbeitgeberfinanzierte betriebl. Altersvorsorge (§100 EstG BAV-Förderbetrag ab 2018)
Für die arbeitgeberfinanzierte bAV ab dem 01.01.2018 kann eine Lohnart mit dieser Schlüsselung angelegt werden. Mit dem Betriebsrentenstärkungsgesetz soll das Angebot einer betrieblichen Altersversorgung (bAV) vergrößert und dadurch ein höheres Versorgungsniveau erreicht werden.
Code für Gleitzeit Stunden:
Über diese Einstellungen können Sie Gleitzeitlohnarten entsprechend steuern. Sie können festlegen, ob die Lohnart die Stunden auf das Stundenkonto addieren oder subtrahieren soll.
Code für Steuer:
Dieses Feld hat für den Ablauf von zvoove (für Gebäudedienstleister) keine Bedeutung, beachten Sie aber die Bedeutung bei Einsatz unserer Lohnsoftware zvoove Payroll. Dann beinhaltet dieses Feld die steuerliche Behandlung dieser Lohnart. Je nach Einstellung wird diese Lohnart anders gerechnet. Eine Einmalzahlung wird mit der Jahrestabelle berechnet, wohingegen die Lohnsteuer bei einer "normalen" Lohnart wie z.B. Stundenlohn oder Gehalt üblicherweise nach der Monatstabelle errechnet wird außer bei Mitarbeitern, die nicht den ganzen Monat beschäftigt sind.
Ebenso gibt es hier Schlüssel zur Berechnung von Pauschalsteuern. Dieses Feld ist enorm wichtig und muss unbedingt richtig geschlüsselt sein.
Schließlich ist es ein großer Unterschied, ob eine Lohnart steuerfrei, steuerpflichtig oder pauschalversteuert wird. Bei Pauschalversteuerung ist darauf zu achten, ob der Arbeitgeber (AG) oder Arbeitnehmer (AN) die Pauschalsteuer zu tragen hat. Einen Einmalbezug stellen z.B. das Weihnachts- und Urlaubsgeld dar.
Gültig für Kennzeichen:
Bezahlter Urlaub, Krankheit und Feiertage werden im Programm genauso wie die produktiven Löhne über die Lohnarten gezahlt. Für Fehlzeiten gibt es im Programm entsprechenden Fehlzeitenkennzeichen. Diese Fehlzeitenkennzeichen können Sie einem Mitarbeiter zuordnen. Anhand der Kurzbezeichnung der Fehlzeit weiß das Programm, welche Lohnart für die Fehlzeit ausgewiesen werden muss. In diesem Feld muss das entsprechende Fehlzeitenkürzel eingetragen werden.
Hinweis: Achten Sie darauf, dass Sie die Fehlzeitenkürzel immer nur einer Lohnart zuordnen!
Autom. Kürzung bei Ein-/Austritt:
Hier besteht die Auswahl zwischen Nein bzw. Ja. Tritt ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin aus, wird der Monatsanspruch z.B. Gehalt auf die Anzahl der Steuertage umgerechnet. Diese Funktion bitte nur auf Betragslohnarten anwenden.
Zuschlag:
Diese Einstellung kommt bei allen Zuschlagslohnarten zum Tragen. Hier wird der entsprechende Zuschlag in Prozenten angegeben.
Steuerpflichtiger Anteil:
Dieses Feld hat für den Ablauf von zvoove (für Gebäudedienstleister) keine Bedeutung, beachten Sie aber die Bedeutung bei Einsatz unserer Lohnsoftware zvoove Payroll. In diesem Fall sind hier nur Eingaben erforderlich, wenn es sich um eine so genannte Mischlohnart handelt. Mischlohnarten sind teilweise steuer- und sozialversicherungspflichtig und teilweise steuer- und sozialversicherungsfrei. In diesem Feld werden die Anteile der Lohnart im Verhältnis ihrer steuerpflichtigen zu ihren steuerfreien Anteilen dargestellt, mit denen das Lohnprogramm rechnen muss.
Ein Beispiel ist hier ein Sonntagszuschlag in Höhe von 70%. Davon sind 50 % steuerfrei und die anderen 20 % sind steuerpflichtig. Dieses zieht ebenfalls Beitragspflicht in der gesetzlichen Sozialversicherung entsprechend der Beitragsgruppen nach sich.
Sachkonto:
Dieses Feld hat für den Ablauf von zvoove (für Gebäudedienstleister) keine Bedeutung, beachten Sie aber die Bedeutung bei Einsatz unserer Lohnsoftware zvoove Payroll. Dann dient dieses Feld der Zusammenfassung gleichartiger oder ähnlicher Lohnarten als eine Kostenart, die dann als Summe auf dem Buchungsbeleg erscheint und in die Finanzbuchhaltung gebucht wird. Wählen Sie für jede Lohnart eine Kostenart, unter der diese zusammengefasst werden soll. Eine ausführliche Beschreibung der Bedeutung von Kostenarten und des Buchungsbeleges finden Sie im entsprechenden Kapitel im Handbuch von zvoove Payroll.
Sachkonto für geringf. Beschäftigte:
In Verbindung mit der zvoove Payroll-Datenbankschnittstelle kann hier eine abweichende Kostenart für geringfügig Beschäftigte hinterlegt werden, falls die Lohnkosten für diesen Mitarbeiterbereich anders verbucht werden sollen.
Produktiv/unproduktiv:
Für die Auswertung DB I – Übersicht können Sie definieren, ob es sich um eine produktive oder unproduktive Lohnart handelt.
Folgelohnarten:
Über diesen Button im unteren Bereich können Sie entsprechende Folgelohnarten hinterlegen. Diese Folgelohnarten werden immer dann ausgewiesen, wenn die Hauptlohnart ebenfalls ausgewiesen wird. Beachten Sie dabei bitte, dass Folgelohnarten nur bei Lohnarten funktionieren, die nach Stunden bezahlt werden.
Des Weiteren haben Sie im unter Bereich über den gleichnamigen Button die Möglichkeit eine Lohnartenlisten auszudrucken.
Optionen
Im unteren Bereich der Maske befinden sich noch weitere Einstellungen.
Inkl. Fehlzeiten:
Setzen Sie dieses Kontrollkästchen dann aktiv, wenn Sie im Dienstplan/Bruttolohneditor für diese Lohnart bei wöchentlicher Ermittlung die Stundenanteile von Fehlzeiten in der Kalenderwoche mitberücksichtigen wollen. Beachten Sie, dass diese Einstellung nur dann sichtbar ist, wenn im Code für Berechnung ein Wert > 0 steht.
Beispiel: von Montag bis Donnerstag arbeitet der Mitarbeiter produktiv 33 Stunden, am Freitag ist ein Feiertag, der mit 7,5 Stunden bezahlt wird. Es sollen Überstunden auf Wochenarbeitszeit ermittelt werden. Ab 40 Wochenstunden gibt es Zuschlag. Ist also dieses Kennzeichen nicht gesetzt, geht die Stundenerfassung von 33 Stunden aus, daher keine Überstunden. Setzen Sie aber das Kennzeichen aktiv, wird von 40,5 Stunden ausgegangen (33 plus 7,5 aus Fehlzeit) und damit 0,5 Überstunden ermittelt.
Preis/Betrag mit Lohn aus Dienstplan überschreibbar:
Der Preis/Betrag einer Lohnart, die mit diesem Häkchen gekennzeichnet ist, darf im Dienstplan mit einem anderen Lohn / Pauschallohn überschrieben werden (siehe Optionen > Dienstplan)
Pauschale Lohnart: Weitere Lohnarten zulassen:
Diese Einstellung wird ebenfalls nur dann aktiv, wenn es sich bei der Lohnart um eine Betragslohnart handelt. Hierüber können Sie steuern, ob neben der Betragslohnart noch weitere zusätzliche Lohnarten (Leistungszulagen, Zuschläge usw.) ausgewiesen werden sollen.
für Gesamtstunden:
Auf der Lohndetailliste, die vor der Lohnübergabe je Mitarbeiter erstellt werden kann, wird eine Stundensumme des Monats gedruckt. zvoove (für Gebäudedienstleister) berücksichtigt für die Stundenzahl nur Lohnarten, die dieses Kennzeichen aktiv gesetzt haben. Des Weiteren wird in diversen Auswertungen auf dieses Kennzeichen zurückgegangen, wie z.B. in der DBI-Übersicht. Hier werden in der Spalte „Ist-Stunden" nur die Stunden der Lohnarten mitgezählt, wo dieses Häkchen gesetzt ist.
bei Monatswechsel aufteilen:
Diese Lohnart wird bei Monatswechsel aufgeteilt, also anteilsmäßig auf die beiden Monate aufgeteilt (bezieht sich auf wöchentliche Schlüsselungen)
Überschreiben der Lohnart durch einsatzbezogene Fehlzeit:
Im Dienstplan können einsatzbezogene Fehlzeiten für einen Mitarbeiter eingetragen werden.
Ist das Häkchen gesetzt, wird die Lohnart durch diese Fehlzeit überschrieben.
Wichtig: Achten Sie bitte darauf, dass Sie bei Zuschlagslohnarten diese Einstellung nicht aktivieren.
Fehlzeiten bei Std.-Grenzen berücksichtigen:
Wenn Sie im Personalstamm eine monatsbasierende Lohnart mit entsprechender Stundenbegrenzung angelegt haben und zusätzlich hierzu die mehrgeleisteten Stunden auf ein Gleitzeitkonto buchen, werden Stunden aus übergreifenden Fehlzeiten bei der Ermittlung der Stundengrenzen entsprechend berücksichtigt.
Negative Ausweisung erzeugen:
Die Beträge der Lohnart werden Negativ (mit Minus-Vorzeichen) ausgewiesen.
Nicht relevant für Urlaubsberechnung (halbe Tage):
Falls eine Lohnart am gleichen Tag ausgewiesen wird, wie eine Lohnart für Urlaubslohnfortzahlung, zieht zvoove (für Gebäudedienstleister) nur 0,5 Tage Urlaub für diesen Tag ab, weil es davon ausgeht, dass der Mitarbeiter in einem weiteren Objekt noch gearbeitet hat. Wenn Sie dies bei bestimmten Lohnarten nicht wünschen, setzen Sie bitte dieses Häkchen.
ACHTUNG: Dieses Häkchen darf nicht bei Lohnarten gesetzt werden, die Urlaubslohnarten darstellen, nur bei den „Nicht-Urlaubslohnarten".
Nur produktive Stunden in Gleitzeitkonto übernehmen:
Ist nur aktiv, wenn im „Code für Gleitzeitstunden" der Code 1 hinterlegt ist (sollte nur bei der Lohnart, die für den Gleitzeitaufbau zuständig ist, so eingestellt sein). Man kann dadurch einstellen, ob bei Überschreitung der Gleitzeitstundengrenze allein durch Fehlzeitenstunden auch die Stunden, die durch die Fehlzeiten angefallen sind, in das Gleitzeitkonto geschrieben werden sollen oder nicht.
Beispiel: Die Stundengrenze für die Gleitzeitberechnung liegt bei 140 Monatsstunden. Der Mitarbeiter hat allein durch Fehlzeitenstunden schon 140,40 Stunden sowie 23,40 Produktivstunden.
Wenn das Häkchen „Nur produktive Stunden in Gleitzeitkonto übernehmen" in der Lohnart „Gleitzeitkonto addieren" NICHT gesetzt ist, errechnet das Programm einen Gleitzeitaufbau von 23,80 Stunden (140,40 + 23,40 – 140). Wenn das Häkchen gesetzt ist, werden nur 23,40 Stunden in das Gleitzeitkonto geschrieben, da in diesem Fall nur die Produktivstunden, die über die Berechnungsgrenze hinaus anfallen, berücksichtigt werden.
Relevant für Auswertung Verdiensterhebung:
Über dieses Häkchen können Sie steuern, ob die Werte der Lohnart für die Hilfsliste Nr. 642 (vierteljährliche Verdiensterhebung) herangezogen werden sollen (Spalte Bruttoverdienst ohne Sonderzahlungen)
Hat Ihnen der Beitrag nicht weitergeholfen oder fehlen Ihnen Informationen? Dann schreiben Sie uns ein kurzes Feedback über Wissensdatenbank-Verbesserungswunsch, damit wir diesen Artikel verbessern können.