Schnittstelle zu PC-Rewe (ASCII)
Im Gegensatz zur Schnittstelle zu PC-Rewe(WIN) wird bei dieser Schnittstelle kein Zusatzprogramm/-paket benötigt. Aber auch hier müssen einige Einstellungen beachtet werden.
Aktivierung der Schnittstelle
In zvoove (für Gebäudedienstleister) muss die Schnittstelle zunächst unter dem Menüpunkt „Datei/Einstellungen/Optionen/Grundeinstellungen/Schnittstellen“ (als Bediener SYS) im Register „Fakturschnittstelle“ eingestellt werden.
Wenn der Schalter „Fibu Sammelübergabe aktiv“ nicht aktiviert ist, wird die Schnittstelle automatisch während des Fakturlaufs gefüllt. Ist dieser Schalter jedoch aktiviert, erfolgt keine automatische Übergabe der Daten in die Schnittstelle. Stattdessen muss der Anwender den Export durch den Menüpunkt „Abrechnung/Fibu-Übergabe/Sammelübergabe Finanzbuchhaltung“ anstoßen.
Dies kann zu jeder beliebigen Zeit (auch mehrfach im Monat) durchgeführt werden. Durch Auswahl eines Monats/Jahres und betätigen des Button „Übergabe starten“ werden alle Ausgangsrechnungen/Stornos/Gutschriften exportiert, die für den gewählten Monat noch nicht übergeben wurden.
Weitere Einstellungen werden unter der Registerkarte „DATEV-Schnittstelle Fibu“ durchgeführt:
Hier können Sie z.B. aktivieren, dass die Objektnummer in das Feld ‚Kostenträger’ an Datev übergeben werden soll.
Außerdem muss unbedingt ein Verrechnungskonto hinterlegt werden. Bei diesem Konto handelt es sich um einen durchlaufenden Posten, über das die Buchungen der Rechnungsausgänge gegen das Debitorenkonto und die Erlöskonten gebucht werden.
Dieses Konto muss in PC-REWE als Automatik-Konto angelegt werden.
Im Gegensatz dazu dürfen/müssen die eigentlichen Erlöskonten nicht als Automatik-Konten eingestellt sein, auch wenn Anwender das in Datev bisher so gewohnt waren. Die Erlösbuchungen werden nämlich gemäß der von DATEV vorgegebenen Schnittstellen-beschreibung mit dem Buchungsschlüssel 400 (bzw. 40) übergeben, der die Automatik der Steuerbuchungen außer Kraft setzt.
Wer mit unterschiedlichen Steuersätzen arbeitet, muss sogar pro Steuersatz ein eigenes Verrechnungskonto hinterlegen. Dies geschieht als Systemadministrator (Bediener SYS) über den Menüpunkt „Datei/Stammdaten/Stammdatentabellen/Allgemein/Steuersätze“.
Wenn der Schalter „Übergabe Bruttowerte je Kostenstelle“ aktiviert ist, wird der Bruttobetrag der Rechnung als Haben-Buchung übergeben. Andernfalls wird der Nettobetrag als Soll-Buchung und als Gegenkonto wird das Erlöskonto übergeben.
Darüber hinaus kann dort eingestellt werden, ob die Übergabe der Kostenstellen unterdrückt werden soll, ob auch Stammdaten und das Zahlungsziel übergeben werden sollen und ob das Buchungsdatum übergeben werden soll.
Außerdem muss ein Übergabepfad definiert werden, in den die Schnittstellendateien geschrieben werden. Dieser wird über den Menüpunkt „Datei/Einstellungen/Optionen/ Grundeinstellungen/Pfade“ (als Bediener SYS) im Register „Schnittstellenpfade“ eingestellt.
Dieser Pfad muss von allen PC´s im Netzwerk erreichbar sein und kann über einen Laufwerksbuchstaben oder als UNC-Pfad eingegeben bzw. ausgewählt werden.
Einstellungen im Firmenstamm
Neben diesen Einstellungen in den Optionen von zvoove (für Gebäudedienstleister) müssen auch noch Eingaben im Firmenstamm vorgenommen werden. Auch diese Eingaben können nur als Bediener SYS erfolgen. Wählen Sie dazu den Menüpunkt „Datei/Stammdaten/Firmenstruktur/Firma/Mandant“ und klicken dort auf den Button „Einstellungen/Zusätze“. Danach wählen Sie die Registerkarte „Schnittstelle“.
Hier muss die Mandanten- und Beraternummer von DATEV eingetragen werden.
Nachdem Sie diese Eintragungen vorgenommen haben, bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“.
Bitte klicken Sie dann auf den Button „Nummernkreise“, um zu prüfen, ob die Nummernkreise für die Finanzbuchhaltung korrekt sind. Bitte achten Sie darauf, dass die Nummernkreise für Debitoren und Kreditoren maximal eine Stelle mehr haben dürfen als die Sachkonten.
Verwendung von Kontonummern
An mehreren Stellen in zvoove (für Gebäudedienstleister) werden Kontonummern eingegeben bzw. vorgeschlagen. Diese müssen mit der Finanzbuchhaltung abgestimmt werden.
Stammdaten
- Unter dem Menüpunkt „Datei/Stammdaten/Leistungsarten“ werden die in zvoove (für Gebäudedienstleister) verwendeten Leistungsarten festgelegt. Hier muss für jede Leistungsart ein Erlöskonto vordefiniert werden. Außerdem kann ein zusätzliches Erlöskonto definiert werden, dass für Rechnungen nach §13b UstG (mehrwertsteuerfreie Rechnungen) verwendet wird.
- Unter dem Menüpunkt „Datei/Stammdaten/Artikel/Artikelgruppen“ werden Artikelgruppen angelegt. Zu jeder Artikelgruppe muss hier ein Erlöskonto definiert werden.
- Unter Menüpunkt „Datei/Stammdaten/Stammdatentabellen/Allgemein/Steuersätze“ können die Steuerschlüssel angelegt werden. Hier muss im Feld „MwSt.-Konto“ die korrekte Kontonummer für das Umsatzsteuerkonto hinterlegt werden. An dieser Stelle kann auch ein sog. „Additionswert zum Erlöskonto“ definiert werden. Diese Zahl würde zum vorgegebenen Erlöskonto hinzuaddiert (z.B. Erlöskonto 8400 und Additionswert 6 ergibt in der Schnittstellendatei das Buchungskonto 8406).
Hier sollte auch je Steuersatz ein Verrechnungskonto eingetragen werden, über das die Buchung abgewickelt wird.
- Im Auftrag unter „Leistungen“ wird zu jeder Leistungsposition ein Erlöskonto vorgeschlagen (aufgrund der Vorbelegung in den Stammdaten). Dieses kann hier jedoch abgeändert werden. Dabei ist zu beachten, dass auf diese Kontonummer noch ein möglicher Additionswert (aus den Stammdaten des Mehrwertsteuerschlüssels) hinzuaddiert wird. Das soll Mehrarbeit bei einer möglichen Mehrwertsteuererhöhung vermeiden. In dem Fall muss nämlich nicht in jedem Auftrag ein neues Erlöskonto eingegeben werden, sondern es wird ein anderer Additionswert hinzugerechnet.
Im Normalfall wird die Schnittstellendatei zur Übergabe der Fakturdaten von zvoove (für Gebäudedienstleister) an Datev automatisch im entsprechend eingestellten Ordner während des Fakturlaufs im Hintergrund erstellt.
Alternativ lässt sich in den Optionen einstellen, dass die sog. Sammelübergabe benutzt wird.
Damit wird während des Fakturlaufs keine Schnittstellendatei automatisch erzeugt.
Stattdessen muss der Anwender den Export durch den Menüpunkt „Abrechnung/Fibu-Übergabe/Sammelübergabe Finanzbuchhaltung“ anstoßen.
Dies kann zu jeder beliebigen Zeit (auch mehrfach im Monat) durchgeführt werden. Durch Auswahl eines Monats/Jahres und betätigen des Button „Übergabe starten“ werden alle Ausgangsrechnungen / Stornos / Gutschriften exportiert, die für den gewählten Monat noch nicht übergeben wurden.
Bei dieser Variante wird dringend empfohlen, vor der Ausführung der Sammelübergabe eine Datensicherung zu erstellen!
Nach dem Fakturlauf bzw. nach der Sammelübergabe befinden sich im eingestellten Schnittstellenordner 2 Dateien mit den Dateinamen DEMN_xxxx und BWMN_xxxx (wobei xxxx für die jeweilige Mandantennummer aus der Einstellung im Firmenstamm steht).
Beide Dateien müssen gesammelt an die Buchhaltung bzw. den Steuerberater weitergeleitet werden! In der Datei DEMN_xxx sind Stammdaten (Namen und Adressen) der Kunden enthalten. Die Datei BWMN_xxx enthält die eigentlichen Buchungsdaten.
WICHTIG: Damit verhindert wird, dass nach der nächsten Übergabe noch mal die schon übergebenen Dateien weitergegeben werden, sollten die Dateien nach Weitergabe an die Buchhaltung verschoben werden bzw. der Schnittstellenordner sollte umbenannt werden, damit bei der nächsten Übergabe ein leerer Ordner zur Verfügung steht.
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