Kann ich Geschäftspapier je Geschäftsstelle einbinden?

Geschäftspapier je Geschäftsstelle einbinden

In der Software können Sie für jede Geschäftsstelle ein eigenes Geschäftspapier (Briefpapier-Hintergrund) hinterlegen. So wird beispielsweise auf Rechnungen, Angeboten oder anderen Dokumenten automatisch das passende Briefpapier der jeweiligen Geschäftsstelle verwendet. Die folgende Anleitung beschreibt den gesamten Einrichtungsprozess Schritt für Schritt.

Voraussetzungen

• Sie benötigen Zugriff auf den Bediener SYS Administrator.

• Die Bilddateien für das Geschäftspapier müssen im Format .jpg vorliegen.

Schritt 1: Bilddatei im Geschäftsstellenstamm ablegen

1. Melden Sie sich als SYS Administrator an.

2. Navigieren Sie zu Datei → Stammdaten → Firmenstruktur → Geschäftsstellen.

3. Rufen Sie die gewünschte Geschäftsstelle auf.

4. Öffnen Sie den Bereich Formulare.

5. Wechseln Sie in den Reiter Dateien.

6. Klicken Sie auf Neu, um die Bilddatei des Geschäftspapiers (im Format .jpg) hochzuladen.

7. Vergeben Sie eine Textmarke für das Geschäftspapier (z. B. GP1).

   

ℹ️ Hinweis: Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Geschäftsstellen, die ein eigenes Geschäftspapier erhalten sollen. Vergeben Sie dabei jeweils eine eindeutige Textmarke.

Schritt 2: Druckmasken-Ordner und Datei Geschaeftspapier.dat ermitteln

1. Melden Sie sich als SYS Administrator an.

2. Navigieren Sie zu Datei → Einstellungen → Optionen → Dateimanagement → Pfade → Pfad Druckmasken.

3. Kopieren Sie den dort angezeigten Pfad.

4. Öffnen Sie den Windows Explorer und fügen Sie den kopierten Pfad in die Adressleiste ein.

5. Suchen Sie im Druckmasken-Ordner die vorhandene Datei Geschaeftspapier.dat.

Schritt 3: Textmarke in der Geschaeftspapier.dat hinterlegen

1. Öffnen Sie die Datei Geschaeftspapier.dat mit einem Texteditor (z. B. Windows Editor oder Notepad++).

2. Fügen Sie einen Eintrag für die in Schritt 1 vergebene Textmarke mit den folgenden Maßangaben hinzu:
   

   

Die Parameter haben folgende Bedeutung:

3. Speichern Sie die Datei und schließen Sie den Texteditor.

Optional Schritt 4: Geschäftspapier.dat mit den Geschäftsstellen verknüpfen

⚠️Hinweis: Sollten Sie für die unterschiedlichen Geschäftsstellen verschiedene Textmarken verwendet haben, benötigen Sie unterschiedliche Geschaeftspapier.dat-Dateien, welche mit der entsprechenden Geschäftsstelle verknüpft werden.

1. Um weitere Geschäftspapiere anzulegen, kopieren Sie die vorhandene Geschaeftspapier.dat.

2. Benennen Sie die Kopie wie gewünscht um z.B. Geschaeftspapier2.dat.

   

3. Diese muss dann im Anschluss in der Geschäftsstelle unter Formulare zugeordnet werden.

   • Melden Sie sich als SYS Administrator an.

   • Navigieren Sie zu Datei → Stammdaten → Firmenstruktur → Geschäftsstellen.

   • Rufen Sie die gewünschte Geschäftsstelle auf.

   • Öffnen Sie den Bereich Formulare.

   • Hinterlegen Sie dort die Bezeichnung der Geschäftspapier Druckdatei im Feld Geschäftspapier.

     

Ergebnis

Im Anschluss wird automatisch das in der angemeldeten Geschäftsstelle hinterlegte Geschäftspapier für die Erstellung von z.B. Rechnungen heran gezogen.

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