Organisationen können ihr zvoove Documents-System in mehrere Mandanten und Niederlassungen strukturieren, entsprechend ihrer realen Organisationsstruktur, wobei Dokumente und Benutzer entsprechend eingeschränkt werden. Dokumente, Benutzer und Konfiguration können einem bestimmten Mandanten oder einer bestimmten Niederlassung zugeordnet werden, sodass jeder Teil Ihrer Organisation nur das sieht, was für ihn relevant ist.
- Mandant — steht für eine Organisation oder juristische Einheit auf oberster Ebene.
- Niederlassung — steht für einen Standort innerhalb eines Mandanten.
zvoove Documents verwendet ein Mandantenmodell: Ein Mandant (z. B. „PeopleFirst Services GmbH“) hat eine oder mehrere Niederlassungen (z. B. „Berlin“, „München“). Dokumente werden immer einem Mandanten und einer Niederlassung zugewiesen. Die Dokumentensichtbarkeit für Benutzer wird über die Niederlassungszuordnung in Rollen gesteuert.
Mandanten
Mandanten werden während des Onboardings automatisch erstellt. Prüfen Sie sie hier und fügen Sie zusätzliche Mandanten hinzu, wenn Ihre Organisation sie benötigt — zum Beispiel, wenn Sie mehrere juristische Einheiten betreiben (Multi-Mandanten-Setup).
Standorte
Erstellen Sie Niederlassungen/Standorte innerhalb jedes Mandanten, indem Sie auf + Standort hinzufügen klicken. Geben Sie den Namen und die Niederlassungs-ID aus zvoove PDL/One ein.
Nach der Erstellung erscheint ein Standort unter ihrem Mandanten in der Liste und diesem kann man Rollen zugweisen sowie beim Hochladen oder Importieren von Dokumenten ausgewählt werden.