Muss ich die Lohnabrechnung monatlich ausdrucken und in Papierform für 10 Jahre aufbewahren?

Lohnabrechnungen aufbewahren – Ausdruck und Archivierung

Nein, ein monatlicher Ausdruck in Papierform ist nicht zwingend erforderlich. Die Software archiviert Ihre Lohnabrechnungen automatisch in digitaler Form.

Automatische PDF-Archivierung

Bei jedem Druck einer Lohnabrechnung wird automatisch ein PDF der Abrechnung erstellt. Dieses PDF wird – je nach Konfiguration Ihres Systems – an einem der folgenden Orte gespeichert:

Speicherort

Beschreibung

File-System

Die PDF-Datei wird als Archivdatei im Dateisystem Ihres Servers oder lokalen Rechners abgelegt.

DMS (Dokumenten-Management-System)

Die PDF-Datei wird in Ihrem DMS gespeichert – einem System zur zentralen, strukturierten Verwaltung von Dokumenten.

Voraussetzungen für den Verzicht auf Papierarchivierung

Sie können auf die Aufbewahrung in Papierform verzichten, wenn Sie folgende Voraussetzung erfüllen:

Regelmäßige Datensicherungen: Stellen Sie durch regelmäßige Backups sicher, dass die archivierten PDF-Dateien auch nach 10 Jahren noch verfügbar sind.

Solange die Datensicherung gewährleistet ist, können die Lohnabrechnungen bei Bedarf jederzeit nachträglich erneut gedruckt werden.

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