Offene Posten in zvoove PDL ausbuchen

Offene Posten (OP) sind unbezahlte Rechnungen oder Gutschriften, die in der Debitorenbuchhaltung (Kundenbuchhaltung) noch als ausstehend geführt werden. Das Ausbuchen eines offenen Postens bedeutet, dass eine Zahlung zugeordnet oder ein Betrag anderweitig ausgeglichen wird – der Posten gilt danach als erledigt.

In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie offene Posten in zvoove PDL korrekt ausbuchen. Es werden zwei Varianten beschrieben:

Variante 1: Ausbuchen über einen Zahlungseingang (vollständige Zahlung)
Variante 2: Teilzahlung verbuchen

Variante 1: Offene Posten über Zahlungseingang ausbuchen

Nutzen Sie diese Variante, wenn ein Kunde eine Rechnung vollständig bezahlt hat und Sie den Zahlungseingang verbuchen möchten.

Schritt 1: OP-Verwaltung öffnen

Navigieren Sie im Hauptmenü zu Abrechnung > Offene Posten.

Im oberen Bereich des Fensters befinden sich verschiedene Filter- und Suchoptionen. Zunächst werden Ihnen im mittleren Bereich alle offenen Posten – unabhängig vom Kunden – angezeigt.

Über die folgenden Felder können Sie die Anzeige eingrenzen:

Filteroption

Beschreibung

Kunden-Nr.

Doppelklicken Sie auf das Feld oder klicken Sie auf das graue Kästchen daneben, um einen bestimmten Kunden auszuwählen und nur dessen offene Posten anzuzeigen.

Rechnung-Nr.

Geben Sie eine Rechnungsnummer manuell ein, um gezielt nach dem offenen Posten einer bestimmten Rechnung zu suchen.

Stichtag

Wenn Sie ein Datum eingeben, werden nur offene Posten angezeigt, deren Fälligkeitsdatum auf oder vor diesem Stichtag liegt. Dies eignet sich zur einfachen Liquiditätsplanung, um zu sehen, welche Gelder voraussichtlich bis zu diesem Datum eingehen.

Fällig in Tagen

Filtert die Anzeige auf Rechnungspositionen, die innerhalb einer bestimmten Tagesfrist fällig werden.

Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, erscheinen in der Bildmitte die entsprechenden offenen Posten.

Schritt 2: Betrag prüfen

Vergleichen Sie den eingegangenen Zahlungsbetrag mit dem Rechnungsbetrag. Bei einer vollständigen Zahlung wird der offene Posten komplett ausgeglichen.

⚠️Hinweis

Sollte Ihr Kunde mehrere Rechnungen gemeinsam beglichen haben, können Sie die Summe der Posten wie folgt anzeigen lassen:

Mehrere Positionen auswählen: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie mit der linken Maustaste nacheinander auf die gewünschten Positionen.
Summe der markierten OPs anzeigen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl. Im erscheinenden Kontextmenü wird die Gesamtsumme der markierten offenen Posten angezeigt.

Schritt 3: Buchung erfassen

Wählen Sie den gewünschten offenen Posten (Debitor/Kunde) aus. Klicken Sie hierzu mit der linken Maustaste auf die gewünschte Position.
Klicken Sie unten auf Buchen.
Geben Sie das Eingangsdatum (Datum des Zahlungseingangs) und den Betrag ein.
Bestätigen Sie die Eingaben über Einzahlung bestätigen.
Sollte der Kunde mehrere offene Posten haben, wählen Sie im Anschluss den offenen Posten, welcher ausgeglichen werden soll, aus und bestätigen Sie dies über Offenen Posten ausgleichen.
- Es besteht die Möglichkeit hier nacheinander mehrere offene Posten ausgleichen. Wählen Sie hierfür immer wieder den gewünschten Posten und dann Offenen Posten ausgleichen.

Ergebnis

Der offene Posten wird nun als ausgeglichen markiert und verschwindet aus der OP-Liste.

Variante 2: Teilzahlung verbuchen

Hat ein Kunde nur einen Teilbetrag gezahlt, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie die OP-Verwaltung und filtern Sie die offenen Posten wie in Variante 1 beschrieben.
Wählen Sie den offenen Posten aus, welcher zum Teil gezahlt wurde und klicken Sie auf Buchen.
Im folgenden Fenster tragen Sie den tatsächlich erhaltenen Betrag ein – nicht den vollen Rechnungsbetrag.
Bestätigen Sie die Buchung mit Einzahlung bestätigen.
Sollte der Kunde mehrere offene Posten haben, wählen Sie im Anschluss den offenen Posten, welcher ausgeglichen werden soll, aus und bestätigen Sie dies über Offenen Posten ausgleichen.
- Es besteht die Möglichkeit hier nacheinander mehrere offene Posten ausgleichen. Wählen Sie hierfür immer wieder den gewünschten Posten und dann Offenen Posten ausgleichen.
Wenn der eingezahlte Betrag bzw. der Restbetrag aus der Einzahlung nicht für die gesamte Rechnungssumme ausreicht erscheint eine Abfrage, wie mit dem Restbetrag verfahren werden soll:
- Restbetrag als neuen OP ausweisen - Restbetrag bleibt in den offenen Posten bestehen und kann angemahnt werden.
- Restbetrag ist gleich Skonto - Restbetrag wird als Skonto ausgebucht und der offene Posten wird nicht mehr angezeigt.

Ergebnis

Je nach Auswahl wird der verbleibende Restbetrag als offener Posten weiter angezeigt und kann zu einem späteren Zeitpunkt ausgeglichen werden oder wird als Skontobetrag verbucht und nicht mehr in den offenen Posten angezeigt.