Warum wird auf der Abrechnung eine falsche Steuerklasse angezeigt?

Änderungen an steuerlichen Merkmalen – wie etwa der Steuerklasse – werden dem Arbeitgeber über die sogenannte ELStAM-Monatsliste mitgeteilt. ELStAM steht für Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale und umfasst alle steuerlichen Daten, die für die Lohnabrechnung relevant sind (z. B. Steuerklasse, Freibeträge, Kirchensteuermerkmal).

Das Finanzamt stellt diese Liste dem Arbeitgeber monatlich zur Verfügung. Wenn auf der Abrechnung eine falsche Steuerklasse erscheint, liegt das häufig daran, dass die Änderung noch nicht über die Monatsliste übermittelt wurde oder vom Arbeitgeber noch nicht verarbeitet werden konnte.

Welche Änderungen werden über die Monatsliste zurückgemeldet?

Änderung der Steuerklasse (z. B. durch Heirat, Scheidung oder Antrag auf Steuerklassenwechsel)
Änderung der Kinderfreibeträge und Freibeträge
Änderung der Kirchensteuer (z. B. durch Kircheneintritt oder -austritt)

Die wichtigsten Details zur Monatsliste im Überblick

Merkmal

Beschreibung

Zweck

Der Arbeitgeber wird über Änderungen informiert, die sich auf die Lohnabrechnung auswirken (z. B. Heirat, Kinderfreibeträge oder Konfessionswechsel).

Zeitpunkt

Die Liste für einen bestimmten Monat (z. B. Mai) steht in der Regel Anfang des nächsten Monats (Anfang Juni) zum Abruf bereit.

Zugriff

Arbeitgeber können die Daten über die offizielle Plattform ELSTER oder über ihre Lohnabrechnungssoftware abrufen.

Abruffrist

Die Listen bleiben fortlaufend nummeriert bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres abrufbar.

Was können Sie tun, wenn die Steuerklasse falsch ist?

Je nach Ursache gibt es zwei Lösungswege: Entweder liegt die Änderung beim Finanzamt noch nicht vor, oder die Steuerkarte in der Software enthält einen fehlerhaften Eintrag.

Schritt 1: Zeitpunkt der Änderung prüfen

Liegt die Änderung (z. B. Heirat) erst kurze Zeit zurück, kann es sein, dass die aktuelle Monatsliste die Änderung noch nicht enthält. In diesem Fall wird die neue Steuerklasse voraussichtlich mit der nächsten Monatsliste übermittelt.

Schritt 2: Mitarbeiter an das Finanzamt verweisen

Falls die Änderung auch nach längerer Zeit nicht übernommen wird, sollte sich der Mitarbeiter an sein zuständiges Finanzamt wenden. So kann sichergestellt werden, dass die korrekten Daten im ELStAM-System hinterlegt und zur Verfügung gestellt werden.

Schritt 3: Falsche Steuerklasse in der Steuerkarte korrigieren

Wenn in der Steuerkarte innerhalb der Software eine falsche Steuerklasse eingetragen ist, können Sie den fehlerhaften Eintrag manuell korrigieren:

Öffnen Sie die Steuerkarte des betroffenen Mitarbeiters.
Markieren Sie die Zeile mit der fehlerhaften Steuerklasse.
Löschen Sie die Zeile mit der Tastenkombination Strg + Entf.
Legen Sie anschließend einen neuen, manuellen Datensatz mit der korrekten Steuerklasse an.

Wichtig: Wenn Sie einen manuellen Datensatz anlegen, lassen Sie sich vom Mitarbeiter unbedingt eine Bescheinigung über die korrekte Steuerklasse vorlegen (z. B. vom Finanzamt). So stellen Sie sicher, dass die Abrechnung auf Grundlage geprüfter Daten erfolgt.