Das Kassenbuch ist ein Zusatzmodul zum Programmpaket zvoove (für Gebäudedienstleister), welches nur nach entsprechender Freischaltung genutzt werden kann.
Berechtigungen
Die Berechtigungen für das Kassenbuch müssen über "Datei/Stammdaten/Firmenstruktur/Bediener/Bediener" in der “Rechteverwaltung” für den entsprechenden Bediener aktiviert werden.
Folgende Berechtigungen existieren für das Kassenbuch:
Kassenbuch
Ist die Berechtigung gesetzt (standardmäßig nicht aktiv), kann der Menüpunkt Kassenbuch
unter Abrechnung angesteuert und bedient werden.
FIBU-Export
Ist die Berechtigung gesetzt (standardmäßig nicht aktiv), kann eine Übergabe mit dem gleichnamigen Menüpunkt unter "Abrechnung/Kassenbuch/Kassenbuch" vorgenommen
werden.
Kassenabschluss
Ist die Berechtigung gesetzt (standardmäßig nicht aktiv), kann ein Kassenabschluss
mit dem gleichnamigen Menüpunkt unter "Abrechnung/Kassenbuch/Kassenbuch" vorgenommen werden.
Buchungen löschen
Ist die Berechtigung gesetzt (standardmäßig nicht aktiv), können im Kassenbuch Buchungen
wieder gelöscht werden.
Stammdatentabelle
Ist die Freischaltung „Kassenbuch“ aktiv, so finden Sie unter "Datei/Stammdaten/Stammdatentabellen/Kassenbuch" folgende Stammdatentabellen:
Kassen
Hier werden die notwendigen Daten für eine Kasse erfasst.
Da hier direkt eine Kontozuordnung erfolgen muss, sollte zuerst die Stammtabelle Konten
gepflegt werden.
Eine Kasse kann einer Geschäftsstelle zugeordnet werden. Die Angabe einer Geschäftsstelle ist jedoch nicht Pflicht.
Startdatum und Anfangsbestand können so lange geändert werden, bis die erste Buchung (außer der Anfangsbestands-Buchung) erfasst worden ist.
Bei der Belegnummer kann angegeben werden, ob diese jedes Jahr von Neuem beginnt oder jahresübergreifend hochgezählt wird. Es muss ein Startwert vergeben werden. Die erste Buchung erhält diesen Wert. Alle weiteren Buchungen erhalten den Wert der letzten Buchung
+ 1. Hier spielt die Angabe Startwert dann keine Rolle mehr. Als Platzhalter sind erlaubt: JJJJ = Jahr (4-stellig), JJ (2-stellig). Die Angabe des Jahres ist sinnvoll, wenn die Option Startwert pro Jahr aktiv ist.
Beispiel: Startwert = 50JJJJ001
Die Belegnummern beginnen im Jahr 2015 mit 502015001, 502015002…
Die Belegnummern beginnen im Jahr 2016 mit 502016001, 502016002…
Eine Möglichkeit den Wert mitten in der Zahl hochzuzählen und dann das Jahr anzuhängen gibt es nicht, ein Startwert wie z. B. 800JJJJ würde immer 8002016, 8002017… gezählt werden.
Ist die Option Eingabe sperren gesetzt, kann bei der Erfassung einer Buchung kein Einfluss auf die Vergabe der Belegnummer mehr genommen werden.
Konten
Hier werden die Kassenkonten hinterlegt. Dieser Schritt muss vor der Anlage der Kassen erfolgen, da das Konto in der Kasse gewählt werden muss.
Pflichtangaben sind Konto und Bezeichnung.
Es besteht die Möglichkeit, Werte zur Vorbelegung für die spätere Verbuchung vorzugeben.
Diese sind jedoch optional. Zudem können die Eingabe von Steuerschlüssel und Kostenstelle gesperrt, sowie als Pflichtfelder deklariert werden.
Ebenso kann die Buchungsart (Ausgabe oder Einnahme) optional vorbelegt werden.
Die Konten sind sichtbar in allen Geschäftsstellen. Über den Button Sichtbarkeit kann das Konto jedoch explizit für unterschiedliche Geschäftsstellen sichtbar/unsichtbar gemacht
werden.
Buchungstexte
Hier kann die Vorschlagdatenmenge für Buchungstexte hinterlegt werden. Die Buchungstexte können in allen Kassen abgerufen werden.
Optionen
Als Bediener SYS-Admin können folgende optionale Einstellungen unter "Datei/Einstellungen/Optionen/Zusatzmodule/Kassenbuch" gemacht werden:
Pflicht zur Hinterlegung von mindestens einer Datei pro Beleg
Durch diese Option kann aktiviert werden, dass bei jeder Buchung mind. eine externe Datei
hinterlegt werden muss. Wenn die Option aktiv ist, wird ein Monatsabschluss verweigert, wenn es Buchungen gibt, zu denen keine Datei hinterlegt worden ist. Ebenfalls ist eine Übergabe von Buchungen an die FIBU dann nicht möglich.
Zugelassene Dateiendungen
Anhand von Dateiendungen kann definiert werden, welche Dateitypen zu einem Beleg hinterlegt werden dürfen (z. B. nur PDF-Dateien). Standard=leer=Alle Dateitypen.
Kassen fremder Geschäftsstellen nur schreibgeschützt anzeigen
Durch eine weitere Option kann eingestellt werden, dass Kassen fremder Geschäftsstellen nur schreibgeschützt angezeigt werden. Dies hat dann zur Folge, dass bei den entsprechenden Kassenbüchern die Button „Neu“, „Bearbeiten“ und „Löschen“ deaktiviert sind.
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