Wenn bei ausländischen Mitarbeitern die Kinder noch im Ausland leben, wie trage ich sie ein? Wenn keine Geburtsurkunde vorgelegt wird, was soll ich tun?

Kinder im Ausland bei ausländischen Mitarbeitern erfassen

Dieser Artikel erklärt, wie Sie Kinder ausländischer Mitarbeiter in der Software erfassen, wenn diese Kinder noch im Ausland leben. Außerdem erfahren Sie, welche Nachweise erforderlich sind und wie Sie vorgehen, wenn keine Geburtsurkunde vorliegt.

Werden Kinder im Ausland steuerlich berücksichtigt?

Ja. Kinder werden unabhängig von ihrem Wohnort berücksichtigt. Voraussetzung ist, dass Sie eine Abfrage über DaBPV (Digitale Abfrage der Bescheinigung bei der Bundeszentrale für Steuern) durchführen – genau wie bei jedem anderen Mitarbeiter auch.

Was tun, wenn über DaBPV kein Kind zurückgemeldet wird?

Wenn ein Kind bei der Geburt keine deutsche Steuer-ID erhalten hat, wird es bei der DaBPV-Abfrage möglicherweise nicht zurückgemeldet. In diesem Fall können Sie einen manuellen Datensatz in DaBPV anlegen. Dieser überschreibt die automatische Rückmeldung.

Welche Nachweise dafür erforderlich sind, hängt vom Zeitraum ab:

• Vor 2025: Es genügt eine sogenannte Selbstauskunft. Das bedeutet, der Mitarbeiter bestätigt die Angaben zu seinen Kindern selbst – beispielsweise durch eine schriftliche Erklärung.

• Ab 2025: Eine Selbstauskunft allein reicht nicht mehr aus. Es müssen offizielle Nachweise vorgelegt werden (z. B. eine Geburtsurkunde oder eine amtliche Meldebescheinigung). Die Abfrage und Erfassung erfolgt über DaBPV.

Empfohlene Vorgehensweise

1. Fragen Sie den Mitarbeiter über DaBPV ab.

2. Prüfen Sie, ob die Kinder in der Rückmeldung enthalten sind.

3. Falls Kinder fehlen oder die Rückmeldung nicht korrekt ist: Legen Sie einen manuellen Datensatz in DaBPV an.

4. Bitten Sie den Mitarbeiter um einen geeigneten Nachweis, z. B.:

   • Geburtsurkunde (auch in ausländischer Fassung)

   • Amtliche Meldebescheinigung

   • Sonstige offizielle Dokumente, die die Existenz und das Verwandtschaftsverhältnis belegen

5. Bewahren Sie alle eingereichten Nachweise und Erklärungen sorgfältig in der Personalakte auf, damit Sie für eine spätere Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung vorbereitet sind.

Was tun, wenn keine Geburtsurkunde vorgelegt werden kann?

Wenn der Mitarbeiter keine Geburtsurkunde beschaffen kann, prüfen Sie folgende Alternativen:

• Vor 2025: Eine schriftliche Selbstauskunft des Mitarbeiters ist vorübergehend ausreichend.

• Ab 2025: Bitten Sie den Mitarbeiter, eine amtliche Meldebescheinigung oder ein vergleichbares offizielles Dokument aus dem Herkunftsland zu besorgen. Eine Selbstauskunft allein genügt nicht mehr.

Übersicht: Selbstauskunft vs. offizieller Nachweis

Wichtig: Auch wenn vor 2025 eine Selbstauskunft genügt hat, sollten Sie Mitarbeiter frühzeitig darum bitten, offizielle Nachweise zu beschaffen. So vermeiden Sie Probleme bei einer späteren Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung.