Wie erhalte ich Vermittlungsvorschläge der Bundesagentur für Arbeit in Cockpit?

Diese Funktionalität ist Bestandteil der umfassenden Integration mit der Bundesagentur für Arbeit (BA). Die BA bietet einen manuellen Service an, bei dem sie geeignete Kandidaten als Vermittlungsvorschläge kennzeichnet und diese im Namen der Arbeitgeber (Cockpit-Kunden) weiterleitet. Die Kandidaten selbst werden darüber nicht informiert.

Aus diesem Grund werden diese Personen nicht als Bewerbungen oder Matches verarbeitet, sondern automatisch als Leads in Cockpit angelegt. Dadurch können Recruiter die Kandidaten proaktiv kontaktieren und bei Bedarf fehlende Kontaktdaten ergänzen.

Aktivierung der Funktionalität

Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert und muss von einem Cockpit Administrator manuell aktiviert werden. Dies geschieht über den BA Einstellungen in der Verwaltung.

Sie aktivieren die Checkbox in der blauen Textleiste:

„Mit dieser Option legen Sie fest, ob Kandidaten, die über die Bundesagentur für Arbeit eine Bewerbung einreichen, automatisch in Cockpit importiert werden.“

Wichtig:

Erst nachdem diese Einstellung aktiviert wurde, beginnt das System mit dem Abrufen der Vermittlungsvorschläge
Die Funktionalität ist Bestandteil des umfassenden BA-Moduls und ist nur bei erfolgreichen Konfigurierung möglich

Funktionale Beschreibung

Das Abrufen von den Vermittlungsvorschlägen erfolgt über ein Polling-Prozess, bei dem Cockpit alle 10 Minuten die BA-API abruft, um neue Kandidaten zu importieren. Es werden nur Kandidaten aus aktiven Veröffentlichung bei der Bundesagentur für Arbeit verarbeitet.

Jeder Kandidat wird in Cockpit als Lead (in dem neuen gleichnamigen Modul) mit folgenden Pflichtfeldern angelegt:

Name
Adresse

Weitere Informationen, wie E-Mail Adresse, Telefonnummer oder ein ggf. vorhandenes CV-Dokument, sind optional. Der Kandidat wird auch dann registriert, wenn diese Angaben fehlen.

Beim Anlegen eines Leads werden automatisch die folgenden Felder befüllt:

Anbieter: Bundesagentur für Arbeit
Kampagnenname: Name der zugehörigen BA-Veröffentlichung (ohne Link)
Herkunft: BA Vermittlungsvorschläge
Eigentümer: derselbe Cockpit Benutzer, wie der Eigentümer der Veröffentlichung

Die Leads folgen der bestehenden „as-is“ Funktionalität von Cockpit:

Sichtbarkeit auf der Lead-Übersichtsseite
Status: zu prüfen
Automatische Bereinigung nach 30 Tagen
Protokollierung im Aktivitätenlog

Weitere Hinweise:

Wenn ein CV-Dokument mitgeliefert wurde, wird dieses im Lead angezeigt
Der Titel des Kampagnennamens wird in der Filterung verkürzt dargestellt
Lead werden nicht doppelt importiert
- Wurde ein Lead / Vermittlungsvorschlag zuvor gelöscht, wird er ebenfalls nicht erneut angelegt
Vermittlungsvorschläge können weiterhin angelegt werden, auch wenn der der Veröffentlichung zugeordnete Benutzer inzwischen deaktiviert wurde.

Prozessübersicht

Stellenausschreibung: Die Veröffentlichung wird über Cockpit bei der BA veröffentlicht
Kandidatenvorschlag: Die BA sendet manuell geeignete Kandidaten als Vermittvorschlag über eine gesicherte Anbindung
Lead-Erstellung: Cockpit erstellt automatisch einen Lead bei der zugehörigen Veröffentlichung
Recruiter-Aktion: Der Recruit erhält eine Benachrichtigung und kann den Kandidaten bearbeiten und die Daten ergänzen.

Szenario	Erklärung
Kandidat bewirbt sich über die BA	Neue Bewerbung erscheint automatisch bei der Veröffentlichung in Cockpit.
Daten sind unvollständig	Die Bewerbung wird mit den vorhandenen Daten angelegt, der Cockpit Recruiter kann die fehlenden Informationen nachfordern.
Fehler in der Anbindung	Im Logbuch erscheint eine Fehlermeldung: der Support kann Details einsehen.

Wichtige Hinweise

Nur betreute Vakanzen kommen hierfür in Frage
Das Zertifikat muss mit der Option zum Empfang von Leads korrekt konfiguriert sein
Der Support kann bei Fehlern oder fehlenden Angaben die Logs einsehen
BA-API:
- Kandidaten werden über die BA-API auf Basis aktiver Veröffentlichungen abgerufen.
Polling-Prozess
- Intervall: alle 10 Minuten
- Kandidaten werden auf Basis des Veröffentlichungs-Dateinamens abgerufen
- Das System ist skalierbar und kann große Mengen an Kandidaten gleichzeitig verarbeiten (bis zu 100.000 Leads)
Protokollierung & Alarmierung
- Es ist Seq-Logging verfügbar
- Bleiben neue Daten aus, wird ein Alert generiert

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