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title: Wie erstelle ich in zvoove (für Personaldienstleister) eine freie Gutschrift?
description: Erklärt, wie Sie über die Eingabemaske eine freie, nicht an eine bestehende Rechnung gebundene Gutschrift für einen Kunden erstellen.
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# Wie erstelle ich in zvoove (für Personaldienstleister) eine freie Gutschrift?

## Freie Gutschrift erstellen in zvoove (für Personaldienstleister)

Eine **freie Gutschrift** ist eine manuell erstellte Gutschrift, die nicht direkt mit einer bestehenden Rechnung verknüpft ist. Sie dient dazu, einem Kunden einen Betrag gutzuschreiben – beispielsweise bei nachträglichen Korrekturen oder Kulanzfällen.

### Schritt 1: Eingabemaske öffnen

Navigieren Sie zu **Abrechnung → Fakturieren → Freie Gutschrift**, um die Eingabemaske zu öffnen:

![](https://go.zvoove.com/hs-fs/hubfs/grafik-png-Aug-08-2024-08-59-11-0850-AM.png?width=502&height=616&name=grafik-png-Aug-08-2024-08-59-11-0850-AM.png)

### Schritt 2: Eingabefelder ausfüllen

Füllen Sie die folgenden Felder in der Eingabemaske aus. Pflichtfelder sind entsprechend gekennzeichnet:

Feld

Beschreibung

**Kundennr.**

***Pflichtfeld:*** Wählen Sie über das Auswahlfeld den gewünschten Kunden aus der Liste aus.

**Ansprechpartner**

Wird automatisch gefüllt, wenn im Ansprechpartnerstamm ein Hauptempfänger für Rechnungen hinterlegt ist.

**Rechnungsnummer**

Wird automatisch aus dem Nummernkreis der AÜG-Rechnungen vergeben. Eine manuelle Eingabe ist nicht erforderlich.

**Rechnungsdatum**

***Pflichtfeld:*** Datum, das auf der Gutschrift als Ausstellungsdatum erscheint.

**Buchungsdatum**

***Pflichtfeld:*** Datum, zu dem die Gutschrift in der FiBu (Finanzbuchhaltung) verbucht wird.

**Rechnungsformular**

Auswahl des Formulars für die Gutschrift (analog zu normalen Rechnungen).

Für freie Gutschriften verwenden die Druckdateien das Suffix \_GUT in der Bezeichnung z. B. F0000100\_GUT.DAT. Es stehen die bekannten Textmarken zur Verfügung.

**Nettobetrag**

***Pflichtfeld:***Eingabe des Gutschriftsbetrags ohne Mehrwertsteuer. *.*

**Erlöskonto**

Optionale manuelle Angabe eines abweichenden Erlöskontos. Wird bei der Fakturierung und Übergabe an die FiBu berücksichtigt.

**Kostenstelle**

Optionale Eingabe einer abweichenden Kostenstelle für die interne Zuordnung.

**Rechnungstext**

***Pflichtfeld:*** Der hier eingegebene Text wird im Rechnungsausgangsbuch (RA-Buch) in der Spalte *Art* angezeigt.

**Info**

Freitextfeld für zusätzliche Informationen.

Die Ausgabe auf dem Gutschriftsdokument erfolgt über die Textmarke RECHNUNGSTEXT.

**Datum von / Datum bis**

Angabe des Zeitraums, auf den sich die Gutschrift bezieht.

**MwSt.**

Der Mehrwertsteuersatz wird automatisch aus den Grundeinstellungen im Kundenstamm übernommen, kann aber über das Drop-Down-Menü manuell geändert werden.

**Bruttobetrag**

Wird automatisch aus Nettobetrag und Mehrwertsteuersatz berechnet. Keine manuelle Eingabe erforderlich.

### Schritt 3: Vorschau prüfen und Gutschrift erstellen

Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, stehen Ihnen folgende Aktionsbuttons zur Verfügung:

Button

Funktion

**Vorschau**

Öffnet eine PDF-Vorschau der Gutschrift zur Kontrolle. Es wird eine temporäre, interne Nummer angezeigt, die **nicht** aus dem regulären Nummernkreis stammt. Die Gutschrift ist noch nicht gebucht.

**Erstellen**

Erstellt die endgültige Gutschrift. Dabei wird die Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis vergeben und in das Rechnungsausgangsbuch sowie die Offene-Posten-Liste eingestellt.

ℹ️ **Empfehlung:** Nutzen Sie immer zuerst die **Vorschau**, um die Gutschrift vor dem endgültigen Erstellen zu prüfen.

## Textbausteine verwenden

Um wiederkehrende Texte nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen, können Sie vordefinierte Textbausteine nutzen.

### Schritt 1: Textbausteine pflegen

Textbausteine für freie Gutschriften und freie Rechnungen verwalten Sie unter folgendem Pfad:

**Datei → Stammdaten → Stammdatentabellen → Abrechnung → Rechnung → Textbausteine**

![](https://go.zvoove.com/hs-fs/hubfs/grafik-png-Aug-08-2024-09-13-16-1694-AM.png?width=913&height=648&name=grafik-png-Aug-08-2024-09-13-16-1694-AM.png)

### Schritt 2: Textbaustein in die Gutschrift einfügen

1. Klicken Sie in der Eingabemaske der freien Gutschrift auf den Button **Textbausteine einfügen**: 
   
   ![](https://go.zvoove.com/hs-fs/hubfs/grafik-png-Aug-08-2024-09-15-23-1946-AM.png?width=498&height=67&name=grafik-png-Aug-08-2024-09-15-23-1946-AM.png)
2. Es öffnet sich ein Auswahlfenster mit den verfügbaren Textbausteinen:
   
   ![](https://go.zvoove.com/hs-fs/hubfs/grafik-png-Aug-08-2024-09-23-48-6481-AM.png?width=437&height=554&name=grafik-png-Aug-08-2024-09-23-48-6481-AM.png)

1. Wählen Sie den gewünschten Textbaustein aus und übernehmen Sie ihn in die Gutschrift.

### ⚠️ Wichtige Hinweise

- **Keine direkte Verknüpfung mit einer freien Rechnung möglich:** Eine freie Gutschrift kann nicht direkt einer freien Rechnung zugeordnet werden.
- **Keine Gutschrift auf eine freie Gutschrift:** Auf eine bereits erstellte freie Gutschrift kann keine weitere Gutschrift erstellt werden. Falls eine Korrektur nötig ist, muss die bestehende freie Gutschrift **storniert** und anschließend neu erstellt werden.
- **Rechnungsausgangsbuch und Offene Posten:** Freie Gutschriften werden im Rechnungsausgangsbuch dargestellt. Der Gutschriftsbetrag wird als Zahlungseingang mit der zugehörigen Rechnungsnummer in die Offene-Posten-Liste übernommen und beim Verbuchen entsprechend berücksichtigt. Bei einer Stornierung wird der Zahlungseingang automatisch aus den Offenen Posten entfernt.

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