Wie erstelle ich in zvoove Payroll einen elektronischen Erstattungsantrag?

Elektronischen Erstattungsantrag in zvoove Payroll erstellen

Hintergrund

Das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) regelt, dass Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen die Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung erstattet bekommen. Dabei wird unterschieden zwischen:

Um die Erstattung zu erhalten, muss ein AAG-Antrag (Antrag auf Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen) bei der zuständigen Krankenkasse gestellt werden. Seit dem 01.01.2011 ist die elektronische Übermittlung dieser Anträge verpflichtend – eine andere Form der Übermittlung ist nicht mehr möglich.

Im Folgenden erfahren Sie, welche Voraussetzungen in zvoove Payroll erfüllt sein müssen und wie Sie den Erstattungsantrag technisch umsetzen.

Voraussetzungen

1. Optionen konfigurieren

Aktivieren Sie zunächst die automatische Erstellung von Erstattungsantrags-Entwürfen:

1. Navigieren Sie zu Datei → Einstellungen → Optionen → Schnittstellen → DEÜV-/DAKOTA-Schnittstelle.
2. Aktivieren Sie die Option „Vorschläge Erstattungsanträge AAG (U1/U2) schreiben".

Dadurch werden anhand der abgerechneten Daten automatisch Entwürfe für die Erstattungsanträge erzeugt.

Optionale Einstellung: Da die Krankenkassen bei automatischen Erstattungsanträgen nach Möglichkeit keine Verrechnung mit den Beitragsnachweisen mehr vornehmen möchten, können Sie zusätzlich die Option „Keine Erstattung bei Beitragsnachweis Abrechnung" aktivieren.

2. Fehlzeiten korrekt schlüsseln

Damit zvoove Payroll die Erstattungsanträge korrekt erzeugen kann, müssen die verwendeten Fehlzeiten mit dem richtigen ITSG-Index (Schlüsselwert der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung) versehen sein.

Die Schlüsselung nehmen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Datei → Stammdaten → Stammdatentabellen → Abrechnung → Fehlzeiten.
2. Klicken Sie auf Details bei der gewünschten Fehlzeit.
3. Hinterlegen Sie den passenden ITSG-Index gemäß der folgenden Übersicht.

Beschäftigungsverbot individuell:

Beschäftigungsverbot generell:

Mutterschutzfrist:

Quelle: Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung – Fehlzeitenkatalog/-index, Stand 28.11.2024

3. Lohnarten korrekt schlüsseln

Für die Erstattungsanträge müssen entsprechende Lohnarten vorhanden sein, die im Feld „Code für Steuerung/Speicherung" korrekt geschlüsselt sind. Nur so kann zvoove Payroll eine genaue Zuordnung vornehmen. Zusätzlich muss im Feld „Gültig für Kennzeichen" die Lohnart mit der entsprechenden Fehlzeit verknüpft sein.

Umsetzung in zvoove Payroll

Schritt 1: Lohnarten und Fehlzeiten erfassen

Erfassen Sie wie gewohnt die Lohnarten im vorgelagerten Programm und/oder direkt in zvoove Payroll. Wichtig: Die Lohnarten müssen mit Beträgen ausgewiesen sein.

Das folgende Beispiel zeigt eine Abrechnung für eine Mitarbeiterin mit individuellem Beschäftigungsverbot und Mutterschutzfrist:

Schritt 2: Krankenkassenliste drucken

Bei der Monatsendverarbeitung wird die Krankenkassenliste erstellt. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Programmmaske zur Erstellung der Krankenkassenliste.
2. Stellen Sie sicher, dass die Option „Druck Erstattungsliste, Vorschläge Erstattungsanträge AAG (U1/U2) schreiben" aktiviert ist (standardmäßig bereits aktiv).
3. Bereiten Sie die Krankenkassenliste wie gewohnt auf und drucken Sie diese.

Anschließend stehen Ihnen die Vorschläge für Erstattungsanträge unter Krankenkassen → Export/Versand → Erstattungsanträge AAG (U1/U2) zur Verfügung.

Schritt 3: Erstattungsanträge im Ausgang bearbeiten und exportieren

1. Klicken Sie auf „Aufbereiten", um alle verfügbaren Anträge anzuzeigen.
2. Nutzen Sie bei Bedarf die Filter, um nur vorgeschlagene, nicht vorgeschlagene oder alle Meldungen anzuzeigen.

Bedeutung der Statusanzeigen:

Antrag bearbeiten:

1. Markieren Sie den Datensatz und klicken Sie auf „Öffnen".
2. Kontrollieren Sie alle vorbelegten Werte auf Vollständigkeit und Korrektheit.
3. Nehmen Sie gegebenenfalls manuelle Anpassungen vor. Je nach Antragsart sind nur die relevanten Reiter aktiv (z. B. „Grunddaten" und „Beschäftigungsverbot").
4. Speichern Sie den Datensatz und schließen Sie die Eingabemaske.

Hinweis: Bei bestimmten Erstattungsanträgen werden auch die SV-Arbeitgeberanteile erstattet. Je nach Satzung der Krankenkasse erfolgt dies als tatsächliche oder pauschale Abgeltung.

Anträge prüfen und exportieren:

1. Klicken Sie auf „Meldungen prüfen", um die Anträge mit dem Kernprüfprogramm der ITSG auf Vollständigkeit und Korrektheit zu überprüfen. Fehler werden mit einem Einbahnstraßensymbol angezeigt.
2. Klicken Sie auf „Export", um die Anträge für den Versand vorzubereiten.
3. Fahren Sie anschließend mit dem „DAKOTA Versand" fort.

Weitere Funktionen im Ausgangsbereich:

• Ausgabe an Excel: Übergibt die Übersicht der Erstattungsanträge an Excel zur weiteren Verarbeitung.
• Protokollierung: Falls Sie einen AAG-Entwurf geändert haben, wird der ursprüngliche Entwurf unter Datei → Einstellungen → Protokolle → verwalten gespeichert. So können Sie die ursprünglichen Daten jederzeit einsehen.

Schritt 4: Archiv der Erstattungsanträge einsehen

Im Archiv erhalten Sie einen Überblick über alle bereits exportierten Erstattungsanträge:

• Nutzen Sie die Filterfunktionen im oberen Bereich, um die angezeigten Daten einzugrenzen.
• Klicken Sie auf „Aufbereiten", um die gefilterten Meldungen anzuzeigen.
• Mit „Öffnen" können Sie sich Details zu einer markierten Meldung anzeigen lassen. Änderungen sind im Archiv nicht möglich.
• Die Übersicht lässt sich an Microsoft Excel / OpenOffice übergeben.

Erstattungsanträge stornieren

Bereits exportierte Erstattungsanträge können Sie im Archiv stornieren:

1. Markieren Sie den gewünschten Datensatz im Archiv.
2. Klicken Sie auf „Storno".
3. Bestätigen Sie den Stornierungsvorgang.

Nach der Bestätigung erhalten Sie eine Informationsmeldung, dass die stornierten Meldungen nun im Ausgang zum erneuten Export bereitstehen. Der stornierte Datensatz erhält ein entsprechendes Storno-Kennzeichen.

Wechseln Sie anschließend in den Ausgang Erstattungsanträge, um die stornierten Meldungen zu exportieren.

Erstattungsanträge in der Personalübersicht einsehen

In der Personalübersicht können Sie sich alle bisher erzeugten Erstattungsanträge eines Mitarbeiters anzeigen lassen:

1. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter in der Personalübersicht aus.
2. Klicken Sie auf der rechten Bildschirmseite auf „Erstattungsanträge AAG (U1/U2)".
3. Im oberen Bereich des Fensters werden Ihnen die bereits erzeugten Anträge angezeigt.
4. Mit „Öffnen" können Sie Details zur markierten Meldung einsehen. Änderungen sind an dieser Stelle nicht möglich.