Wie führe ich die monatliche Schätzung durch?

Monatliche Schätzung durchführen

Die monatliche Schätzung dient dazu, die voraussichtlichen Sozialversicherungsbeiträge für den laufenden Monat zu ermitteln und als Beitragsnachweis (Übersicht der geschätzten Beiträge je Krankenkasse) an die Krankenkassen zu übermitteln. Im Folgenden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie dabei vorgehen.

Voraussetzung: Die Abrechnung des Vormonats muss vollständig abgeschlossen sein, bevor Sie die Schätzung für den aktuellen Monat versenden können.

Schritt 1: Mitarbeiter vortragen

1. Wechseln Sie zum Reiter Lohn > Schätzung.
2. Klicken Sie auf Vortragen.
3. Wählen Sie Mitarbeiter hinzufügen.
4. Prüfen Sie die aufgelisteten Mitarbeiter sorgfältig auf Fehler (z. B. fehlende oder falsche Angaben) und korrigieren Sie diese gegebenenfalls.
5. Klicken Sie auf Mitarbeiter vortragen, um die Daten zu übernehmen.

Schritt 2: Schätzungsdaten bearbeiten und prüfen

1. Wechseln Sie zum Reiter Bearbeiten.
2. Wählen Sie die gewünschte Krankenkasse aus.
3. Prüfen Sie die geschätzten Beiträge in den einzelnen Beitragsgruppen (z. B. Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung).

Sonderfall: Neue Krankenkasse manuell schätzen

Wenn ein neuer Mitarbeiter eine Krankenkasse mitbringt, die bisher noch nie in der Abrechnung vorgekommen ist, müssen Sie die Schätzung manuell vornehmen:

1. Gehen Sie zum Reiter Bearbeiten.
2. Wählen Sie die betreffende Krankenkasse aus.
3. Wechseln Sie zum Reiter Manuell.
4. Geben Sie die geschätzten Beiträge manuell ein.

Wichtig: Die manuelle Schätzung ist nur erforderlich, wenn die Krankenkasse völlig neu ist und noch keine Abrechnungsdaten vorliegen. Ohne manuelle Eingabe würde der Beitragsnachweis mit 0,00 € erstellt, was zu Rückfragen seitens der Krankenkasse führt.

Schritt 3: Beitragsnachweise drucken

1. Wechseln Sie zum Reiter Drucken.
2. Drucken Sie die erstellten Beitragsnachweise aus.

Das Drucken ist notwendig, damit die Beitragsnachweise im System für den anschließenden Versand bereitgestellt werden.

Schritt 4: Beitragsnachweise elektronisch versenden

1. Wechseln Sie zum Reiter Export/Versand > Krankenkasse > Beitragsnachweise. Dort finden Sie die zuvor gedruckten Nachweise.
2. Exportieren Sie die Beitragsnachweise über den SV-Datenaustausch (das elektronische Verfahren zur Übermittlung von Sozialversicherungsdaten an die Krankenkassen).

Schritt 5: Quittung der Annahmestelle abholen

1. Warten Sie 1–2 Tage nach dem Versand.
2. Gehen Sie zu Export/Versand > Krankenkasse > SV-Datenaustausch > Empfang.
3. Führen Sie die Statusabfrage aus, um die Empfangsquittung der Annahmestelle der Krankenkasse abzuholen.

Mit der Quittung bestätigt die Annahmestelle, dass der Beitragsnachweis erfolgreich eingegangen ist.

Übersicht: Ablauf der monatlichen Schätzung

Hinweis zu Fristen

Die Beitragsnachweise müssen fristgerecht bei der jeweiligen Krankenkasse eingehen. Die genauen Einreichungsfristen entnehmen Sie bitte den Portalen der jeweiligen Krankenkassen.