Wie gehe ich vor, wenn ein ausgeschiedener Mitarbeiter wieder eintritt?

Wenn ein ehemaliger Mitarbeiter erneut in Ihrem Unternehmen anfängt, sollte dieser nicht unter seiner alten Personalnummer weitergeführt werden. Legen Sie stattdessen immer eine neue Personalnummer an. So stellen Sie sicher, dass das alte und das neue Beschäftigungsverhältnis sauber voneinander getrennt bleiben.

Vorgehensweise

Neuen Mitarbeiterstammsatz anlegen: Erstellen Sie für den wiedereintretenden Mitarbeiter einen neuen Datensatz mit einer neuen Personalnummer.

Tipp: Tritt der Mitarbeiter im gleichen Mandanten (also im selben Unternehmensbereich innerhalb der Software) wieder ein, können Sie den alten Datensatz kopieren und unter einer neuen Personalnummer anlegen. Das spart Zeit bei der Dateneingabe.
Neues Eintrittsdatum erfassen: Tragen Sie das aktuelle Eintrittsdatum ein, das dem neuen Beschäftigungsbeginn entspricht.
Alle relevanten Stammdaten prüfen und pflegen: Erfassen bzw. aktualisieren Sie die Daten des Mitarbeiters vollständig im neuen Datensatz. Dazu gehören unter anderem:
- Persönliche Daten (z. B. Adresse, Familienstand)
- Steuermerkmale (z. B. Steuerklasse, Steuer-ID)
- Sozialversicherungsdaten (z. B. Krankenkasse, SV-Nummer)
- Vertragsinformationen (z. B. Arbeitszeit, Gehalt)
Wichtig: Wenn Sie den alten Datensatz kopiert haben, überprüfen Sie unbedingt, ob alle übernommenen Daten noch aktuell sind, und passen Sie diese bei Bedarf an.

Warum eine neue Personalnummer?

Durch die Vergabe einer neuen Personalnummer wird sichergestellt, dass die Daten des früheren Beschäftigungsverhältnisses (z. B. Abrechnungen, Fehlzeiten, Austrittsdaten) sauber von den Daten des neuen Beschäftigungsverhältnisses getrennt bleiben. Das ist wichtig, um:

Fehler bei der Lohnabrechnung zu vermeiden,
Auswertungen und Berichte korrekt erstellen zu können und
Meldungen an die Sozialversicherungsträger ordnungsgemäß zu übermitteln.

Hinweis: Verwenden Sie die alte Personalnummer nicht erneut – auch dann nicht, wenn alle bisherigen Abrechnungen bereits abgeschlossen sind.

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