Wie hinterlege ich bei einem Mitarbeiter eine Direktversicherung mit Gehaltsverzicht?

Direktversicherung mit Gehaltsverzicht beim Mitarbeiter hinterlegen

Eine Direktversicherung (eine Form der betrieblichen Altersvorsorge über den Arbeitgeber) kann je nach Vertragsart auf unterschiedliche Weise eingerichtet werden. Dieser Artikel beschreibt Schritt für Schritt, wie Sie eine Direktversicherung mit Gehaltsverzicht (auch Entgeltumwandlung genannt) in zvoove Payroll anlegen.

Damit der Gehaltsverzicht korrekt in der Abrechnung dargestellt wird, sind insgesamt drei Einrichtungsschritte erforderlich:

1. Zwei Lohnarten anlegen (steuer-/SV-pflichtig und steuer-/SV-frei)
2. Eine Abzugsart anlegen
3. Lohnarten, Abzug und Zahlungsanweisung beim Mitarbeiter hinterlegen

Schritt 1: Lohnarten anlegen

Sie benötigen zwei Lohnarten: eine steuer- und sozialversicherungsfreie Lohnart sowie eine steuer- und sozialversicherungspflichtige Lohnart. Beide werden unter Allgemein → Abrechnung → Lohnarten angelegt.

Lohnart 1: Steuer- und SV-freie Lohnart

1. Navigieren Sie zu Allgemein → Abrechnung → Lohnarten.
2. Klicken Sie auf den Button Neu.
3. Vergeben Sie im Feld Lohnart eine Lohnartennummer.
4. Tragen Sie im Feld Lohnart-Bezeichnung einen aussagekräftigen Namen ein, z. B. „Direktversicherung St.-/SV-frei".
5. Wählen Sie die folgende Schlüsselung aus:

6. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Lohnart 2: Steuer- und SV-pflichtige Lohnart

1. Klicken Sie erneut auf den Button Neu.
2. Vergeben Sie eine neue Lohnartennummer und eine Bezeichnung, z. B. „Direktversicherung Entgeltumwandlung".
3. Wählen Sie die folgende Schlüsselung aus:

4. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Schritt 2: Abzugsart anlegen

Zusätzlich zu den Lohnarten benötigen Sie eine Abzugsart, damit der Betrag der Direktversicherung vom Nettolohn abgezogen wird.

1. Navigieren Sie zu Allgemein → Abrechnung → Abzugsarten.

2. Klicken Sie auf den Button Neu.
3. Tragen Sie eine Abzugsartennummer ein.
4. Wählen Sie im Feld Abzug/Bezug die Einstellung Abzug aus.
5. Vergeben Sie eine Bezeichnung, z. B. „Direktversicherung".
6. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Schritt 3: Hinterlegung beim Mitarbeiter

Nachdem die Lohn- und Abzugsarten angelegt sind, können Sie den Vertrag beim Mitarbeiter einrichten. Wählen Sie dazu in der Personalübersicht den betroffenen Mitarbeiter aus und öffnen Sie den Personalstamm.

3a: Steuerpflichtige Lohnart mit negativem Betrag hinterlegen

1. Navigieren Sie zu Lohn → Lohn/Gehalt → Feste monatliche Lohnarten.
2. Klicken Sie auf den Button Neu.
3. Wählen Sie im Feld Lohnart die zuvor angelegte steuerpflichtige Lohnart (Entgeltumwandlung) aus.
4. Geben Sie im Feld Betrag den Gehaltsverzicht als negativen Wert ein, z. B. -100,00 €.
5. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Hintergrund: Durch den negativen Betrag wird das Steuer-, SV- und Gesamtbrutto um 100,00 € reduziert. Der Mitarbeiter muss auf den umgewandelten Betrag keine Steuer- und Sozialabgaben zahlen.

3b: Steuerfreie Lohnart mit positivem Betrag hinterlegen

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass der Gehaltsverzicht das Gesamtbrutto nicht vermindern darf. Deshalb muss die steuer- und sozialversicherungsfreie Lohnart mit einem positiven Betrag hinterlegt werden, um das Gesamtbrutto wieder auszugleichen.

1. Klicken Sie erneut unter Feste monatliche Lohnarten auf Neu.
2. Wählen Sie im Feld Lohnart die zuvor angelegte steuerfreie Lohnart (Zukunftssicherung) aus.
3. Geben Sie im Feld Betrag den gleichen Wert als positiven Betrag ein, z. B. 100,00 €.
4. Speichern Sie Ihre Eingaben.

3c: Abzug beim Mitarbeiter hinterlegen

Damit dem Mitarbeiter nicht 100,00 € zu viel überwiesen werden, muss der zuvor angelegte Abzug hinterlegt werden.

1. Navigieren Sie zu Lohn → Lohn/Gehalt → Abzüge/Bezüge.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Wählen Sie die Abzugsart Direktversicherung aus.
4. Tragen Sie den Betrag ein, z. B. 100,00 €. Ein negatives Vorzeichen ist nicht erforderlich, da die Abzugsart bereits als Abzug definiert ist.
5. Stellen Sie in der Spalte Zähler den Wert 999 ein. Dadurch wird der Abzug in jedem Monat automatisch berücksichtigt.
6. Speichern Sie Ihre Eingaben.

3d: Zahlungsanweisung an die Versicherung hinterlegen

Damit der Betrag an die Versicherungsgesellschaft überwiesen wird, müssen Sie abschließend die Zahlungsanweisung einrichten.

1. Navigieren Sie zu Lohn → Verträge (VWL etc.).
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Wählen Sie im Feld Vertragsart die Option Direktversicherung aus.
4. Tragen Sie im Feld Von das Startdatum der Überweisung ein. Soll der Vertrag ab Januar gelten, geben Sie den 01.01.XXXX ein.
5. Wählen Sie im Feld Intervall die gewünschte Häufigkeit, z. B. monatlich.
6. Tragen Sie im unteren Bereich die Bankverbindung des Empfängers (Versicherungsgesellschaft) und den zu überweisenden Betrag ein.
7. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Die Direktversicherung mit Gehaltsverzicht ist damit vollständig eingerichtet.

Zusammenfassung der Wirkungsweise

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