Im zvoove GDL ist es möglich, für einen Kunden mehrere E-Mail-Adressen für den Versand von Rechnungen per E-Mail einzustellen.
Grundsätzlich können Sie im Kundenstamm einstellen, ob die Rechnungen Ihrer Kunden weiterhin ausgedruckt oder per E-Mail versendet werden sollen.
Um diese Einstellung vorzunehmen, öffnen Sie den "Kundenstamm → Allgemein → Kundendaten → RECHNUNGEN/FORMULARE" und klicken bei "Versand" auf das "3-Punkte-Icon".
Wählen Sie nun zwischen "Brief" oder "E-Mail" die gewünschte Versandart aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK".
Die Funktion "externer Dienstleistungsversand" wird nicht mehr unterstützt.
Nehmen Sie eine Änderung (Brief auf E-Mail oder umgekehrt) vor, wird eine Abfrage eingeblendet, die sich auf den Versand der Aufträge bezieht. (Aufträge können was den Rechnungsversand angeht separat eingestellt werden.)
Bestätigen Sie diese Abfrage, werden bereits angelegte und neu angelegte Aufträge in Bezug auf den Rechnungsversand an die geänderte Einstellung im Kundenstamm angepasst.
Die Eingabe der E-Mail-Adresse, an die die Rechnung nach dem Fakturieren gesendet werden soll, kann im zvoove GDL an verschiedenen Punkten vorgenommen werden. Grundsätzlich können Sie die E-Mail-Adresse im Kundenstamm unter dem Reiter "Postanschrift" eintragen.
Wenn Sie den Reiter "Rechnungsanschrift" aufrufen, wird das Programm Ihnen die Abfrage stellen, ob eine "Rechnungsadresse angelegt werden soll". Verneinen Sie die Abfrage, wird keine Rechnungsadresse angelegt. Bestätigen Sie die Abfrage, öffnet sich der Reiter "Rechnungsanschrift".
Sie können jetzt eine alternative Rechnungsadresse eingeben, die nur für die Rechnungen genutzt werden soll. (ACHTUNG: Die E-Mail-Adresse, die hier eingetragen wird, hat Vorrang vor der Postanschrift.)
Wenn Sie den Kundenstamm rechts unten über die Funktion "OK" schließen, werden die Änderungen übernommen.
Sollten Sie weder Post- noch Rechnungsanschrift für den Versand der Rechnungen per E-Mail benötigen, ist es möglich, einen oder mehrere Ansprechpartner als Empfänger zu hinterlegen.
Öffnen Sie dazu die Stammdaten der Ansprechpartner und definieren Sie Ihre Ansprechpartner entweder als Hauptempfänger/Weiterer Empfänger/CC-Kopie oder sogar in BCC-Kopie (blind carbon cop, was übersetzt so viel heißt wie "blinder Durchschlag").
Genau wie bei der Rechnungsadresse aus den Kundendaten wird, was den reinen Versand der Rechnungen per E-Mail betrifft, die Adresse der Ansprechpartner herangezogen. (Ist ein Ansprechpartner als Hauptempfänger der Rechnung per Mail hinterlegt, hat diese Adresse Vorrang vor den Kundendaten.)
Es gibt noch eine letzte Möglichkeit, bei der Sie im Auftrag des Kunden eine abweichende Empfangs-E-Mail-Adresse eintragen können. Dazu öffnen Sie einen Auftrag des Kunden und rufen sich in den "Grunddaten des Auftrages" die "Rechnungseinstellungen" auf.
Sie können dann im Feld "Rechnungsdruck" bestimmen, wie die Rechnung beim Fakturieren erstellt werden soll. Es gibt die Varianten "je Auftrag", "je Objekt", "je Leistung" und "je Gruppe". Sollten Sie, wie in der Grafik zu erkennen, die Einstellung "je Gruppe" gewählt haben, können Sie anschließend die Ebene "Leistungen" im Auftrag aufrufen.
Mit der gewählten Einstellung des Rechnungsdrucks "je Gruppe" erhalten Sie folgende Ansicht bei der Ebene "Leistungen" im Auftrag.
Wenn Sie auf dieser Ebene im Feld "E-Mail" eine Adresse eintragen, dann hat diese Vorrang vor allen Adressen, die Sie im Vorfeld beim Kunden hinterlegt haben.
Die Möglichkeit, auf der Ebene "Leistungen" eine Rechnungsanschrift zu hinterlegen, erhalten Sie nur, wenn Sie in den Grunddaten des Auftrags bei den Rechnungseinstellungen den Rechnungsdruck "je Gruppe" definiert haben.
Sie können nun beim Versand der Rechnungen (Bitte beachte Sie dazu auch den Artikel "Wie versende ich Rechnungen per E-Mail?") überprüfen, ob die korrekte Empfangsadresse für die Rechnung per Mail eingetragen wurde und ggf. über die o.g. Möglichkeiten die Einstellung identifizieren, bei der die entsprechend nicht korrekte E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Ein kleiner Tipp am Ende... sollten Sie beim Versand der Rechnungen per E-Mail eine Empfängeradresse erkennen, die Sie mit den o.g. Möglichkeiten im Kundenstamm oder bei den Ansprechpartnern nicht identifizieren können, dann rufen Sie bitte den Auftrag/die Aufträge des Kunden auf. Öffnen Sie dann wie bereits beschrieben die "Grunddaten des Auftrags" und dort ebenfalls wieder die "Rechnungseinstellungen".
Sollte beim Rechnungsdruck etwas anderes als "je Gruppe" eingetragen sein (In diesem Fall "je Objekt".) dann finden Sie, wie bereits erwähnt, die Möglichkeit eine Rechnungsanschrift auf der Ebene "Leistungen" zu hinterlegen nicht.
Sollte trotzdem beim Versand der Rechnungen per E-Mail eine nicht gewünschte E-Mail-Adresse beim Empfänger durch das zvoove GDL angezeigt werden, wechseln Sie bitte zurück in die "Grunddaten" des Auftrags in die "Rechnungseinstellungen" und ändern Sie beim "Rechnungsdruck" die Variante auf "je Gruppe".
Bitte schließen Sie anschließend den Auftrag und öffnen Sie ihn erneut. Sie finden dann wieder die Möglichkeit, Änderungen an "Rechnungsanschrift" auf der Ebene "Leistungen" vorzunehmen.
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