1. Einleitung
In zvoove Payroll gibt es die Möglichkeit, bei einem Mitarbeiter ein Arbeitgeberdarlehen zu hinterlegen. Dieses kann in Raten von der Lohnabrechnung einbehalten werden. Zusätzlich ist eine Verzinsung des Arbeitgeberdarlehens möglich.
2. Vorbereitung
Damit die Darlehenszinsen und –tilgung automatisch von der Lohnabrechnung einbehalten werden können, müssen zwei neue Abzugsarten angelegt und im Lohnfirmenstamm verknüpft werden.
Es folgen nun zwei Beispiele für die Abzugsarten (die Nummern und Bezeichnungen, sowie die verwendeten Sachkonten sind natürlich frei wählbar, ggf. müssen Sie hier Rücksprache mit Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater wegen des Sachkontos halten) und die Verknüpfung der Abzugsarten im Lohnfirmenstamm:
Legen Sie unter "Allgemein → Abrechnung → Abzugsarten" zwei neue Abzugsarten an. In diesem Beispiel Nr. 20 (Darlehensrückzahlung) und Nr. 21 (Darlehenszinsen). Die hier hinterlegten Abzüge werden dann auf der Lohnabrechnung berücksichtigt und abgezogen.
Wichtig: Es muss immer eine Abzugsart für die Darlehenszinsen angelegt werden, ansonsten kann keine Berechnung des Darlehens erfolgen.
Klicken Sie anschließend auf "Datei → Stammdaten → Betriebsdaten → Lohnfirmenstamm → feste Ab-/Bezugs-/Lohn-Arten" (Nur sichtbar mit dem Bediener SYS) und verknüpfen dort die Bereiche Darlehenstilgung und Darlehenszinsen mit den zuvor angelegten Abzugsarten.
Die Verknüpfung kann entweder per Direkteingabe der Abzugsart im Feld „Nr." erfolgen oder per Doppelklick auf das Feld „Nr." und der dortigen Auswahl des Abzugs.
Die Hinterlegung der Abzugsarten muss erfolgen, bevor ein aktueller Abrechnungsmonat vorgetragen wird.
3. Anlegen eines Darlehens
Um ein Arbeitgeberdarlehen bei einem Mitarbeiter zu hinterlegen, klicken Sie bitte im Personalstamm auf „Lohn → Lohn/Gehalt → Darlehen".
Mit „Neu" kann ein neues Darlehen angelegt werden. „Speichern" speichert den neu angelegten oder geänderten Datensatz. „Löschen" würde ein bereits angelegtes Darlehen löschen.
Bezeichnung: Name des Darlehens. Kann frei vergeben werden, wird nur in Auswertungen berücksichtigt und nicht auf der Lohnabrechnung.
Darlehensbetrag: Höhe des Darlehens
Rate: monatliche Rate, die dem Arbeitnehmer abgezogen werden soll. Tilgung + Zinsen = Rate. In diesem Beispiel 197,00 EUR + 3,00 EUR = 200,00 EUR
Zinssatz in %: Höhe des Darlehenszinssatz
Beginn-Datum: Datum, ab welchem Abrechnungsmonat das Darlehen beginnen soll.
Infotext: Optionales Feld für mögliche Informationen zu dem Darlehen/Mitarbeiter.
Darlehen pausieren: Wenn aktiviert, wird das Darlehen bei zukünftigen Abrechnungen weder berechnet noch verzinst.
Erledigt: Wurde ein Darlehen vollständig getilgt, wird mit dem Monatsabschluss des betreffenden Abrechnungsmonats das Darlehen automatisch durch zvoove Payroll erledigt. Das Darlehen kann auf Wunsch vom Anwender aber auch manuell auf erledigt gesetzt werden.
Bei Austritt Rest tilgen: Wenn aktiviert, wird die komplette Restschuld des Arbeitgeberdarlehens im Austrittsmonat (Austrittsdatum Personalstamm) des Arbeitnehmers abgezogen.
Hinweis: Wurde ein Darlehen innerhalb einer Abrechnung bereits berücksichtigt, können die Felder für Darlehensbetrag, Zinssatz in % und Beginn Datum nicht mehr geändert werden.
3.1. Darlehenskonto
Sobald ein Darlehen hinterlegt und gespeichert wurde, kann über das Darlehenskonto eingesehen werden, wie hoch die monatlichen Zinsen sind und in welchem Monat das Darlehen voraussichtlich getilgt sein wird. Wurde das Darlehen bereits innerhalb einer Abrechnung berücksichtigt, so wird Ihnen diese in der Spalte „Abgerechnet" kenntlich gemacht.
Das Darlehenskonto kann zur weiteren Verarbeitung an Excel übergeben werden.
4. Beispielausdruck auf der Lohnabrechnung
Aufgrund des beim Arbeitnehmer hinterlegten Darlehens kommt es zu folgender Berechnung und stellt sich auf der Lohnabrechnung innerhalb der Be-/Abzugsarten wie folgt dar:
Es gibt je eine Abzugsart für die Darlehensrückzahlung und Darlehenszinsen. Die Gesamtsumme entspricht der im Darlehen hinterlegten Rate.
Es ist auch möglich, einen Gesamtabzug auf der Lohnabrechnung darzustellen. Dazu muss unter "Datei → Einstellungen → Optionen → Verwendung Lohn-, Be-/Abzugsarten" im Bereich Darlehen die Option „Abzugsarten kumuliert auf der Abrechnung darstellen unter der Bezeichnung" aktiviert und eine Bezeichnung hinterlegt werden, z. B. Darlehen.
Auf dem Ausdruck der Lohnabrechnung stellt sich das Darlehen dann wie folgt dar:
5. Auswertung für Darlehen
Unter "Auswertungen → Personal → Darlehen" gibt es eine Übersicht aller Darlehen, die bei den Mitarbeitern hinterlegt wurden.
Im Bereich Filter kann der Abrechnungsmonat in den Feldern „Von:" und „Bis:" vorgegeben werden. Zudem können im Feld darunter alle offenen Darlehen, getilgte Darlehen oder alle Darlehen angezeigt werden. Weitere Filter für Personalnr, Eintritt, Austritt und Kostenstelle können auf Wunsch hinterlegt werden.
Der Fensterbereich „Anzeige" zeigt alle bereits abgerechneten Darlehen an. In den Details werden nochmal Angaben zur Schlüsselung und u.a. Restsumme des Darlehens angezeigt.
Die Auswertung kann gedruckt oder auch an Excel übergeben werden.
6. Textmarke für Lohnabrechnung
Die Textmarke DARLEHNSKONTOSTAND druckt auf der Lohnabrechnung die Darlehensrestschuld an. Diese kann auf Wunsch dem Lohnabrechnungsformular hinzugefügt werden.
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