Wie kann ich festlegen, dass Bewerbungen automatisch gelöscht werden?

Bewerbungen automatisch löschen lassen

In zvoove Recruit können Sie ein Löschfälligkeitsdatum für Bewerbungen hinterlegen oder automatisch berechnen lassen. Dieses Datum legt fest, wann eine Bewerbung gemäß der EU-DSGVO (Europäische Datenschutz-Grundverordnung) gelöscht werden muss.

Über einen Filter lassen sich alle zur Löschung anstehenden Bewerbungen anzeigen. Zusätzlich bietet zvoove Recruit die Möglichkeit, diese Bewerbungen automatisch löschen zu lassen. Die Funktion kann pro Mandant (eigenständiger Unternehmensbereich innerhalb der Software) einzeln aktiviert werden.

Voraussetzung

Sie müssen für den jeweiligen Mandanten der Benutzergruppe „Administrator" zugeordnet sein.

Automatisches Löschen aktivieren

Öffnen Sie die Einstellungen.
Navigieren Sie zu Allgemein > Unternehmensdaten.
Wählen Sie den gewünschten Mandanten aus.
Setzen Sie den Haken bei „Bewerbungen mit Datenschutzeinwilligung ab jetzt automatisch löschen".
Klicken Sie auf Speichern.

In den Einstellungen wird ebenfalls die Aufbewahrungsfrist hinterlegt. Diese legt fest, nach welchem Zeitraum Datensätze mit Datenschutzeinwilligung zur Löschung vorgesehen werden.

So funktioniert das automatische Löschen

Nach der Aktivierung werden täglich in den frühen Morgenstunden (über Nacht) alle Bewerbungen des betreffenden Mandanten gelöscht, deren Löschfälligkeitsdatum erreicht ist.

Wichtige Hinweise

Unwiderruflich: Automatisch gelöschte Bewerbungen können nicht wiederhergestellt werden.
Löschprotokoll: Für jede gelöschte Bewerbung wird wie gewohnt ein Eintrag im Löschprotokoll erstellt, sodass die Löschung nachvollziehbar dokumentiert ist.

Besonderheiten beim Löschzeitpunkt

Situation

Verhalten

Beispiel

Löschlauf über Nacht

Da der Löschlauf in den frühen Morgenstunden stattfindet, werden auch Bewerbungen gelöscht, deren Löschfälligkeitsdatum auf den folgenden Tag fällt.

In der Nacht vom 25. auf den 26. werden Bewerbungen mit Löschfälligkeitsdatum 25. und 26. gelöscht.

Bereits abgelaufene Löschdaten

Bewerbungen werden nur gelöscht, wenn ihr Löschfälligkeitsdatum gleich dem oder nach dem Aktivierungsdatum der Funktion liegt. Ältere Löschfälligkeitsdaten werden nicht automatisch berücksichtigt.

Aktivierung am 4. April 2022: Bewerbungen mit Löschfälligkeitsdatum 4. und 5. April 2022 werden gelöscht. Bewerbungen mit Löschfälligkeitsdatum 3. April 2022 oder früher bleiben erhalten und müssen manuell gelöscht werden.

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