Geschenke und Weihnachtspräsente pauschal versteuern
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Geschenke oder Weihnachtspräsente zukommen lassen, müssen diese in der Regel pauschal versteuert werden. Die Abrechnung erfolgt über einen sogenannten Dummy-Mitarbeiter – einen fiktiven Personalstamm-Eintrag, der ausschließlich für diese Buchung verwendet wird.
Voraussetzung: Steuerliche Behandlung klären
Klären Sie vorab mit Ihrem Steuerberater, in welcher Form die Präsente versteuert werden sollen (z. B. mit 15 % pauschaler Arbeitgeber-Steuer). Die korrekte Versteuerungsart ist abhängig von Ihrer individuellen Situation.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Lohnart anlegen: Erstellen Sie eine neue Lohnart für die Präsente. Diese Lohnart darf keine BG-Pflicht (Berufsgenossenschafts-Pflicht) haben. Hinterlegen Sie die Versteuerungsart entsprechend der Empfehlung Ihres Steuerberaters.
Dummy-Mitarbeiter anlegen: Legen Sie einen fiktiven Mitarbeiter im Personalstamm an. Verwenden Sie dabei folgende Einstellungen:
Personengruppe: 900
Krankenversicherung: privat krankenversichert
Beitragsgruppen: 0
Steuerklasse: 6
Lohnart zuordnen: Tragen Sie beim Dummy-Mitarbeiter unter Feste monatliche Lohnarten die zuvor angelegte Lohnart mit dem entsprechenden Gesamtbetrag der Präsente ein.
Abrechnung durchführen: Rechnen Sie den Monat wie gewohnt ab. Die pauschale Versteuerung der Präsente wird über den Dummy-Mitarbeiter gebucht.
Dummy-Mitarbeiter deaktivieren: Nachdem der Abrechnungsmonat abgeschlossen ist, setzen Sie im Personalstamm des Dummy-Mitarbeiters den Haken bei Freiberufler/Fremdmitarbeiter. Dadurch wird der Dummy-Mitarbeiter in den Folgemonaten nicht mehr mit abgerechnet.
Bei Bedarf wieder aktivieren: Möchten Sie erneut Präsente an Ihre Mitarbeiter vergeben, entfernen Sie den Haken bei Freiberufler/Fremdmitarbeiter wieder, um den Dummy-Mitarbeiter für die Abrechnung freizuschalten.
Wichtige Hinweise
Der Dummy-Mitarbeiter dient ausschließlich der korrekten Verbuchung der pauschalen Versteuerung. Es handelt sich nicht um einen realen Mitarbeiter.
Vergessen Sie nicht, den Dummy-Mitarbeiter nach der Abrechnung zu deaktivieren, damit er in den folgenden Monaten nicht versehentlich mit abgerechnet wird.
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