Wie kann ich meine Word-Vorlagen in zvoove PDL einbinden?

Word-Vorlagen in zvoove PDL einbinden

In zvoove PDL können Sie eigene Word-Vorlagen hinterlegen, um daraus Dokumente wie Arbeitsverträge, Kundenanschreiben oder Rahmenverträge zu erstellen. Die Vorlagen müssen im .dotx-Format vorliegen – dem standardmäßigen Vorlagenformat von Microsoft Word. Dieser Artikel beschreibt Schritt für Schritt, wo und wie Sie Ihre fertigen Vorlagen einbinden.

Voraussetzung

Stellen Sie vor dem Einbinden sicher, dass Ihre Word-Vorlage im .dotx-Format gespeichert ist. Dieses Format erkennen Sie an der Dateiendung .dotx.

Vorlage im richtigen Format speichern: Sollte Ihre Datei als normales Word-Dokument (.docx) vorliegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Datei in Microsoft Word.

2. Klicken Sie auf Datei → Speichern unter.

3. Wählen Sie als Dateityp Word-Vorlage (*.dotx) aus.

4. Speichern Sie die Datei.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Vorlagenverwaltung öffnen

1. Navigieren Sie in zvoove PDL zu folgendem Menüpfad:
   Datei → Stammdaten → Stammdatentabellen → Kontakte → Formulare → Vorlagen

2. Wählen Sie die passende Vorlagenkategorie aus. Welche Kategorie für welchen Zweck geeignet ist, erfahren Sie im Abschnitt Übersicht der Vorlagenkategorien weiter unten.

2. Neue Vorlage einbinden

1. Klicken Sie in der gewählten Kategorie auf den Button „Neu".

2. Vergeben Sie im folgenden Fenster einen aussagekräftigen Namen für die Vorlage (z. B. „Arbeitsvertrag").

3. Wählen Sie die Bereiche aus, aus denen Textmarken herangezogen werden sollen.

   • Was sind Textmarken? Textmarken sind Platzhalter in Ihrer Word-Vorlage, die beim Erstellen eines Dokuments automatisch mit den passenden Daten aus zvoove PDL befüllt werden (z. B. Name, Adresse, Vertragsdaten).

   • Wichtig bei mehrfach verwendeten Textmarken: Wenn Sie in Ihrer Vorlage Textmarken mehrfach verwenden (erkennbar am Suffix _1, _2 usw.), müssen die zugehörigen Bereiche entsprechend mehrfach übernommen werden.

4. Wählen Sie abschließend Ihre vorbereitete .dotx-Datei von Ihrem Computer aus und bestätigen Sie die Eingabe.

Übersicht der Vorlagenkategorien

Je nach Verwendungszweck hinterlegen Sie Ihre Vorlage in der passenden Kategorie. Die folgende Tabelle zeigt Ihnen, welche Kategorie für welchen Einsatzzweck geeignet ist:

Wichtige Hinweise

• Richtige Kategorie wählen: Hinterlegen Sie Ihre Vorlage unbedingt in der korrekten Kategorie. Nur so stehen Ihnen beim Erstellen eines Dokuments die passenden Platzhalter und Datenfelder zur Verfügung.

• Textmarken prüfen: Kontrollieren Sie vor dem Einbinden, ob alle in der Vorlage verwendeten Textmarken korrekt benannt sind. Fehlerhafte oder fehlende Textmarken führen dazu, dass Datenfelder im fertigen Dokument nicht befüllt werden.

• Dateiformat beachten: Nur Dateien im Format .dotx können als Vorlage eingebunden werden. Normale Word-Dokumente (.docx) werden nicht unterstützt.

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