Wie kann ich vermeiden, dass nicht zurückgemeldete/nicht bestätigte AU’s an den Lohn übergeben werden?

Nicht bestätigte Arbeitsunfähigkeitsmeldungen vor der Lohnübergabe prüfen

Wenn Sie eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abrufen, kann es vorkommen, dass keine Rückmeldung der Krankenkasse in zvoove Payroll (der Lohnabrechnungssoftware) eingeht. In diesem Fall wird die erfasste Fehlzeit nicht automatisch überwacht – das System weist Sie also nicht selbstständig darauf hin, dass eine AU noch unbestätigt ist.

Was bedeutet das für Sie?

Bleibt eine AU-Anfrage ohne Rückmeldung, wird die eingetragene Fehlzeit trotzdem an die Lohnabrechnung übergeben. Um zu vermeiden, dass nicht bestätigte Arbeitsunfähigkeiten fälschlicherweise abgerechnet werden, müssen Sie die Fehlzeiten vor jeder Lohnübergabe manuell prüfen.

Übersicht: Bestätigte vs. nicht bestätigte AU

Empfohlene Vorgehensweise

1. Fehlzeiten regelmäßig kontrollieren: Prüfen Sie vor jeder Lohnabrechnung in der Stundenerfassung, ob für alle eingetragenen Arbeitsunfähigkeiten eine Rückmeldung (Bestätigung) der Krankenkasse vorliegt.

2. Offene AU-Anfragen identifizieren: Achten Sie gezielt auf Fehlzeiten, für die noch keine elektronische Bestätigung eingegangen ist.

3. Fehlzeiten anpassen oder entfernen: Liegt keine Rückmeldung vor, passen Sie die betroffene Fehlzeit in der Stundenerfassung an oder entfernen Sie sie, bevor Sie die Daten an die Lohnabrechnung übergeben.

4. Bei Bedarf erneut anfragen: Stellen Sie gegebenenfalls eine erneute eAU-Anfrage an die zuständige Krankenkasse, um eine ausstehende Bestätigung nachzuholen.

Hinweis: Dieses Vorgehen entspricht dem bisherigen Verfahren mit papiergebundenen AU-Bescheinigungen – auch dort war eine manuelle Prüfung erforderlich, ob die Bescheinigung tatsächlich vorlag, bevor die Fehlzeit an die Lohnabrechnung übergeben wurde.