Wie lege ich einen freiwillig Versicherten Mitarbeiter an (Firmenzahler)?

Sobald ein Mitarbeiter mit seinem Jahresverdienst über die Versicherungspflichtgrenze kommt, kann er sich entscheiden, ob er weiterhin in die gesetzliche Krankenversicherung einzahlt oder sich privat versichert.
Entscheidet sich der Mitarbeiter weiterhin in der gesetzlichen Krankenkasse einzuzahlen, geht die Sozialversicherungsschuld vom Arbeitgeber auf den Arbeitnehmer über. Der Arbeitgeber kann jedoch weiterhin die Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge für den Mitarbeiter abrechnen und an die jeweilige Krankenkasse übermitteln und überweisen (Firmenzahler).

Zunächst muss der Tätigkeitsschlüssel im Personalstamm unter "Lohn → Sozialversicherung" angelegt werden. Dieser setzt sich wie folgt zusammen:

Danach definieren Sie den Rechtskreis und die Personengruppe, welche bei sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitern auf "101 - SV-Pflichtig ohne bes. Merkmale" zu stellen ist. Der Rechtskreis hat seit dem 01.01.2025 keine Auswirkung mehr auf die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung des Mitarbeiters, da die Beitragsbemessungsgrenzen zwischen West und Ost nun einheitlich sind.

Nun hinterlegen Sie die Krankenkassendaten. Hier ist die gesetzliche Krankenkasse des Mitarbeiters auszuwählen, was in unserem Beispiel die "AOK-Niedersachsen" ist.

Die Umlagepflicht wird standardmäßig auf "Umlage laut Grunddaten" gestellt, da die Umlagepflicht (U1 und U2) im Mandanten- bzw. im Filialstamm eingestellt wird.

Die "KV/PV Beitragsart" wird auf "Freiwillig gesetzlich" gestellt, wodurch die Felder "KV/PV Beitrag freiwillig" automatisch vom Programm mit Werten gefüllt werden. Die Werte setzen sich aus dem allgemeinen KV bzw. PV Beitrag (14,6 % KV) und dem individuellen Zusatzbeitrag der Krankenkasse bei Erreichen der Beitragsbemessungsgrenze zusammen.

Die Berechnung des KV-Beitrages erfolgt somit folgendermaßen:

14,6 % allgemeiner KV-Beitrag + 2,7 % Zusatzbeitrag AOK Niedersachsen = 17,3 %.

4.816,07 € * 17,3 % = 833,18 €

Zusätzlich kann der Mitarbeiter entscheiden, ob er im Fall einer längeren Krankheit Krankengeld erhalten möchte. Ist das der Fall, setzen Sie den Haken bei "Anspruch auf Krankengeld".

Die Beiträge in den Feldern "KV/PV Beitrag freiwillig" sorgen dafür, dass ein Beitragszuschuss i.H.v. 50 % der Beiträge über die Lohnabrechnung ausgezahlt werden.

Als Nächstes sind die Beitragsgruppen zu definieren. Diese geben an, wie hoch die zu berechnenden SV-Beiträge sind.

Die Reihenfolge der SV-Zweige ist immer: Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung.

Wenn der Arbeitgeber die Krankenversicherungsbeiträge weiterhin überweisen soll, muss in der Beitragsgruppe "Krankenversicherung" folgender Schlüssel eingegeben werden: "9 – Firmenzahler"

Folgende Schlüsselung ist in diesem Fall anzugeben: 9-1-1-1

Zum Schluss muss angegeben werden, ob ein Mitarbeiter "Arbeiter" oder "Angestellter" ist und in welchem Verhältnis er zu dem Geschäftsführer bzw. Inhaber steht.

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