Freiwillig versicherten Mitarbeiter anlegen (Selbstzahler)
Was bedeutet „freiwillig versichert" und „Selbstzahler"?
Wenn ein Mitarbeiter mit seinem Jahresverdienst die Versicherungspflichtgrenze (auch Jahresarbeitsentgeltgrenze genannt) überschreitet, hat er zwei Möglichkeiten:
- Wechsel in eine private Krankenversicherung
- Freiwillige Weiterversicherung in der gesetzlichen Krankenversicherung
Entscheidet sich der Mitarbeiter für die freiwillige Weiterversicherung in der gesetzlichen Krankenkasse, wird er zum Selbstzahler. Das bedeutet: Die Pflicht zur Überweisung der Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge geht vom Arbeitgeber auf den Arbeitnehmer über. Der Mitarbeiter überweist seine Beiträge selbst an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber zahlt ihm dafür einen Beitragszuschuss über die Lohnabrechnung aus.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Tätigkeitsschlüssel anlegen
Öffnen Sie den Personalstamm des Mitarbeiters und navigieren Sie zu Lohn → Sozialversicherung. Legen Sie dort den Tätigkeitsschlüssel an. Dieser setzt sich aus mehreren Bestandteilen zusammen:
2. Rechtskreis und Personengruppe festlegen
Definieren Sie anschließend den Rechtskreis und die Personengruppe:
- Die Personengruppe ist bei sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitern auf „101 – SV-Pflichtig ohne bes. Merkmale" zu setzen.
- Der Rechtskreis hat seit dem 01.01.2025 keine Auswirkung mehr auf die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung, da die Beitragsbemessungsgrenzen zwischen West und Ost vereinheitlicht wurden.
3. Krankenkassendaten hinterlegen
Wählen Sie die gesetzliche Krankenkasse des Mitarbeiters aus (im Beispiel: „AOK Niedersachsen").
4. Umlagepflicht prüfen
Die Umlagepflicht wird standardmäßig auf „Umlage laut Grunddaten" gestellt. Die Einstellungen zur Umlagepflicht (U1 und U2) werden zentral im Mandanten- bzw. Filialstamm verwaltet und von dort übernommen.
5. KV/PV-Beitragsart auf „Freiwillig gesetzlich" setzen
Stellen Sie die KV/PV-Beitragsart (Krankenversicherung/Pflegeversicherung) auf „Freiwillig gesetzlich". Das Programm füllt daraufhin die Felder „KV/PV Beitrag freiwillig" automatisch mit den korrekten Werten.
Diese Werte berechnen sich aus:
- dem allgemeinen KV-Beitragssatz (14,6 %)
- dem individuellen Zusatzbeitrag der jeweiligen Krankenkasse
- der aktuellen Beitragsbemessungsgrenze (monatliche Obergrenze für die Beitragsberechnung)
Berechnungsbeispiel (AOK Niedersachsen)
Wichtig: Die in den Feldern „KV/PV Beitrag freiwillig" hinterlegten Werte bewirken, dass dem Mitarbeiter über die Lohnabrechnung ein Beitragszuschuss in Höhe von 50 % der Beiträge ausgezahlt wird.
6. Anspruch auf Krankengeld festlegen
Der Mitarbeiter kann entscheiden, ob er im Fall einer längeren Krankheit Krankengeld erhalten möchte. Falls ja, setzen Sie den Haken bei „Anspruch auf Krankengeld".
7. Beitragsgruppen definieren (Selbstzahler-Schlüsselung)
Die Beitragsgruppen legen fest, welche Sozialversicherungsbeiträge über die Lohnabrechnung berechnet und abgeführt werden. Die Reihenfolge der SV-Zweige ist immer:
Die korrekte Schlüsselung für einen Selbstzahler lautet daher: 0-1-1-0
Durch die Schlüsselung „0" bei KV und PV werden diese Beiträge nicht über die Lohnabrechnung abgeführt – der Mitarbeiter überweist sie eigenständig an seine Krankenkasse.
8. Beschäftigungsart und Verhältnis zum Geschäftsführer angeben
Geben Sie abschließend an, ob der Mitarbeiter als „Arbeiter" oder „Angestellter" geführt wird und in welchem Verhältnis er zum Geschäftsführer bzw. Inhaber des Unternehmens steht.
