Wie lege ich einen neuen Bewerber/Mitarbeiter an?

Neuen Bewerber oder Mitarbeiter anlegen

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie einen neuen Bewerber oder Mitarbeiter in der Personalübersicht anlegen. Sie lernen die beiden verfügbaren Erfassungsarten kennen und erfahren, welche Pflichtfelder dabei zu beachten sind.

Voraussetzungen

Sie haben Zugriff auf den Menüpunkt Allgemein > Personalübersicht.
Alle Pflichtfelder (in der Eingabemaske rot gekennzeichnet) müssen ausgefüllt werden, bevor der Datensatz gespeichert und geschlossen werden kann.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Öffnen Sie den Menüpunkt Allgemein > Personalübersicht.
Es erscheint eine Übersicht Ihrer aktiven Mitarbeiter.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu im unteren Menü eines Mitarbeiters.
Wählen Sie eine der beiden Erfassungsarten aus (siehe folgende Tabelle).

Erfassungsarten im Überblick

Erfassungsart

Beschreibung

Personalstamm

Vollständige Erfassung aller Personalinformationen (z. B. Adresse, Bankverbindung, Vertragsdaten). Geeignet, wenn Ihnen bereits alle Daten vorliegen.

Schnellerfassung

Verkürzte Eingabemaske, mit der Sie einen Datensatz mit den wichtigsten Angaben schnell anlegen können. Welche Felder abgefragt werden, lässt sich über sogenannte Profile (vordefinierte Feldkonfigurationen) individuell festlegen – siehe Abschnitt Anlage über Schnellerfassung mit Profilen.

Anlage über Personalstamm

Wenn Sie die Erfassungsart Personalstamm gewählt haben, öffnet sich die vollständige Eingabemaske. Das System vergibt automatisch die nächsthöhere Personalnummer.

Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus. Die folgenden Pflichtfelder sind rot gekennzeichnet und müssen zwingend ausgefüllt werden:

Nachname
Vorname
Anrede

Klicken Sie unten rechts auf OK, um den Datensatz anzulegen und das Fenster zu schließen.

Ergebnis: Der neue Datensatz erscheint in der Personalübersicht. Der Status (Bewerber oder Mitarbeiter) wird automatisch anhand des Eintrittsdatums vergeben – Details dazu finden Sie im Abschnitt Automatische Umstellung zwischen Bewerber und Mitarbeiter.

Anlage über Schnellerfassung mit Profilen

Um die Datenerfassung zu beschleunigen, können Sie für die Schnellerfassung eigene Profile anlegen. In einem Profil legen Sie fest:

Welche Felder in der Eingabemaske angezeigt und abgefragt werden
Welche dieser Felder als Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen

So lässt sich die Erfassung an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.

Eine ausführliche Anleitung zum Anlegen von Schnellerfassungsprofilen finden Sie im Artikel: Wie kann ich personalseitig ein Schnellerfassungsprofil anlegen?

Ergebnis: Auch hier erscheint der neue Datensatz nach dem Klick auf OK in der Personalübersicht. Der Status wird automatisch anhand des Eintrittsdatums vergeben.

Automatische Umstellung zwischen Bewerber und Mitarbeiter

Jeder neue Datensatz, der über den Personalstamm angelegt wird, erhält zunächst automatisch den Status Bewerber. Sobald Sie ein Eintrittsdatum erfassen, wechselt der Status am jeweiligen Eintrittstag automatisch zu Mitarbeiter. Eine manuelle Umstellung ist nicht erforderlich.

Status

Bedingung

Bewerber

Kein Eintrittsdatum hinterlegt oder das Eintrittsdatum liegt noch in der Zukunft

Mitarbeiter

Eintrittsdatum ist eingetragen und das Datum ist erreicht

Zusätzliche Pflichtfelder beim Statuswechsel

Wechselt ein Bewerber in den Status Mitarbeiter, werden folgende Felder zu zusätzlichen Pflichtfeldern. Diese müssen dann ebenfalls ausgefüllt sein:

Straße
PLZ
Ort

Hinweis: Tragen Sie diese Adressdaten am besten bereits bei der Ersterfassung ein, um den Statuswechsel reibungslos durchführen zu können.