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title: Wie übermittel ich Bescheinigungen auf elektronischem Weg an die Bundesagentur für Arbeit?
description: Über das BEA-Verfahren übermitteln Sie Arbeits-, EU-Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigungen elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit.
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# Wie übermittel ich Bescheinigungen auf elektronischem Weg an die Bundesagentur für Arbeit?
## Bescheinigungen elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit übermitteln (BEA-Verfahren)
Mit dem **BEA-Verfahren** (Bescheinigungen Elektronisch Annehmen) können Sie als Arbeitgeber bestimmte Bescheinigungen elektronisch über die SV-Schnittstelle (Sozialversicherungs-Schnittstelle) an die Bundesagentur für Arbeit (BA) übermitteln.
### Welche Bescheinigungen können elektronisch übermittelt werden?
Bescheinigungsart
Rechtsgrundlage
Arbeitsbescheinigung
§ 312 SGB III
EU-Arbeitsbescheinigung
§ 312a SGB III
Nebeneinkommensbescheinigung
§ 313 SGB III
### Wichtige Hinweise vorab
- **Kein Ausdruck möglich:** Sie müssen die Bescheinigung nicht selbst ausdrucken. Die Agentur für Arbeit übernimmt den Versand an den Arbeitnehmer.
- **Keine Stornierung möglich:** Sollten sich nach dem Versand Änderungen ergeben, dürfen Bescheinigungen **nicht storniert** werden – auch nicht bei zu Unrecht abgegebenen Bescheinigungen. Erstellen Sie stattdessen eine neue Bescheinigung. Für die Leistungsberechnung gilt immer die Bescheinigung mit dem **jüngsten Erstellungsdatum**.
## 1. Voraussetzungen
Um das BEA-Verfahren nutzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- **Mindestversion:** zvoove Payroll Version 21.01.01 oder höher
- **Berechtigungen:** Der Bediener benötigt die entsprechenden Lohnberechtigungen. Diese vergeben Sie als Benutzer „SYS" unter:
**Datei → Stammdaten → Firmenstruktur → Bediener → Payroll-Berechtigungen**
**Hinweis:** Verfügt der Bediener bereits über die Berechtigung für **Ausgang/SV-Meldungen**, wird die BEA-Berechtigung automatisch vergeben.
## 2. Durchführung im Programm
Für eine BEA-Bescheinigung werden die bereits erstellten Lohnabrechnungen als Datengrundlage herangezogen. Einige Angaben – zum Beispiel zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses – müssen jedoch manuell eingegeben werden. Dafür steht im **Personalstamm → Lohn** der Bereich **Bescheinigungswesen** zur Verfügung.
### 2.1 Angaben zu BEA
Im Bereich **Angaben zu BEA** können Sie folgende Einstellungen vornehmen:
- **Widerspruch des Arbeitnehmers:** Hat der Arbeitnehmer einer elektronischen Übermittlung widersprochen, aktivieren Sie die Option **„AN hat BEA widersprochen"**. Danach ist keine BEA-Erstellung für diesen Mitarbeiter mehr möglich. Optional können Sie einen Infotext zur Begründung hinterlegen.
- **Zusätzlicher Ansprechpartner:** Standardmäßig wird der Ansprechpartner aus dem Firmenstamm bzw. Filialstamm verwendet. Möchten Sie einen zusätzlichen Ansprechpartner für Personalfragen übermitteln, aktivieren Sie die entsprechende Option. Name, Telefonnummer und E-Mail werden automatisch mit den Daten des angemeldeten Bedieners befüllt und können bei Bedarf manuell angepasst werden.
### 2.2 Angaben zur Beendigung/Befristung
In diesem Bereich tragen Sie die Angaben zur Beendigung oder Befristung des Arbeitsverhältnisses ein.
Beim Speichern werden verschiedene Plausibilitätsprüfungen durchgeführt. Unvollständige oder fehlerhafte Angaben werden als Fehlermeldung angezeigt. Die hier hinterlegten Daten werden anschließend in den BEA-Datensatz übernommen.
### 2.3 BEA-Datensatz erstellen
So erstellen Sie eine elektronische Bescheinigung:
1. Navigieren Sie zu **Export / Versand → Krankenkassen → Elektronische Bescheinigungen BA (BEA) → bearbeiten**.
2. Klicken Sie auf **„Neu"**.
1. Wählen Sie im Feld **„Art"** die gewünschte Bescheinigungsart aus:
- Arbeitsbescheinigung
- Arbeitsbescheinigung EU
- Nebeneinkommen
2. Wählen Sie im Feld **„PersonalNr"** den betreffenden Mitarbeiter aus.
3. Bei **Nebeneinkommen** und **Arbeitsbescheinigung EU** müssen Sie zusätzlich den Bescheinigungszeitraum angeben.
4. Bestätigen Sie mit **„OK"**.
Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster:
- **Linker Bereich:** Übersicht der einzelnen Datenbausteine
- **Rechter Bereich:** Inhalt des jeweiligen Datenbausteins
Alle Daten werden automatisch aus den vorhandenen Abrechnungen generiert und können hier **nicht manuell verändert** werden.
Aktion
Beschreibung
**Speichern**
Speichert den BEA-Datensatz. Bei fehlerhaften oder unvollständigen Daten erscheint eine Fehlermeldung.
**Löschen**
Löscht den BEA-Datensatz (Button unten links).
*Beispiel einer Fehlermeldung bei der BEA-Erstellung*
Bei einer Fehlermeldung haben Sie zwei Möglichkeiten:
- **„Bearbeitung fortsetzen":** Fehlende Daten direkt ergänzen und erneut speichern.
- **„BEA als Entwurf speichern":** Der Datensatz wird geschlossen und mit einem Entwurfs-Symbol
gekennzeichnet. Datensätze mit dem Symbol
können **nicht exportiert** werden.
2.3.1 Besonderheit: Datenbausteine DBKE und DBKU
Die Daten der Bausteine **DBKE** (Arbeitsbescheinigung) und **DBKU** (Arbeitsbescheinigung EU) werden aus dem **Bescheinigungswesen des Personalstamms** ermittelt. Diese Daten können im BEA-Datensatz selbst **nicht manuell geändert** werden, da die Bearbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben gesperrt ist.
*Beispiel einer Fehlermeldung zum Datenbaustein DBKE*
So beheben Sie Fehler in den Bausteinen DBKE/DBKU:
1. Klicken Sie im BEA-Datensatz auf den Button **„Bescheinigungswesen"**. Dadurch gelangen Sie direkt zu **Personalstamm → Bescheinigungswesen → Angaben zur Beendigung/Kündigung**.
1. Ergänzen oder korrigieren Sie die fehlenden Daten.
2. Speichern und schließen Sie das Bescheinigungswesen mit **„OK"**. Der Datenbaustein DBKE bzw. DBKU wird automatisch aktualisiert.
**Tipp:** Wurden die Daten im Bescheinigungswesen zwischenzeitlich bereits aktualisiert, können Sie diese direkt mit dem Button **„(DBKE) neu ermitteln"** in den BEA-Datensatz übernehmen, ohne das Bescheinigungswesen erneut aufrufen zu müssen.
### 2.4 BEA-Datensatz exportieren und versenden
Der Versand der BEA-Datensätze erfolgt über die SV-Schnittstelle:
1. Klicken Sie auf den Button **„Export"**.
2. Senden Sie die Daten anschließend im Kommunikationsmandanten über den Button **„Senden"**.
**Wichtige Hinweise zum Versand:**
- Fehlermeldungen bei der Verarbeitung werden Ihnen in der SV-Schnittstelle unter **Datenaustausch/Empfang** angezeigt.
- **Erfolgreich verarbeitete Datensätze werden von der Bundesagentur nicht bestätigt.** Das Ausbleiben einer Fehlermeldung bedeutet, dass die Übermittlung erfolgreich war.
### 2.5 Archiv der BEA-Datensätze
Erfolgreich exportierte BEA-Datensätze finden Sie unter:
**Archiv → Elektronische Bescheinigungen BA (BEA)**
- Die Übersicht der exportierten Datensätze kann an **Excel übergeben** werden.
- **Ein Ausdruck der Bescheinigung ist nicht erforderlich und nicht möglich**, da die Bundesagentur die Bescheinigung nach Erhalt selbst an den Arbeitnehmer versendet.
### 2.6 Arbeitsbescheinigungen per „Vortragen" erzeugen
Mit der Funktion **„Vortragen"** können Sie für mehrere ausgetretene Mitarbeiter gleichzeitig Arbeitsbescheinigungen erzeugen. Navigieren Sie dazu zu:
**Ausgang → Elektronische Bescheinigungen BA (BEA) → vortragen**
**Hinweis:** Arbeitsbescheinigungen EU und Nebeneinkommensbescheinigungen können über diese Funktion **nicht** vorgetragen werden.
So gehen Sie vor:
1. Wählen Sie über die **Filter** die gewünschten Austrittsmonate und die Datenmenge aus.
2. Klicken Sie auf **„Aufbereiten"**, um die betreffenden Mitarbeiter anzuzeigen.
3. Optional: Aktivieren Sie **„Austritt gem. Personalstamm"**, um die Prüfung des Austrittsmonats anhand des Personalstamms statt der Lohnabrechnung durchzuführen.
4. Klicken Sie auf **„Vortragen"**, um alle oder nur die ausgewählten Datensätze zu übernehmen.
**Einschränkung:** Für Arbeitnehmer, die in der Arbeitslosenversicherung durchgehend **nicht versicherungspflichtig** sind (Personalgruppen 107, 109, 110, 119 und 190), kann keine Arbeitsbescheinigung vorgetragen werden. In diesem Fall erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.
Erfolgreich vorgetragene Datensätze werden in den Bereich **„bearbeiten"** verschoben und können dort weiterbearbeitet oder exportiert werden.
## 3. Weitere Einstellungen und Funktionen
### 3.1 Lohnberechtigungen für BEA
Für das BEA-Verfahren gibt es folgende spezifische Lohnberechtigungen:
Berechtigung
Pfad
Angaben zu BEA
Allgemein → Personal → Lohn → Bescheinigungswesen → Angaben zu BEA
BEA-Ausgang
Export / Versand → DEÜV → Ausgang → Elektronische Bescheinigungen BA (BEA)
BEA-Archiv
Export / Versand → DEÜV → Archiv → Elektronische Bescheinigungen BA (BEA)
Diese Berechtigungen sind standardmäßig für alle Bediener aktiv, die bereits die Berechtigung für **Export / Versand → DEÜV → Ausgang → SV Meldungen** besitzen.
### 3.2 Eingabepflicht für Bescheinigungswesen bei Austritt aktivieren
Sie können eine Pflichtprüfung aktivieren, die sicherstellt, dass bei jedem Austritt die Angaben zur Beendigung/Befristung vollständig ausgefüllt werden:
1. Navigieren Sie zu **Datei → Einstellungen → Optionen → Stammdaten**.
2. Aktivieren Sie die Option **„Datenprüfung wegen Beendigung/Befristung"**.
Ist diese Option aktiv und Sie hinterlegen im Personalstamm ein Austrittsdatum, **müssen** die Angaben zur Beendigung/Befristung im Bescheinigungswesen ausgefüllt werden. Andernfalls erscheint eine Fehlermeldung und das Austrittsdatum kann nicht gespeichert werden.
### 3.3 BEA-Datensatz über die Personalübersicht erstellen oder anzeigen
In der **Personalübersicht** von zvoove Payroll finden Sie im rechten Bereich den Button **„BEA"**.
Hier können Sie:
- Alle bereits erzeugten BEA-Meldungen für den ausgewählten Mitarbeiter einsehen.
- Über **„Neu"** einen neuen BEA-Datensatz für diesen Mitarbeiter erstellen.
- Über **„Öffnen"** einen bestehenden Datensatz zur Bearbeitung öffnen.
### 3.4 BEA-Datensatz nach einem Systemwechsel erstellen
Wenn Sie kürzlich einen Systemwechsel zu zvoove Payroll durchgeführt haben, kann es vorkommen, dass die Zeiträume in den Datenbausteinen unvollständig sind (z. B. DBEN für Entgeltdaten), da die Daten des Vorsystems nicht vollständig vorliegen.
In diesem Fall können Sie fehlende Daten manuell nacherfassen:
1. Öffnen Sie den betreffenden BEA-Datensatz.
2. Navigieren Sie zum gewünschten Datenbaustein.
3. Klicken Sie auf **„Neu"**, um einen manuellen Eintrag zu erstellen.
4. Füllen Sie die aktiven Eingabefelder aus.
5. Klicken Sie auf **„Speichern"**, um den Eintrag zu sichern.
*Beispiel: Manuelle Erfassung im Datenbaustein DBEN*
Mit **„Abbrechen"** verwerfen Sie die begonnene Eingabe, mit **„Löschen"** entfernen Sie einen manuell erzeugten Datensatz.
Für die **Arbeitsbescheinigung (DSAB)** können manuelle Datensätze in folgenden Bausteinen angelegt werden:
- DBSE
- DBSB
- DBAZ
- DBEN
- DBFZ
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