Stundenzettel aus der Work App direkt an den Kunden übertragen
Diese Anleitung beschreibt, wie Sie Stundenzettel, die über die Work App erfasst und unterschrieben wurden, automatisch per E-Mail an Ihren Kunden senden. Dafür sind Einstellungen in drei Bereichen nötig: im zvoove Kundenstamm, in zvoove Connect (die Plattform zur digitalen Vernetzung mit Kunden und Mitarbeitern) und in den Kundenoptionen von zvoove Connect.
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Voraussetzung: Kunde an zvoove Connect übertragen
Damit der Stundenzettelversand funktioniert, muss der jeweilige Kunde zunächst in zvoove (für Personaldienstleister) für zvoove Connect freigeschaltet werden.
- Öffnen Sie den Kundenstamm des gewünschten Kunden.
- Navigieren Sie zum Pfad Einstellungen → zvoove Connect.
- Setzen Sie den Haken bei „Daten übertragen an zvoove Connect".
E-Mail-Account in zvoove Connect einrichten
Für den Versand der Stundenzettel-Kopien wird ein E-Mail-Account benötigt, der in zvoove Connect hinterlegt ist.
- Loggen Sie sich in zvoove Connect ein.
- Wechseln Sie zu Verwaltung → E-Mail-Accounts.
- Legen Sie einen neuen E-Mail-Account an, der später für den Versand der Stundenzettel-Benachrichtigungen genutzt wird.
Versandeinstellungen konfigurieren
Nun müssen Sie den angelegten E-Mail-Account als Versandkonto festlegen und die Benachrichtigungsfunktion aktivieren.
- Navigieren Sie in zvoove Connect zu Verwaltung → Einstellungen.
- Suchen Sie nach der Option „E-Mail-Account zum Versenden von Benachrichtigungen" und wählen Sie dort den zuvor angelegten E-Mail-Account aus.
- Suchen Sie zusätzlich nach der Option „Benachrichtigung bei neuen Stundenzetteln" und aktivieren Sie diese.
Empfänger-E-Mail beim Kunden hinterlegen
Abschließend legen Sie fest, an welche E-Mail-Adresse die Kopie des unterschriebenen Stundenzettels gesendet werden soll.
- Wechseln Sie in zvoove Connect zu Stammdaten → Kunden und öffnen Sie den gewünschten Kunden.
- Öffnen Sie den Bereich Kundenoption.
- Tragen Sie im Feld „Empfänger für unterschriebene Stundenzettel aus zvoove Connect" die E-Mail-Adresse des Kunden ein.
Nach Abschluss aller Schritte erhält der Kunde automatisch eine E-Mail mit einer Kopie des Stundenzettels, sobald dieser in der Work App unterschrieben und übermittelt wurde.
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