Wie und wo lege ich einen Vertrag (VWL,Direktversicherung) für den Mitarbeiter?

Vertrag für einen Mitarbeiter anlegen (z. B. VWL oder Direktversicherung)

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Vertrag – etwa für Vermögenswirksame Leistungen (VWL) oder eine Direktversicherung – für einen Mitarbeiter anlegen und diesen korrekt in die Lohnabrechnung übernehmen.

• VWL (Vermögenswirksame Leistungen): Sparleistungen, die der Arbeitgeber direkt an ein Anlageinstitut überweist. Der Arbeitgeber kann einen freiwilligen Zuschuss gewähren.
• Direktversicherung: Eine Form der betrieblichen Altersvorsorge, bei der der Arbeitgeber eine Lebensversicherung zugunsten des Mitarbeiters abschließt.

Schritt 1: Vertrag anlegen

Navigieren Sie zum Vertragsbereich des gewünschten Mitarbeiters:

1. Öffnen Sie den Reiter Allgemein.
2. Wählen Sie Personalübersicht.
3. Öffnen Sie den Personalstamm des gewünschten Mitarbeiters.
4. Wechseln Sie zum Bereich Lohn.
5. Klicken Sie auf Verträge.

Hier können Sie verschiedene Vertragsarten anlegen und die jeweiligen Vertragsdaten hinterlegen.

Schritt 2: Vertragsdaten erfassen

Beim Anlegen eines Vertrags füllen Sie die folgenden Felder aus:

Zahlungsabwicklung: Lastschriftverfahren oder SEPA-Überweisung

Je nachdem, wie die Zahlung an den Vertragspartner abgewickelt wird, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Lastschriftverfahren vereinbart: Setzen Sie den Haken bei Lastschriftverfahren. In diesem Fall wird am Monatsende keine SEPA-Überweisung erzeugt, da der Vertragspartner den Betrag selbst einzieht.
• Kein Lastschriftverfahren vereinbart: Lassen Sie den Haken deaktiviert und hinterlegen Sie die Bankdaten des Vertragspartners. Am Monatsende wird dann automatisch eine SEPA-Überweisung erstellt.

Schritt 3: Vertrag in die Lohnabrechnung übernehmen

Wichtiger Hinweis: Das reine Anlegen eines Vertrags hat zunächst keine Auswirkung auf die Lohnabrechnung. Damit der Vertrag bei der monatlichen Abrechnung berücksichtigt wird, müssen Sie zusätzlich den Zuschuss und/oder den Abzug in den Stammdaten des Mitarbeiters eintragen.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Tragen Sie den Zuschuss zum Vertrag in den festen monatlichen Lohnarten des Mitarbeiters ein (falls ein Arbeitgeberzuschuss gewährt wird).
2. Erfassen Sie den Abzug (Gesamtbetrag des Vertrags) in den festen Be- und Abzugsarten des Mitarbeiters.

Erst wenn diese Einträge vorhanden sind, wird der Vertrag vollständig in der monatlichen Lohnabrechnung berücksichtigt.

Beispiel: VWL-Vertrag über 40 € mit Arbeitgeberzuschuss

Ein Mitarbeiter hat einen VWL-Vertrag über 40 € monatlich abgeschlossen. Der Arbeitgeber zahlt davon freiwillig 26,59 € als Zuschuss. Die restlichen 13,41 € werden vom Nettolohn des Mitarbeiters einbehalten.

1. Vertrag anlegen: Erfassen Sie im Bereich Verträge die Vertragsart (VWL), das Startdatum, das Intervall (monatlich), den Gesamtbetrag (40 €) und den Verwendungszweck (z. B. Vertragsnummer).
2. Zahlungsweg festlegen: Aktivieren Sie das Lastschriftverfahren, wenn der Vertragspartner den Betrag selbst einzieht – oder hinterlegen Sie die Bankdaten des Vertragspartners für eine automatische SEPA-Überweisung.
3. Zuschuss eintragen: Hinterlegen Sie den Arbeitgeberzuschuss (26,59 €) in den festen monatlichen Lohnarten.
4. Abzug eintragen: Erfassen Sie den Gesamtbetrag des Vertrags (40,00 €) in den festen Be- und Abzugsarten.

Hinweis: Der VWL-Zuschuss durch den Arbeitgeber ist eine freiwillige Leistung. Sie sind nicht verpflichtet, einen Zuschuss zu gewähren. Ohne Arbeitgeberzuschuss wird der gesamte Vertragsbetrag vom Nettolohn des Mitarbeiters einbehalten. In diesem Fall entfällt der Eintrag in den festen monatlichen Lohnarten (Schritt 3).