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Wo hinterlege ich eine Sicherheitsbelehrung für den Mitarbeiter?

Sicherheitsbelehrung für Mitarbeiter hinterlegen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in zvoove PDL eine Sicherheitsbelehrung für einen Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und mit einem Kontakt (z. B. für Wiedervorlagen oder Erinnerungen) verknüpfen können.

Warum Sicherheitsbelehrungen dokumentieren?

Die Dokumentation von Sicherheitsbelehrungen dient dazu, die regelmäßige Unterweisung von Mitarbeitern nachzuweisen und nachzuverfolgen. So stellen Sie sicher, dass gesetzliche Vorgaben zur Arbeitssicherheit eingehalten werden.

Sicherheitsbelehrung anlegen – Schritt für Schritt

  1. Öffnen Sie den Personalstamm des gewünschten Mitarbeiters über die Personalübersicht.

  2. Wechseln Sie im Menü zu Maßnahmen und dort in den Bereich Sicherheitsbelehrungen.

  3. Klicken Sie auf Neu, um die Eingabemaske zu öffnen.

  4. Füllen Sie die Felder zur Sicherheitsbelehrung aus (siehe Tabelle unten).

  5. Speichern Sie Ihre Eingaben mit OK.

Übersicht der Eingabefelder

Feld

Beschreibung

Pflichtfeld

Datum

Datum, an dem die Sicherheitsbelehrung durchgeführt wurde.

Ja

Belehrung Nr.

Nummer der Belehrung aus der Stammdatentabelle. Wenn Sie die Nummer manuell eintragen, wird das Feld Belehrung automatisch befüllt.

Ja

Belehrung

Art der Belehrung. Über den Auswahl-Button greifen Sie auf die Stammtabelle Sicherheits-Belehrungen zu, in der vordefinierte Belehrungsarten hinterlegt sind.

Ja

Gültig bis

Enddatum der Gültigkeit. Wird automatisch aus der Stammtabelle vorbelegt, kann aber manuell angepasst werden.

Nein

Prüfung in Revision

Legt fest, ob der Datensatz bei einer Revisionsprüfung (systematische Überprüfung der Dokumentation) berücksichtigt wird. Standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie diese Option z. B., wenn eine Bezeichnung geändert wurde und der Eintrag nicht mehr geprüft werden soll.

Nein

Einträge bearbeiten

Bereits gespeicherte Sicherheitsbelehrungen lassen sich per Doppelklick jederzeit erneut öffnen und bearbeiten.

Kontakt zu einer Sicherheitsbelehrung erstellen

Zu jeder Sicherheitsbelehrung können Sie einen sogenannten Kontakt anlegen. Ein Kontakt dient in zvoove PDL als Erinnerungseintrag, z. B. für Wiedervorlagen oder Folgetermine.

  1. Wählen Sie die gewünschte Sicherheitsbelehrung aus und klicken Sie auf Neuer Kontakt.

  2. Das Wiedervorlagedatum ist standardmäßig mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt, kann aber manuell geändert werden.

  3. Über den Reiter Datei haben Sie die Möglichkeit, das Dokument der Sicherheitsbelehrung von Ihrem Laufwerk hochzuladen .

  4. Außerdem besteht die Möglichkeit über den Reiter Dokumente eigene Wordvorlagen aufzurufen.

  5. Einen bereits erstellten Kontakt können Sie jederzeit über Kontakt öffnen direkt aufrufen.

Wiedervorlagedatum automatisch auf „Gültig bis" setzen

Optional können Sie einstellen, dass das Gültig-bis-Datum der Sicherheitsbelehrung automatisch als Wiedervorlagedatum für den Kontakt übernommen wird. So werden Sie rechtzeitig an die nächste fällige Belehrung erinnert.

So aktivieren Sie diese Option:

  1. Navigieren Sie zu Datei → Einstellungen → Optionen → Programmmodule → Personalübersicht → Kontaktarten.

  2. Aktivieren Sie dort die Option „Gültig bis" bei Sicherheitsbelehrungen als Wiedervorlagedatum setzen.

  3. Speichern Sie die Einstellung mit OK.

⚠️ Hinweis: Die Unterweisungsdokumente erhalten Sie in der Regel direkt von Ihrem Arbeitgeber, Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Ihrer Personalabteilung. Gesetzliche Vordrucke und branchenspezifische Vorlagen zur rechtssicheren Dokumentation (gemäß § 12 ArbSchG) werden zudem offiziell von den Berufsgenossenschaften bereitgestellt.