Unter dem Menüpunkt "Abrechnung/Rechnungseingang/Import Eingangsrechnungen" besteht die Möglichkeit, dass Sie die Eingangsrechnungen (in Dateiform) Ihrer Lieferanten in das Programm importieren können. Derzeit wird ein Standardformat (IGEFA) unterstützt.
Grundeinstellungen in den Optionen
Damit Sie den Import von Eingangsrechnungen nutzen können, müssen zunächst Einstellungen in den Optionen vorgenommen werden. Diese finden Sie in den Optionen unter "Fakturablauf/Import Eingangsrechnungen":
Hier müssen Sie nun festlegen, in welchem Pfad die Importdateien gespeichert sind, damit zvoove (für Gebäudedienstleister) diese entsprechend importieren kann.
Des Weiteren können Sie hier einstellen, ob die einzelnen Rechnungspositionen automatisch den Aufträgen zugeordnet werden sollen. Dies setzt allerdings voraus, dass die Rechnungspositionen anhand der Objekt-Nr. und Kostenstelle eindeutig zugeordnet werden können. Falls dies bei Ihnen nicht der Fall ist, haben Sie dennoch die Möglichkeit die Objekt-Nr. und die Kostenstelle später manuell zuzuordnen.
Über die nächsten Optionen kann festgelegt werden, ob auch die Objektnummer aus der Datei importiert werden soll und ob die Rechnungspositionen nach der Übernahme neu berechnet oder 1:1 übernommen werden sollen.
Falls Sie mit mehreren Gegenkonten in diesem Bereich arbeiten, können Sie mit „Gegenkonto aus Artikel-Gruppe ermitteln" aktivieren, dass das Gegenkonto für die Rechnungseingangsbuchung aus der Artikelgruppe, die dem Artikel zugeordnet ist, ermittelt wird.
Über die Option „Bruttobuchung im Rechnungseingangsbuch erzeugen" kann man mandantenbezogen folgende Funktion schalten: Die Positionen werden Brutto (netto zzgl. 19 % MwSt.) verbucht und bei der Übernahme in RE-Buch wird der MwSt.-Schlüssel 0 eingetragen, damit bei der Übernahme in die Fibu keine Mehrwertsteuer berechnet wird. Diese Funktion ist für nicht vorsteuerberechtigte Mandanten vorgesehen.
Als nächstes wählen Sie den Lieferanten aus, welcher bei neuen Rechnungen automatisch eingetragen werden soll. Sie können diesen Lieferanten später nach dem Import der Rechnungen noch abändern.
Danach legen Sie das Gegenkonto fest, auf welches die Eingangsrechnungen gebucht werden sollen. Auch das Gegenkonto können Sie nach dem Import noch ändern.
Wenn Sie beim Import von Eingangsrechnungen mit der Bruttoverbuchung auf verschiedene Gegenkonten arbeiten, ist es nicht auszuschließen, dass Cent-Differenzen zwischen der Bruttosumme der Rechnung und der Bruttosumme der gebuchten Einzelpositionen auftreten (da die Mehrwertsteuer in beiden Fällen unterschiedlich errechnet wird). Diese Differenz wird dann auf ein entsprechendes Differenzenkonto gebucht, welches Sie als Bediener SYS-Admin unter „Datei/Einstellungen/Optionen/Fakturablauf/Import Eingangsrechnungen“ vorgeben können.
Import der Eingangsrechnungen
Den eigentlichen Import der Eingangsrechnungen finden Sie unter dem Menüpunkt "Abrechnung/Rechnungseingang/Import Eingangsrechnungen".
Im oberen Bereich werden Ihnen die importierten, aber noch nicht an das Rechnungseingangsbuch übergebenen Rechnungen angezeigt.
Die untere Buttonleiste bietet Ihnen, neben der Möglichkeit die importierte Rechnung zu löschen, folgende Funktionen:
Importieren
Über diese Funktion lassen sich die Eingangsrechnungen importieren.
Überprüfen
Bevor die importierten Eingangsrechnungen in das Rechnungseingangsbuch übertragen werden können, müssen diese auf Vollständigkeit geprüft werden. Wenn Sie keine automatische Aufteilung der Rechnung vornehmen, werden die Rechnungen i.d.R. als übertragbar markiert. Falls Sie die automatische Aufteilung nutzen möchten, kann die Überprüfung aus folgenden Gründen fehlschlagen:
- Kombination Objekt/Kostenstelle ist nicht eindeutig
- Mehrwertsteuer kann nicht zugeordnet werden
- Notwendige Daten fehlen (Rechnungs-Nr., Rechnungsdatum usw.)
Übertragen zum RE-Buch
Alle als „übertragbar" markierten Eingangsrechnungen werden zum Rechnungseingangsbuch übergeben.
Bearbeiten
Über diese Funktion können Sie die Rechnungen bearbeiten, die nach Prüfung nicht in das Rechnungseingangsbuch geschrieben werden können. Sie erhalten folgende Ansicht:
Hier können Sie nun die fehlenden bzw. fehlerhaften Angaben entsprechend korrigieren. Darüber hinaus können Sie sich den Datei-Inhalt über den gleichnamigen Button ansehen.
Hier sehen Sie nochmals den Inhalt aus der Importdatei zu dieser Rechnung.
Nachdem Sie die entsprechende Rechnung überarbeitet haben, müssen Sie die Prüfung erneut durchführen. Denn erst wenn eine (komplette) Rechnung als „übertragbar" markiert ist, kann diese in das Rechnungseingangsbuch übernommen werden.
Rechnungspositionen
Anhand dieser Funktion können Sie je Rechnung die jeweiligen Rechnungspositionen einsehen. Sie erhalten folgende Übersicht.
Diese Ansicht dient lediglich als Info. Sie können hier weder Daten ändern, neue Positionen anlegen noch bestehende Positionen löschen. Allerdings können Sie über den Button „Datei-Inhalt ansehen" die Daten zu diesen Rechnungspositionen einsehen, so wie diese in der Importdatei zu finden sind.
Datei-Inhalt betrachten:
Über diesen Punkt können Sie ebenfalls den Datei-Inhalt der Rechnung einsehen.
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