zvoove Safety Manager – Zusammenarbeit mit der VBG und Förderfähigkeit
Zusammenarbeit zwischen VBG und zvoove
Für die Erstellung des zvoove Safety Managers steht zvoove im fachlichen Austausch mit der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) für die fachlich korrekte Digitalisierung des Arbeitsschutzes.
Ziel dieser Zusammenarbeit ist es, Personaldienstleistern ein praxisnahes, digitales Werkzeug bereitzustellen, das:
- eine fachgerechte Durchführung von Arbeitsplatzbegehungen unterstützt,
- fachlich korrekte Inhalte in Form eines Begehungsbogens und VBG-Online-Fragebögen bereitstellt und
- die Vorgaben der VBG abbildet.
Bereitstellung des VBG-Begehungsbogens
Der zvoove Safety Manager stellt standardmäßig einen Begehungsbogen auf Basis der Vorgaben der VBG zur Verfügung. Diese Vorlage orientiert sich in Aufbau und Inhalt an den von der VBG erwarteten Kriterien für Arbeitsplatzbesichtigungen.
Der VBG-Begehungsbogen ist Bestandteil des Safety Managers. Eigene oder veränderte Bögen können dazu führen, dass die VBG-Kriterien nicht mehr vollständig erfüllt sind und die Förderfähigkeit entfällt.
Datenaustausch zwischen ERP und Safety Manager
Bei Nutzung des VBG-Begehungsbogens findet ein strukturierter, bidirektionaler Datenaustausch zwischen dem ERP-System und dem zvoove Safety Manager statt.
Aus dem ERP-System werden sicherheitsrelevante Informationen übernommen (z. B. Kunden, Aufträge). Nach Abschluss der Begehung werden Informationen – sofern Änderungen vorgenommen wurden – zurück ins ERP geschrieben, darunter:
- Merkmale der Tätigkeit und Tätigkeitsbeschreibung
- Persönliche Schutzausrüstung (PSA)
- Vorsorgeuntersuchungen / arbeitsmedizinische Vorsorge
Diese Daten können anschließend z. B. in neue oder bestehende Verträge übernommen werden oder für Folgebegehungen genutzt werden. Dadurch liegen bekannte Informationen über die Arbeitsplätze für die Besichtigung bereits vor und neue Informationen werden direkt vor Ort oder unmittelbar nach der Besichtigung erfasst können direkt zwischen ERP und Safety Manager ausgetauscht werden. Durch diese Vereinfachung und die Aktualität der jeweiligen Daten verbessert sich die Qualität der Datenlage zu den besetzten Arbeitsplätzen
Verantwortung bei der Durchführung der Begehung
Der zvoove Safety Manager stellt die technischen und strukturellen Voraussetzungen bereit – die fachgerechte Durchführung der Begehung liegt jedoch weiterhin in der Verantwortung des Zeitarbeitsunternehmens.
Die VBG bewertet nicht das Tool allein, sondern dessen sachgerechte Anwendung. Werden relevante Felder (z. B. zur Schutzausrüstung) nicht oder unvollständig ausgefüllt, kann dies die Förderfähigkeit gefährden. Die Verantwortung für die korrekte Erfassung liegt beim Zeitarbeitsunternehmen, nicht bei zvoove.
Förderfähigkeit nach dem VBG-Prämienkatalog
Der zvoove Safety Manager ist nach den Anforderungen des VBG-Prämienkatalogs grundsätzlich förderfähig, sofern folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Nutzung des VBG-konformen Begehungsbogens (oder eines Bogens, der alle geforderten Inhalte erfasst)
- Vollständige Erfassung aller im Bogen abgefragten Daten
- Fachgerechte und nachvollziehbare Durchführung der Begehung
- Nutzung der Datenübertragung, um die Daten der Arbeitsplatzbegehung auch für AÜV/Arbeitsschutzvereinbarung zu nutzen
- Dokumentation im System
- Einsatz des Safety Managers als unterstützendes Werkzeug, nicht als bloßer Dokumentenspeicher
Unternehmen müssen mit ihrem Prämienantrag nachweisen, dass die Software beschafft und eingeführt wurde sowie die weiteren Voraussetzungen nach § 38a der VBG-Satzung, der Richtlinie des Vorstandes zur Durchführung des Prämienverfahrens sowie dem aktuell geltenden Prämienkatalog erfüllt sind.
ie VBG behält sich vor, im Rahmen von Stichprobenprüfungen im Rahmen des Prämienverfahrens:
- die Anwendung des Tools,
- die Qualität der Begehungen und
- die Dokumentation zu prüfen.
Aktuelle Informationen zum VBG-Prämienverfahren für die Branche Zeitarbeit: www.vbg.de/praemie
Einordnung zur digitalen Unterweisung
Die Nutzung des zvoove Safety Managers unterstützt bei der Digitalisierung der Unterweisung. Dabei gilt ausdrücklich:
- Digitale Tools ersetzen nicht die persönliche Unterweisung, sondern unterstützen diese.
- Sie müssen in ein betriebliches Gesamtkonzept eingebettet sein.
Der Safety Manager erfüllt diese Anforderungen, indem er strukturierte Inhalte bereitstellt, Unterweisungen dokumentiert und die Nachvollziehbarkeit für Prüfungen sicherstellt.
Die Verantwortung für die korrekte Durchführung der Unterweisung liegt ausschließlich beim Unterweisenden. Dieser ist dafür verantwortlich, dass die Inhalte vollständig, verständlich und situationsgerecht vermittelt werden – unabhängig von der Nutzung digitaler Hilfsmittel.