zvoove Safety Manager: Verwendung von Vorlagen

Erstellen eines ausfüllbaren PDF‑Formulars (AcroForm) aus einem PDF- oder Word-Dokument

Nachfolgend erläutern wir Ihnen, wie Sie aus einem vorhandenen Dokument (PDF oder Word) ein ausfüllbares PDF‑Formular (AcroForm) erstellen können.

Für die Nutzung im Safety Manager empfehlen wir ausdrücklich die Verwendung von AcroForm-Dokumenten, da diese folgende Vorteile bieten:

• Strukturierte und einheitliche Datenerfassung: Durch klar definierte Formularfelder werden Eingaben standardisiert erfasst. Dies verbessert die Nachvollziehbarkeit und Qualität der Dokumentation.

• Weniger Fehler bei der Eingabe:
  Pflichtfelder, vordefinierte Formate (z. B. Unterschrift) oder Auswahlfelder (z. B. Kontrollkästchen) tragen dazu bei, Eingabefehler zu reduzieren. Dies ist insbesondere im sicherheitsrelevanten Umfeld ein wesentlicher Vorteil.

Insgesamt erreichen Sie im Safety Manager die beste Bearbeitungsqualität und -effizienz, wenn Sie Ihre Vorlagen als AcroForm-Dokumente bereitstellen.

Die Beschreibung bezieht sich auf die Nutzung von Adobe Acrobat (Vollversion).

Tipp: Falls Sie keine Vollversion von Adobe Acrobat, gibt es auch online Tools, die Sie bei der Erstellung unterstützen können. Die Prozesse sind häufig ähnlich wie im Folgenden beschrieben.

1. Dokument vorbereiten

1. Öffnen Sie Ihr bestehendes Dokument (z. B. in Microsoft Word).

2. Beschriften Sie alle Bereiche, die später ausgefüllt werden sollen, eindeutig (z. B. „Name:“, „Adresse:“, „Datum:“).

3. Speichern Sie Word-Dokumente zunächst als PDF:

   • Menü „Datei“ → „Speichern unter“

   • Wählen Sie als Dateityp PDF aus.

2. PDF in Adobe Acrobat öffnen

1. Starten Sie Adobe Acrobat.

2. Öffnen Sie die zuvor gespeicherte PDF-Datei:

   • Menü „Datei“ → „Öffnen…“ und gewünschte Datei auswählen.

3. Formularfunktion aktivieren und Felder automatisch erkennen lassen

1. Wählen Sie im rechten Bedienfeld den Punkt „Formular vorbereiten“.

2. Falls erforderlich, wählen Sie erneut die zu verwendende PDF-Datei aus und bestätigen Sie.

3. Lassen Sie die automatische Felderkennung aktiviert. Adobe Acrobat erkennt nun anhand der Beschriftungen viele Formularfelder automatisch und fügt diese ein.

4. Formularfelder prüfen und ergänzen

1. Überprüfen Sie die erkannten Formularfelder auf Vollständigkeit und korrekte Position.

2. Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Felder über die Formular-Werkzeugleiste (z. B. Textfelder, Kontrollkästchen, Unterschriftsfelder).

5. Ausfüllbares PDF-Formular speichern

1. Speichern Sie das fertig vorbereitete Formular:

   • Menü „Datei“ → „Speichern unter…“

2. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Dateinamen (z. B. „Formular_AcroForm.pdf“).

3. Die gespeicherte Datei ist nun ein ausfüllbares PDF‑Formular (AcroForm) und kann elektronisch ausgefüllt und gespeichert werden.

Falls Sie dennoch eine PDF Vorlage verwenden möchten und im Safety Manager Textboxen, Checkboxen und Unterschriftsboxen definieren möchten, finden Sie hier ein kurzes Erklärvideo: