Die Ansicht des Urlaubskontos ist in drei Bereiche unterteilt. Im oberen Teil sehen Sie, wie hoch der Jahresanspruch des Mitarbeiters ist, wie viel Urlaubsanspruch der Mitarbeiter im Monat hat sowie wie hoch der Anspruch im lfd. Jahr (bis Stichtag) bzw. zum Jahresende ist.
Der Punkt „Jahresanspruch bei Austritt (< 6 Monate)" wird nur dann aktiv, wenn der Mitarbeiter innerhalb eines halben Jahres ein- und wieder austritt. Nach gesetzlichen Regelungen erhält der Mitarbeiter für diese Zeit einen Anspruch von 24 Werktagen (= 20 Arbeitstage bei einer Woche von Montag bis Freitag). Sie können diesen Anspruch noch manuell abändern.
Im mittleren Teil finden Sie die Information wie viel Resturlaub der Mitarbeiter aus dem Vorjahr hat, wie viel Urlaub geplant ist sowie wie viel Urlaub bereits verbraucht ist.
Der geplante Urlaub ergibt sich aus den Fehlzeiten, welche für die Zukunft des entsprechenden Jahres bereits eingetragen sind. Der verbrauchte Urlaub ergibt sich aus den Tagen, welche bereits im aktuellen Jahr verbraucht wurden. Falls der Mitarbeiter eine Urlaubs-Fehlzeit ab dem aktuellen Tag hat, wird die komplette Fehlzeit bereits als verbraucht berechnet.
Ebenfalls im mittleren Teil können Sie Urlaubsabgeltungen und Korrekturbuchungen durchführen sowie ersehen, was für Korrekturbuchungen evtl. in der Lohnbuchhaltung gemacht wurden.
(ACHTUNG: Letzterer Punkt nur mit zvoove Payroll-Datenbank-Schnittstelle möglich!).
Um in dieser Maske Urlaubsabgeltungen eingeben zu können, muss als Bediener SYS-Admin unter "Datei/Einstellungen/Optionen/Stammdaten/Personal" unter dem Register „Fehlzeiten" die Lohnart hinterlegt werden, die für die Urlaubsabgeltung herangezogen werden soll. Sie können verschiedene Lohnarten für verschiedene Arbeitsverhältnisse hinterlegen. Sie können aber auch für alle Mitarbeiter die gleiche Lohnart nutzen.
ACHTUNG: Die Lohnart für die Urlaubsabgeltung muss im Lohnartenstamm unter „Code für Berechnung" auf „Betrag" geschlüsselt sein, da Sie den reinen Abgeltungsbetrag hinterlegen müssen und hier keine Berechnung des Wertes stattfindet. Prüfen Sie unter Datei, Stammdaten, Lohnarten diese Einstellung!
Solange Sie dies nicht gemacht haben und versuchen eine Urlaubsabgeltung einzugeben, erscheint folgende Meldung:
Haben Sie die Einstellung entsprechend vorgenommen, gelangen Sie in die Maske der Urlaubsabgeltungen:
Hier legen Sie über den Button „Neu" eine neue Abgeltung an. Damit die Abgeltung entsprechend gezahlt werden kann, müssen Sie nun den Abrechnungsmonat, die Anzahl der Tage die abgegolten werden sowie den auszuweisenden Betrag angeben. Ebenso können Sie an dieser Stelle eine Bemerkung eintragen.
Die Spalten mit roter Schrift dienen lediglich zu Informationszwecken. Hier erhalten Sie die Informationen, welcher Bediener an welchem Datum die Urlaubsabgeltung erfasst hat. Außerdem erhalten Sie hier die Information, ob die jeweilige Lohnart bereits ausgewiesen wurde.
Im Bereich „Korrekturbuchungen" wird unterschieden zwischen „Manuelle Korrekturen" und „Korrekturen aus Lohnbuchhaltung".
„Manuelle Korrekturen" sind Korrekturbuchungen, die im zvoove (für Gebäudedienstleister) durchgeführt werden. Über den Button „Anlegen" öffnet sich die Maske zur Erfassung der Buchung:
Hier müssen Sie zunächst die Korrektur in Tagen angeben. Sie können hier positive und auch negative Werte eintragen. Damit der Satz gespeichert werden kann müssen Sie noch den entsprechenden Grund eintragen.
Über „Anlegen" speichern Sie diese Korrektur und diese wird Ihnen sofort in der Maske der Korrekturbuchungen angezeigt.
Wie Sie hier erkennen können, werden die Art der Buchung (Korrekturbuchung oder Stornobuchung), das Datum, die Uhrzeit sowie das Bedienerkürzel ebenfalls gesichert, damit später nachvollzogen werden kann, wer aus welchem Grund an dem Urlaubskonto Änderungen vorgenommen hat. Falls Sie einen Satz gespeichert haben, in dem Sie einen Fehler durch eine falsche Eingabe haben, können Sie dies über die Storno-Funktion wieder „rückgängig" machen.
Für die Anlage einer Korrekturbuchung wurde ein Bedienerrecht implementiert.
Wenn Sie als Lohn-Programm zvoove Payroll nutzen und bei Ihnen die zvoove Payroll-Datenbank-Schnittstelle aktiviert ist, werden Änderungen am Resturlaub, die in der Lohnabrechnung gemacht wurden, zur Urlaubsmaske im zvoove (für Gebäudedienstleister) zurück übertragen. Diese Buchungen können Sie unter dem Reiter „Korrekturen aus Lohnbuchhaltung" ersehen.
Im unteren Bereich der Urlaubsmaske haben Sie die Information, wie viele Urlaubstage Restanspruch der Mitarbeiter vom Anfang des Jahres (bzw. vom Eintrittsdatum, wenn dies im aktuellen Jahr) bis zum aktuellen Tagesdatum und Ende des Jahres (bzw. Austritt) hat.
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